يمكن أن يؤدي إنشاء قائمة منسدلة (drop-down list) في خلية جداول بيانات جوجل (Google Sheets) إلى تسريع عملية إدخال البيانات أو رُبّما تقوم بمشاركة جدول البيانات الجديد مع مستخدمين آخرين وتريد تبسيط عملية إدخال البيانات قدر الإمكان، في هذا المقال سنوضّح لك كيفية إنشاء قائمة منسدلة في جداول بيانات جوجل إنه في الواقع أسهل بكثير ممّا تعتقد بفضل واجهة المستخدم الرسومية سهلة الاستخدام والمدمجة.
القوائم المنسدلة في جداول بيانات جوجل
تحتوي جداول بيانات جوجل على بعض الميزات المفيدة التي تساعدك على أن تكون أكثر كفاءة فيما يتعلق بإدخال البيانات، وتعد القائمة المنسدلة لجداول بيانات جوجل (Google Sheet) إحدى هذه الميزات التي تتيح لك الاختيار من قائمة مملوءة مسبقًا بسرعة، حيث يقوم بإنشاء مجموعة بيانات داخل خلية واحدة تتيح لجوجل شيت الاختيار من القائمة، بهذه الطريقة لن تضطر إلى إدخال النص يدويًا ما عليك سوى تحديده من القائمة المنسدلة.
يمكن استخدام القوائم المنسدلة في إدخال البيانات حيث تريد أن يختار المستخدم من الخيارات المحددة مسبقًا فقط بدلاً من إدخال البيانات يدويًا، حيث يضمن هذا أيضًا عدم وجود أخطاء (مثل الكلمات التي بها أخطاء إملائية أو تنسيق غير صحيح)، كما أن الجانب الإيجابي لعمل قائمة منسدلة هو أنها بسيطة للغاية وتعطي نتائج فورية.
القوائم المنسدلة هي أداة مريحة وممتعة جدًا في جداول بيانات جوجل، حيث يُمكنك أيضًا استخدام القوائم المنسدلة لإنشاء مخططات تفاعلية وقوائم مهام ولوحات معلومات، على سبيل المثال يمكنك إنشاء قائمة منسدلة مع قائمة مهام حيث يمكن للمستخدم الاختيار من بين خيارات مثل مهمة مكتملة أو مهمة قيد التقدم أو مهمة لم تبدأ بعد.
استخدام آخر (مُتقدّم) للقائمة المنسدلة يمكن أن يكون لاستخراج البيانات للعنصر المحدد، على سبيل المثال افترض أن لديك قائمة بالطلاب وعلاماتهم في خمس مواد، يمكنك استخدام القائمة المنسدلة لتحديد اسم الطالب واستخدام الصيغ لاستخراج تفاصيل النتيجة لهذا الطالب تلقائيًا.
إنشاء أول قائمة منسدلة لجداول بيانات جوجل
الشيء الوحيد الذي ستحتاج إليه قبل البدء هو حساب جوجل والقدرة على إنشاء ورقة جديدة داخل جوجل درايف (Google Drive) أو محرر مستندات جوجل (Google Docs)، هذا كل شيء فلنبدأ العمل باتباع الخطوات التالية:
- قم بتسجيل الدخول إلى حساب جوجل الخاص بك ثم انتقل إلى حسابك في جداول بيانات جوجل (Google Sheets) لإنشاء جدول البيانات.
- قم بفتح مستند جديد في جداول بيانات جوجل.
- قم بتحديد الخلية التي تريدها في جدول البيانات من خلال النقر عليها.
- انقر فوق علامة تبويب البيانات (Data) الموجودة في أعلى الشاشة لتظهر لك قائمة من الخيارات.
- انقر على خيار (Data Validation) من القائمة المنسدلة.
- في نافذة التحقق من صحة البيانات التي تظهر لك سترغب في تحديد قائمة العناصر (List of Items) التي تريد إضافتها من خلال القائمة المنسدلة المعايير (Criteria) الموضّحة في الصورة أدناه ثم إدخال العناصر (مفصولة بفاصلة) في حقل النص على يمين ذلك كما هو موضح لك في الصورة التالية:
- يمكنك أيضًا تحديد المربع المرتبط بعرض نص تعليمات التحقق من الصحة (Show Validation Help Text) حيث سيوفر ذلك مساعدة للمستخدمين فإذا قاموا بإدخال بيانات غير صالحة سيظهر لهم تحذير.
- بعد الانتهاء من تكوين القائمة المنسدلة الخاصة بك انقر فوق زر حفظ (Save) ليتم حفظ المعلومات.
طريقة استخدام القائمة المنسدلة
بعد أن يتم إنشاء القائمة المنسدلة ستظهر في خلية مع سهم يشير إلى الأسفل، وكل ما على المستخدم فعله هو النقر على القائمة المنسدلة والاختيار من بين الخيارات التي تظهر له، ومن الممكن أيضًا أن تقوم بإضافة خلية إمّا أعلى القائمة المنسدلة أو إلى يسارها مباشرةً وإضافة محتوى إلى تلك الخلية الجديدة بحيث تشير إلى الغرض من استخدام القائمة المنسدلة، كما هو موضح لك في الصورة التالية:
كيفية نسخ قائمة منسدلة في جداول بيانات جوجل
بعد إضافة قائمة منسدلة إلى جدول بيانات جوجل (Google Sheet)، يمكنك بسهولة نسخها ولصقها من خلية إلى أخرى، كل ما عليك فعله هو اتباع الخطوات التالية:
- حدد الخلية التي تريد نسخ القائمة المنسدلة منها.
- قم بنسخ الخلية من خلال النقر على الأزرار (control + C).
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية التي تريدها لتظهر لك قائمة من الخيارات.
- حرك المؤشر فوق الخيار لصق خاص (Paste Special).
- انقر فوق الخيار لصق التحقق من صحة البيانات فقط (Paste data validation only).
- سيتم نسخ القائمة المنسدلة إلى الخلية الجديدة.
