بغض النظر عن الغرض الذي تستخدم جداول بيانات جوجل (Google Sheets) من أجله، سنقدم لك في هذا المقال أفضل الممارسات التي ستساعدك على تنظيم جداول البيانات بشكل أفضل للتعامل معه بكل سهلة.
كيفية التعامل مع بيئة العمل في جداول بيانات جوجل
1. تغيير حجم الأعمدة والصفوف وإدراجها وحذفها وإخفائها
- تحديد صف (row) أو عمود (column): لتتمكن من تحديد صف أو عمود انقر فوق الرقم (الصف) أو الحرف (العمود) الخاص بالصف أو العمود الذي تريد تحديده، سيؤدّي هذا إلى تمييز الصف أو العمود بالكامل باللون الأزرق، للإشارة إلى أنك قمت بتحديدهK فمثلاً في الصورة أدناه تم تحديد الصف رقم (3):
- تغيير عرض عمود أو ارتفاع صف: لتتمكن من تغغير عرض عمود أو ارتفاع صف ما حرك المؤشّر فوق الخط الرمادي الذي يشير إلى حافة العمود أو الصف، حتّى يتغير المؤشر ليبدو كما هو موضح في الصورة أدناه، ثُم انقر واسحب المؤشر إلى الاتجاه الذي تريده لتغيير عرض هذا العمود، إنها نفس العملية لتغيير ارتفاع الصفوف.
مُلاحظة:لتتمكن من تغيير عرض العمود بسرعة بما يتناسب مع محتويات الخلية، انقر نقرًا مزدوجًا عندما تحوم فوق الخط الرمادي.
- إضافة أعمدة في جداول بيانات جوجل: لتتمكن من إدراج أعمدة أو صفوف إضافية إلى جدول البيانات انقر فوق العمود أو الصف الموجود بجوار المكان الذي تريد إدراج عمود أو صف جديد فيه، مع تحديد العمود أو الصف (المميز باللون الأزرق)، انقر بزر الماوس الأيمن لإظهار قائمة الخيارات، ثم انقر على خيار إدراج قبل (أو إدراج بعد) للأعمدة، أو إدراج لأعلى (أو إدراج أدناه) للصفوف من القائمة المنسدلة.
2. إضافة صفوف وأعمدة إضافية في النهاية
إذا وصلت إلى الحواف الخارجية لجدول بيانات جوجل (Google sheet)، فستلاحظ توقف الصفوف أو الأعمدة، لكن لا تقلق يمكنك إضافة المزيد.
إذا قمت بالتمرير حتّى نهاية جدول البيانات أو أضفت هذا القدر الكبير من البيانات، فستلاحظ أنّك تحصل على (1000) صف بشكل افتراضي، كما أنه هناك زر يمكّنك من إضافة المزيد من الصفوف إذا كنت بحاجة إليها، إمّا (1000) كما هو موضح في الصورة أدناه، أو أي رقم تريده (1000 بحد أقصى).
- إذا وصلت إلى الحافة اليُمنى للورقة أي إلى العمود الأخير، فأنت تضيف المزيد من الأعمدة بالطريقة القياسية، انقر بزر الماوس الأيمن فوق خلية في العمود الأخير لإظهار قائمة الخيارت ثم اختر إضافة عمود إلى اليمين (add a column to the right) من القائمة المنسدلة.
- وإذا كنت تريد إضافة أكثر من عمود، فهناك حيلة للقيام بذلك دفعة واحدة، على سبيل المثال لنفترض أنّك تريد إضافة ثلاثة أعمدة جديدة إلى الجانب الأيمن من جدول البيانات، ابدأ بتمييز الأعمدة الثلاثة الأخيرة الموجودة بالفعل، ثم انقر بزر الماوس الأيمن واختر إدراج أعمدة جديدة (insert new columns) سيتم بعد ذلك إدراج ثلاثة أعمدة جديدة لك.
يجب أن تضع في اعتبارك أن كل ورقة جوجل (Google Sheet) تقتصر على (10) ملايين خلية، وهذا يبدو كثيرًا ولكنه سرعان ما تمتلئ، على أي حال ستجد أن جداول البيانات تتباطأ إلى حد كبير قبل الوصول إلى هذا الحد.
3. إضافة أو إزالة أوراق متعددة وإعادة تسميتها
لتتمكن من إضافة أو إزالة الأوراق من جدول بيانات جوجل (Google Sheet) اتبع الخطوات التالية:
- انقر فوق زر علامة الجمع (+) الموجودة في الجزء السفلي الأيسر من جدول بيانات جوجل لإضافة ورقة جديدة (تسمى أيضًا علامة تبويب جديدة)، كما هو موضح في الصورة التالية:
- الزر ذو الأشرطة الثلاثة الموجود بجانب زر الإضافة في الصورة أعلاه، هو زر الفهرس الخاص بك حيث يسرد جميع علامات التبويب في جدول بيانات جوجل (Google)، يُعد هذا مُفيدًا للغاية عندما تبدأ في امتلاك الكثير من علامات التبويب المختلفة لإدارتها.
- ولإعادة تسمية ورقة أو حذفها، انقر على السهم الصغير الموجود بجوار الاسم، على سبيل المثال (الورقة 1) لتظهر لك قائمة من الخيارت، هنا سترى خيار إعادة تسمية (rename) جداول البيانات أو حذفها (delete) أو حتى إخفاءها (hide) وإظهارها (unhide)، انقر على أي منها لاختياره، كما هو موضح في الصورة التالية:
- للتسمية أحاول الإشارة إلى ما هو موجود في علامة التبويب هذه، لذا استخدم أسماء مثل الإعدادات ولوحة التحكم والمخططات والبيانات الأولية.
ويكمن السبب الرئيسي في استخدام علامات تبويب متعددة في جدول بيانات جوجل الخاص بك، في أن جدول بيانات جوجل مثل كتاب يحتوي على فصول حول مواضيع مختلفة، يمكن أن يساعد في فصل البيانات المختلفة والحفاظ على تنظيم جدولك، قد يكون لديك ورقة فقط لتسجيل إعداداتك العامة، أي متغيرات مثل الاسم والبريد الإلكتروني ومعدل الضريبة وعدد الموظفين وغيرها، وآخر لبيانات المعاملات وآخر للتحليل والمخططات.
