جانب المعايير المتعددة
تعد واجهة خدمات الويب أمرًا ضروريًا للتكامل السهل لبرنامج الأرشفة الإلكترونية في بيئة موجودة ومهام سير عمل إدارة المستندات القائمة، حيث انه من الإنشاء إلى الاكتشاف المستمر والوصول، ولكن هذا ليس كل ما يجب وضعه في الاعتبار عندما يتعلق الأمر بالاختيار الصحيح، لكي يتم استحقاق الاستثمار، يجب أن يعمل برنامج الأرشفة الإلكترونية على أنظمة تشغيل مختلفة مثل (Microsoft ،Linux ،Unix)، مع قواعد بيانات متعددة مثل (PostgreSQL، خادم SQL) وغيرها، كما ويجب أن تدعم العمليات متعددة اللغات.
- “SQL” اختصار ل”Structured Query Language”.
وظيفة الفهرسة والبحث
حيث يجب التأكد من أن حل الأرشفة الإلكترونية الخاص، سيكون متوافقًا مع المحتوى المنظم وكذلك مع قواعد البيانات بتنسيق (CSV) هو ملف نصي يتضمن قائمة من البيانات، وغالباً ما تستخدم هذه الملفات لتبادل البيانات بين التطبيقات المختلفة على سبيل المثال، كما سيحتاج الحل الذي يتم اختياره إلى تمكين المستخدمين من إجراء عمليات بحث في المستندات المؤرشفة.
- “CSV” اختصار ل”Comma Separated Values”.
الامتثال للأنظمة والقواعد
يمكن لنظام الأرشفة الإلكترونية تجنب مشاكل عدم الامتثال للقوانين التنظيمية، مما يضمن التطبيق المتسق للسياسات على مستوى المؤسسة، وتقديم تقارير التدقيق، حيث تشترك معظم اللوائح عبر البلدان والصناعات في نقطتين رئيسيتين مشتركتين هما، اولا يجب تعيين المعلومات في الوقت المناسب ويجب أن تكون وسائط التخزين غير قابلة للتغيير، كما ان هناك الكثير من المتطلبات التي يجب أن يضمن النظام الامتثال لها،
الموثوقية وهيكل النسخ الاحتياطي
يجب التأكد من إعداد تقنيات وتكوينات الاسترداد القوية مع بروتوكولات النسخ الاحتياطي المعمول بها، حيث يمكن أن تنجم الأخطاء والأعطال عن أحداث غير متوقعة، وبالتالي يجب تحديد سياسة التعافي من الكوارث بشكل جيد، قد يحدث الفشل المحاضر والظروف الجوية القاسية والفيروسات وتهديدات القرصنة على سبيل المثال فجأه وفي سيناريو غير متوقع، على الرغم من اتخاذ أفضل تدابير الوقاية، كما وانه نظرًا لأن مثل هذه الأحداث يمكن أن تلحق أضرارًا جسيمة بالملفات التي تم أرشفتها، حيث يجب التأكد من أن سياسة السجلات الرقمية الخاصة، تتضمن إجراء نسخ احتياطي، ان هذا أمر بالغ الأهمية لسلامة ومتانة المستندات المؤرشفة.
أفضل ممارسات أرشفة المستندات
ان أرشفة الوثائق وإدارتها هي عبارة عملية دائمة التطور تتطلب مراقبة وتعديلات مستمرة، حيث ان هناك العديد من الممارسات المهمة لجعل أرشيف المستندات الخاص أفضل منها :
الدراية بمتطلبات الاحتفاظ بالسجلات
فهم القواعد التي تحكم مدة الاحتفاظ بكل نوع من المستندات، القاعدة العامة، باستثناء الأعمال وبعض السجلات المالية والمستندات الضريبية، هي 10 سنوات، لكن العديد من الصناعات والمنظمات لديها قواعد ولوائح محددة.
تحديد ما يشكل سجل الأعمال
كل عمل مختلف، قد لا يكون المستند الضروري لأرشفة شركة واحدة مهمًا جدًا للشركة، كما يجب تحديد في وقت مبكر ما هو سجل العمل وكيف يتم الاحتفاظ به، والتأكد من أن التمييز واضح للموظفين.
أن يكون هناك نظام تخزين واضح
بعد أن تحدد السجلات التي سيتم الاحتفاظ بها، توصل بعناية إلى نظام لكيفية حفظها، حيث يمكن تصنيف المستندات حسب النوع أو الوظيفة أو الفريق أو العميل، وتسمية الملفات وفقًا لذلك، مهما كان ما القرار، فيجب اولا القيام بإضافته إلى قائمة السياسات الخاصة بالشركة، والتأكد ايضا من تطبيقه على مستوى الشركة.
تحديد سياسات الاحتفاظ بالمستند
سيتمكن الموظفون من الوصول إلى مئات المستندات، إن لم يكن الآلاف من المستندات خلال فترة وجودهم مع الشركة، ان الأمر متروك للتحكم في من يمكنه الاطلاع على المستندات أو تحريرها والمدة التي يجب أن يتمكن كل موظف من خلالها من الوصول إلى هذه الملفات، كما يجب تحديد السياسات بناءً على الاستخدامات والاحتياجات الفريدة للشركة، ولكن هذه بعض السياسات الشائعة المتعلقة بإدارة المستندات والأرشفة منها، الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني وجلب الجهاز الخاص وإدارة الأجهزة النقالة.
النظر في الاحتياجات الأمنية
ان الخطوة الأولى في أرشفة الملفات بشكل آمن هي معرفة التوافق، كل صناعة لها معايير، والتي غالبًا ما تحددها اللوائح الحكومية، يجب أن معرفة هذه اللوائح وأن تتبعها لتجنب المشاكل الكبيرة، عندما معرفة المتطلبات، ستتم الرغبة في تدقيق أمان الملفات للبحث عن عيوب ومصادر عدم الامتثال، كما يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات تدقيق أمن الأرشيف الخاصة لمجموعات مهنية، والتي غالبًا ما تكون طريقة جيدة لتحديد النقاط العمياء التي يسهل تفويتها أثناء عمليات التدقيق الداخلية.
