اقرأ في هذا المقال
- ما هي أنواع المستندات؟
- ما هي إدارة أنواع المستندات؟
- كيفية إنشاء أنواع المستندات؟
- ما هو مجلد السياق؟
- ما هي أنواع الكائنات المجردة في المستندات ؟
- ما هي نماذج بيانات الفهرس؟
المجلد الذي تم حفظ الملف فيه حاليًا إذا لم يتم تحديد اسم مجلد آخر اعتمادًا على التطبيق، قد يصبح المجلد الأخير المستخدم لحفظ الملف هو المجلد الافتراضي في المرة القادمة و يتم إنشاء المجلدات الافتراضية للمستندات والموسيقى والصور وما إلى ذلك بواسطة نظام التشغيل عند التثبيت وتقوم التطبيقات عمومًا بحفظ ملفاتها في المجلدات الافتراضية ولا يمتلك عدد لا يحصى من المستخدمين أي فكرة عن مكان تخزين أي شيء وفي حالات الطوارئ التي تتطلب من المستخدمين حفظ بياناتهم على بعض الأجهزة الخارجية، تعد المجلدات الافتراضية مكانًا جيدًا لبدء البحث.
ما هي أنواع المستندات؟
تتكون أنواع المستندات من حقول البيانات الأولية وتساعد المستخدمين على تحديد الغرض من ملفات مكتبة المستندات على سبيل المثال، يحتوي نوع مستند العقد المضمن على حقول بيانات التعريف لتاريخ السريان وتاريخ انتهاء الصلاحية ونوع العقد والمراجع القانوني والمزيد وعندما يقوم المستخدمون بإنشاء ملفات مكتبة المستندات من نوع مستند العقد، يمكنهم بعد ذلك ملء حقول البيانات الأولية هذه تساعدك أنواع المستندات أيضًا في دمج الملفات مع ميزات أخرى مثل البحث وسير العمل ويعمل البحث على البيانات الوصفية للملف حتى يتمكن المستخدمون من العثور على الملفات بشكل أسرع ويمكنك أيضًا تطبيق مهام سير العمل على أنواع مستندات معينة و يمكنك تنظيم مكتبات المستندات بشكل أكثر تنظيمًا عن طريق تعيين مجلدات لاحتواء أنواع مستندات معينة بشكل حصري.
ما هي إدارة أنواع المستندات؟
لمعرفة أنواع المستندات المتاحة، افتح القائمة (قائمة المنتج) وقم بتوسيع قائمة موقعك وانتقل إلى المحتوى ← المستندات والوسائط ثم انقر فوق علامة التبويب أنواع المستندات ويسرد الجدول القابل للبحث أنواع المستندات وتتوفر الإجراءات التالية لكل نوع مستند عبر زر الإجراءات (الإجراءات):
- تحرير: قم بتحرير نوع المستند.
- السماح: قم بتعيين سماح نوع المستند.
- حذف: احذف نوع المستند ولاحظ أن أنواع المستندات لا تدعم سلة المحذوفات بمجرد حذف نوع المستند، فقد ذهب إلى الأبد.
كيفية إنشاء أنواع المستندات؟
اتبع هذه الخطوات لإنشاء نوع مستند:
- من القائمة (قائمة المنتج)، وسّع قائمة موقعك وانتقل إلى المحتوى ← المستندات والوسائط ثم انقر فوق علامة التبويب أنواع المستندات.
- انقر فوق الزر إضافة (إضافة) ثم يظهر نموذج نوع المستند الجديد.
- امنح نوع المستند الخاص بك اسمًا ووصفًا.
- حدد البيانات الوصفية لاستخدامها مع نوع المستند الخاص بك ويمكنك القيام بذلك عبر هذه الأقسام في النموذج:
– حقول البيانات الوصفية الرئيسية: ترتبط مباشرة بنوع الوثيقة ويمكن إنشاؤها فقط من خلال النموذج ولا يمكن استخدامها مع أنواع المستندات الأخرى وتقوم بإنشاء وتحرير حقول البيانات الأولية في النموذج بنفس الطريقة التي تقوم بها عند إنشاء مجموعات البيانات الأولية.
– حقول بيانات أولية إضافية: حدد مجموعة بيانات أولية لإقرانها بنوع الوثيقة ويجب أن يقترن كل نوع مستند بمجموعة بيانات وصفية واحدة أو أكثر للتمييز بين أنواع المستندات التي تستخدم نفس مجموعات البيانات الأولية، حدد حقول بيانات أولية رئيسية مختلفة. - حدد سماح نوع المستند عبر قسم السماح النموذج وبشكل افتراضي، يمكن لأي شخص عرض نوع المستند، بما في ذلك ضيوف الموقع. يمكنك تقييد العرض والتحديث والحذف وتكوين الأذونات لأعضاء الموقع أو مالك نوع المستند.
- انقر فوق حفظ عند الانتهاء من تحديد نوع المستند الجديد.
ما هو مجلد السياق؟
يمكن تمييز أنواع المجلدات، التي ليست أنواع كائنات مجردة، لاستخدامها كمجلدات سياق من أجل دعم البحث المشترك، على سبيل المثال ويمكن أن يكون هناك مجلد سياق واحد فقط في كل مجموعة نوع كائن.
ما هي أنواع الكائنات المجردة في المستندات ؟
أنواع الكائنات المجردة هي قوالب لأنواع الكائنات الأخرى، أي أنواع الكائنات الأخرى يمكن اشتقاقها من أنواع الكائنات المجردة، مع الاحتفاظ بخصائص وحقول النوع المجرد ولا يمكن إنشاء كائنات أعمال فعلية من أنواع كائنات مجردة.
إذا تم اشتقاق نوع كائن جديد من نوع كائن مجرد، فإن كل خصائص نوع الكائن المجرد يتم توارثها بواسطة نوع الكائن الجديد و يمكن بعد ذلك تحديد خصائص أخرى لنوع الكائن المشتق وتؤثر التغييرات التي يتم إجراؤها على أنواع الكائنات المجردة على أنواع الكائنات المشتقة وعلى سبيل المثال، إذا قمت بإضافة حقل إلى نوع كائن مجرد، يمكن دمجه في جميع أنواع الكائنات المشتقة.
يمكن للمستخدمين في عميل enaio استخدام نوع كائن مجرد للبحث عن كائنات الأعمال لجميع أنواع الكائنات حيث يعمل نوع الكائن المجرد كقالب ويمكن إنشاء نماذج البحث لأنواع الكائنات المجردة.
ما هي نماذج بيانات الفهرس؟
لكل نوع كائن، يقوم enaio تلقائيًا بإنشاء نموذج افتراضي مع جميع حقول بيانات الفهرس لنوع الكائن و يمكنك إنشاء نماذج منفصلة لسيناريوهات عمل الإنشاء والتعديل والبحث على سبيل المثال، يمكنك إخفاء الحقول من نموذج البحث الضرورية فقط لإنشاء كائن و يمكنك استخدام النماذج الافتراضية إذا كنت لا تريد إنشاء نماذج فردية وعادة ما تكون هذه النماذج كافية لعمليات نقل البيانات الفنية أو لربط enaio كحل أرشفة.
