اقرأ في هذا المقال
تُستخدم أنظمة الأرشفة الإلكترونية لتخزين المستندات والبيانات الإلكترونية وفهرستها وتصنيفها وإدارتها مع ضمان الاحتفاظ بها وسلامتها طوال دورة حياتها، حيث يفي بمتطلبات الامتثال التنظيمي في أن البيانات المخزنة لا يمكن تعديلها أو إتلافها، مما يتيح إنتاجها كنسخة مصدقة من الأصل لأغراض التدقيق أو لأغراض قانونية.
نظام وحلول الأرشفة الإلكترونية (EAS)
في سياق تفجير أحجام المحتوى الرقمي، حيث يعد تنفيذ جداول الاستبقاء والسياسات التي تضمن إدارة المعلومات الشاملة أمرًا ضروريًا، وذلك من خلال حل واحد، وهو القيام بإدارة أرشفة أصول المعلومات الخاصة بالمستخدم، وبغض النظر عن دعمها الأولي:
- منصة واحدة لإدارة المحفوظات الإلكترونية أو الورقية أو المختلطة.
- أداة حوكمة لأصول معلومات الشركة تناسب احتياجات الحفاظ على المستندات الملزمة وأمنها على المدى الطويل، وذلك فضلاً عن الحفاظ على كميات كبيرة من البيانات أو المستندات.
- استجابة لاحتياجات الالتزامات التنظيمية، أو إيقاف تشغيل التطبيق، أو تنظيف تطبيق الإنتاج.
الأرشفة الإلكترونية
- أصبحت المعلومات، وبغض النظر عن كيفية إنتاجها أو جمعها في البداية، رصيدًا ذا قيمة متزايدة للمؤسسات اليوم، بينما أصبحت متطلبات أرشفة المعلومات في الوقت نفسه أكثر تعقيدًا، كما يمثل العثور على نهج فعال لأرشفة المعلومات عبر جميع الجوانب المادية لدورة حياتها – من إنشائها إلى تدميرها المحدد – تحديًا. في الوقت نفسه، كما تعد الحاجة إلى إنشاء مثل هذا النهج الفعال أمرًا ضروريًا، ومع الفوائد في خفض التكاليف والأداء التنظيمي التي تكون ذات أهمية قصوى.
- يجب أن تواجه بنجاح تحديات مثل مواكبة التكنولوجيا، والإدارة، والتأسيس، وتكاليف الصيانة، وأمن البيانات وسلامتها، ومع ذلك، هناك فرص يمكن لفريق المتخصصين لدينا مساعدتك في اغتنامها:
1- أولاً: المحفوظات المادية غير مادية وزائدة عن الحاجة، وتساعد الأرشفة الإلكترونية في تقليل البيانات او المعلومات المكررة في جميع أنحاء الشركة.
2- ثانيًا: يمكن تحسين الإنتاجية من خلال توفير عمليات فعالة والوصول الفوري إلى المعلومات من أي مكان، حتى من الأجهزة المحمولة.
3- ثالثًا: يمكن أن تساعد الأرشفة الإلكترونية في تقليل المخاطر مثل تغيير المتطلبات التنظيمية والإفصاح عن السجلات السرية، كما يمكنها أيضًا تعزيز الطبقة الأمنية للمعلومات عن طريق فرض سياسات الأمان والتسجيل بسهولة.
- علاوة على ذلك، يمكن للشركات التي تستخدم أرشيفًا إلكترونيًا مع محرك سير عمل مدمج أن تتفاعل مع المنتجات والعمليات والمتطلبات الجديدة بمزيد من المرونة.
- في إدارة المستندات او خدمات الأرشفة الإلكترونية يتم استخدام نهجًا شاملاً متكاملًا من أجل تحديد المعلومات والمتطلبات الداخلية والقانونية والتنظيمية ذات الصلة، ومن ثم اختيار التكنولوجيا وتطبيقها، حيث تغطي KPMG دورة حياة المعلومات الكاملة، كما تقدم حلولًا مصممة خصيصًا لكل عميل، يمكن أن تساعد المستخدم KPMG في تبسيط العمليات، حيث ستمكن الخبرة الفنية والعلاقة الوثيقة بالموردين المعنيين من دمج أو تحسين الأرشفة الإلكترونية لشركات بنجاح.
خدمات الأرشفة الإلكترونية
- توفير حلول فردية للمستخدم عبر مجموعة كاملة من الأعمال (الخدمات المدارة) مثل التقاط البيانات والتصنيف وإزالة الطابع المادي والمعالجة والتحليل والأرشفة من خلال التدمير النهائي.
- إنشاء نهج استراتيجي بما في ذلك تقييمات سيناريوهات المصادر المحتملة لأجزاء من إدارة الوثائق او الأرشفة الإلكترونية أو السلسلة الكاملة لها، بالإضافة الى تحديد الحد الأدنى من المتطلبات للأرشفة الإلكترونية.
- تحديد وإنشاء وتنفيذ العمليات والإجراءات التشغيلية والتقنية، وبما في ذلك تحويل السجلات الموجودة أو حلول الإدارة أو المحفوظات الورقية.
- تطبيق نظام الأرشفة الإلكترونية بما في ذلك الإعداد التشغيلي.
- اعتماد عمليات وأنظمة الأرشفة الإلكترونية على أساس ISO27000 ISMS أو ISAE3000 SOC ؛ الامتثال لمتطلبات محددة أو الجوانب الفنية او التنظيمية.
الأرشيف الرقمي
الأرشيف الرقمي هو مكان تخزين لحفظ المعلومات الرقمية مثل الملفات أو الفواتير أو السندات أو المستندات الأخرى، وعلى عكس الأرشيف التمثيلي، فإن كل من البيانات المؤرشفة وموقع التخزين إلكترونيان بطبيعتهما، وغالبًا ما تكون المحفوظات الرقمية قائمة على الويب، ولكن يمكن أيضًا استخدام ناقلات البيانات المحلية كأرشيف إلكتروني.
الهدف هو تخزين البيانات الرقمية التي لم تعد مطلوبة على الفور، ولكنها لا تزال تعتبر مهمة، كما قد يكون هذا هو الحال لأسباب قانونية، وعلى سبيل المثال، وفي بعض الدول، على سبيل المثال، ينص القانون التجاري وقانون الضرائب على فترات احتفاظ محددة للمستندات ذات الصلة.
لذلك يتم تأمين المعلومات ذات الصلة على المدى الطويل، بينما يتم تخفيف الأنظمة النشطة وتظل إجراءات العمل ضعيفة في نفس الوقت، حيث تظل البيانات المخزنة في الأرشيف قابلة للوصول ومتاحة بدون أي حدود زمنية.
الأرشفة الإلكترونية، يعتقد الأشخاص أن الأرشفة الإلكترونية (EDMS) هي إجراء تغير الملفات والملفات الورقية إلى ملفات إلكترونية وذلك باستخدام المسح الضوئي عن طريق الماسحات الضوئية والحفظ من خلال تبادل وسائط الحفظ، وتبعاً لهذا الاعتقاد، فإن الكثير من المؤسسات الحكومية والخاصة تؤمن بلا شك أن المستخدم يقوم بأرشفة جميع ملفاتها ووثائقها الورقية وأن المستخدم على استعداد لدخول العالم الرقمي وشن الحكومة الإلكترونية.
