التحقق من سجل الإصدارات في جداول بيانات جوجل

تعد جداول بيانات جوجل (Google Sheets) أداة جداول بيانات رائعة تقدم مجموعة واسعة من الوظائف وميزات مشاركة مفيدة تساعد في جعل العمل التعاوني أسهل كثيرًا، وأفضل جزء هو أن (Google Sheets) مجاني للاستخدام للشركات الصغيرة أو الأفراد.

ما هو سجل الإصدارات في جداول بيانات جوجل

هناك بعض الجوانب السلبية للطبيعة التعاونية لجداول بيانات جوجل، عندما يعمل العديد من الأشخاص في نفس المشروع لا بد أن تحدث الأخطاء، يمكن أن تسبب هذه الأخطاء اضطرابات كبيرة في العناصر الحساسة مثل جداول البيانات، خلال هذه الأوقات من الملائم غالبًا أن يكون لديك نسخة احتياطية يمكنك الاعتماد عليها.

يُطلق على سجل التغييرات في جداول بيانات جوجل اسم محفوظات الإصدارات (Version History)، يحفظ كل تغيير يتم إجراؤه للعمل عبر جميع المستخدمين، لدواعي الخصوصية يمكن فقط لمالك الملف أو محرريه رؤية الإصدارات السابقة وأسمائها بينما يُمكن للشخص الذي لديه إذن عرض فقط عرض التكرار الحالي للجدول.

تلغي هذه الميزة الحاجة إلى الاحتفاظ بملفات مُتعدّدة محليًا أو في السحابة حيثُ تظل جميع التغييرات متصلة بالملف في جداول بيانات جوجل، سنوضح في هذا المقال كيفية الاطلاع على سجل التعديل في جداول بيانات جوجل.

كيفية الوصول إلى سجل بيانات جوجل

لتتمكن من عرض السجل في جداول بيانات جوجل قم بتحميل جدول البيانات في متصفحك، تأكد من إجراء تغييرات كافية على جدول البيانات حتّى تتمكّن جداول بيانات جوجل من إنشاء سجل محفوظات للتغييرات، حيث لن ترى سجل الإصدار في جدول بيانات جديد أو جدول لم تعدل عليه، هناك طريقتان أساسيتان للتحقق من سجل جدول بيانات جوجل:

• الطريقة الأولى للقيام بذلك هي النقر على آخر تعديل كان (Last edit was)، حيث يُمكنك رؤية هذا الخيار في الجزء العلوي من الشاشة في جدول بيانات تم إجراء تغيير واحد على الأقل عليه.

• بينما الطريقة الثانية تتضمّن الخطوات التالية:

1. قم بالنقر فوق علامة التبويب ملف (File) الموجودة في الشريط العلوي، يجب أن تظهر قائمة منسدلة، هناك انقر فوق خيار محفوظات الإصدار (Version History).

2. يجب أن تظهر قائمة فرعية لتسمية الإصدار الحالي أو الاطلاع على محفوظات الإصدار، انقر فوق خيار مشاهدة محفوظات الإصدار (See version history).

3. قم بتحديد الإصدار الذي ترغب في عرضه، يجب أن ترى محفوظات الإصدار في الشريط الجانبي على الجانب الأيمن من الشاشة، يتيح لك النقر فوق رمز المثلث رؤية كل تغيير يتم إجراؤه على الملف للعثور على الإصدار الدقيق الذي تبحث عنه هنا، يمكنك أيضًا مشاهدة اسم الشخص الذي أجرى التغييرات تحت اسم النسخة، وإذا لم تقم بتسمية تغييراتك فسيكون الاسم هو وقت وتاريخ آخر تغيير في هذا الملف.

4. لاستعادة إصدار سابق معين ما عليك سوى النقر فوق النقاط الثلاث على الجانب الأيمن والنقر فوق خيار استعادة هذا الإصدار (Restore this version) في القائمة المنسدلة.

كيفية إضافة أسماء إلى سجل إصدارات جداول بيانات جوجل

يمكن أن تصبح قائمة محفوظات إصدارات جداول بيانات جوجل (Google Sheets) مُملّة للغاية خاصة إذا كان لديك عشرات الإصدارات من نفس الملف، لا يساعد نظام التسمية التلقائية كثيرًا أيضًا حيثُ يُمكن أن تصبح التواريخ والأوقات مربكة أكثر فأكثر مع مرور الوقت.

تتمثّل إحدى طرق تسهيل ذلك في إعطاء أسماء محددة للإصدارات، لا يتعين عليك تسمية كل تغيير طفيف ولكن تسمية نسخة مُهمّة من جدول البيانات يمكن أن تفيدك لاحقًا، إذا كنت ترغب في تسمية الإصدار الحالي، فيمكنك اتباع الخطوات التالية:

• النقر فوق علامة تبويب ملف (File) الموجودة في شريط القوائم أعلى الشاشة لتظهر لك قائمة من الخيارات.

• انقر على خيار سجل الإصدارات (Version history) من القائمة المنسدلة.

• انقر على خيار اسم الإصدار الحالي (Name current version) من القائمة الفرعية.

• ولتتمكن من إعادة تسمية إصدار أقدم اتبع الخطوات المذكورة أعلاه أو قم بفتح محفوظات الإصدارات باستخدام اختصار (Ctrl + Shift + Alt + H) من لوحة المفاتيح.

• ثم انقر فوق النقاط الثلاث لفتح الخيارات وانقر فوق خيار تسمية هذا الإصدار (Name this version)، اكتب الاسم الذي تريده ثم اضغط ببساطة على زر الإدخال (Enter) بلوحة المفاتيح لحفظ التغييرات.

حذف محفوظات الإصدار في جداول بيانات جوجل

لسوء الحظ لا يوجد خيار في جداول بيانات جوجل (Google Sheets) يسمح لك بإزالة إصدار مُعيّن من سجل إصدار جداول بيانات جوجل، ومع ذلك هناك طريقة لمسح جميع التغييرات السابقة وبدء محفوظات الإصدار من جديد.

ستحتاج إلى عمل نسخة جديدة من جدول البيانات للقيام بذلك، يُؤدّي هذا إلى نقل البيانات من جدول البيانات السابق مع محفوظات الإصدارات الحديثة، يُمكنك أيضًا حذف جميع الإصدارات تمامًا من خلال جوجل درايف (Google Drive) بالانتقال إلى إدارة الإصدارات من قائمة النقاط الثلاث، لإنشاء نسخة جديدة انقر فوق علامة تبويب ملف (File) واختر قم بعمل نسخة (Make a copy) من القائمة منسدلة.

أسئلة مكررة حول محفوظات إصدارات جداول بيانات جوجل

هل تحتوي جداول بيانات جوجل على محفوظات إصدارات

عند التعاون في جداول بيانات جوجل غالبًا ما يصبح الأمر محيرًا عندما يقوم العديد من الأشخاص بإجراء تغييرات، في بعض الأحيان يتم إجراء تغيير خاطئ لذلك قد تحتاج إلى العودة للعودة إلى التغييرات أو إلى إصدار سابق من المستند، لذلك تحتوي جداول بيانات جوجل على ميزة محفوظات الإصدارات.

تقوم هذه الميزة بحفظ نسخ احتياطية لجميع التغييرات التي تم إجراؤها في ملف جدول البيانات والتي يمكنك الرجوع إليها إذا لزم الأمر، ما عليك سوى النقر على آخر تعديل كان لفتح محفوظات الإصدار أو الضغط على (Ctrl + Shift + Alt + H).

من يستطيع رؤية سجل الإصدارات في جداول بيانات جوجل

يمكن للشخص الذي يمتلك الملف في حسابه الاطلاع على محفوظات الإصدار، في حالة استخدام ميزات المشاركة فإنّ الأشخاص الوحيدين الذين يمكنهم رؤية محفوظات الإصدار هم أولئك الذين لديهم امتيازات المالك أو المحرر.

ما هي المدة التي تحتفظ فيها جداول بيانات جوجل بسجل الإصدارات

لا يوجد حد لمدى رجوع محفوظات الإصدارات، ومع ذلك قد تعمل جداول بيانات جوجل على تحسين مساحة التخزين إمّا عن طريق دمج بعض الإصدارات القديمة أو حذف بعض التغييرات الأقدم إذا كانت ذاكرة محرك الأقراص على وشك الامتلاء، لكن يُمكنك استعادة الملفات المحذوفة.

لماذا لا يمكنني رؤية سجل الإصدارات في جداول بيانات جوجل

إذا كنت غير قادر على رؤية سجل إصدارات جداول بيانات جوجل لمستند مشترك فمن المُحتمل أن يكون ذلك بسبب عدم حصولك على الإذن المناسب، قم بالطلب من المالك الأصلي تغيير حقوقك إلى يمكنه التعديل (can edit) بدلاً من يمكنه العرض (can view) حيثُ لا يستطيع الأخير رؤية جدول البيانات إلّا بينما يمكن للمحرر تنظيم جدول البيانات والإضافة إليه.