ما نوع ملفات PDF وكيف يمكن فتحها

ملف PDF: هو ملفات Adobe PDF قصير لملفات تنسيق المستندات المحمولة أحد أكثر أنواع الملفات شيوعًا اليوم، وإذا سبق للمستخدم تنزيل نموذج أو مستند قابل للطباعة من الويب، وذلك مثل نموذج ضريبة IRS، فهناك احتمال كبير أنه كان ملف PDF، وعندما نرى ملفًا ينتهي بـ .pdf، فهذا يعني أنه ملف PDF.

لماذا نستخدم ملفات PDF

• لنفترض أن المستخدم قام بإنشاء رسالة إخبارية في Microsoft Word ومشاركتها كملف docx، وهو تنسيق الملف الافتراضي لمستندات Word، وما لم يكن لدى الجميع برنامج Microsoft Word مثبتًا على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم، فليس هناك ما يضمن أنهم سيكونون قادرين على فتح الرسالة الإخبارية وعرضها، وتبعاً لأنه يجب أن يتم تحرير مستندات Word، فهناك احتمال أن يتم تغيير بعض التنسيق والنص في المستند الخاص بالمستخدم.

• على عكس من ذلك، فإن مستندات PDF محددة بشكل  رئيسي للعرض وليس التحرير، حيث ان أحد أسباب شهرة هذه الملفات هو أن ملفات PDF من الممكن أن تحافظ على ترتيب المستندات، مما يجعل منها أكثر قابلية لتبادل ويساعدها على الظهور بنفس الشكل على أي جهاز، حيث ستساعد تداول الرسالة الإخبارية كملف PDF في ضمان أن يستطيع الجميع من مشاهدتها كما تريد.

فتح ملفات PDF

• يعد فتح ملف PDF وعرضه عملاٌ سهلاً للغاية، حيث يتم فتح اغلب متصفحات الويب المطورة ملفات PDF مباشرة في نافذة المتصفح بدلاً من تنزيلها على جهاز الحاسوب الخاص بالمستخدم، وإذا لم يتمكن المستعرض الخاص بالمستخدم من القيام بذلك، فيجب أن يطالب المستخدم بتنزيل الملف بدلاً من ذلك.

• إذا كان المستخدم بحاجة إلى عرض ملف PDF مرة واحدة فقط، فمن الأسهل عادةً فتحه في متصفح الويب الخاص بالمستخدم، وإذا كان المستخدم بحاجة إلى الوصول إلى ملف PDF لاحقًا، فسيحتاج إلى حفظ نسخة على جهاز الكمبيوتر الخاص به، حيث ستختلف هذه العملية اعتمادًا على متصفح الويب الخاص بالمستخدم.

تحرير ملفات PDF

• إن ملفات PDF محددة بشكل رئيسي للعرض وليس التحرير، ورغم ذلك، من الممكن ان تكون هناك أوقات تصادف فيها ملف PDF يسمح للمستخدم بإدخال معلومات معينة، مثل الاسم والعنوان، كما تستخدم ملفات PDF هذه ميزة خاصة تسمى حقول النموذج، والتي تتيح للمستخدم كتابة معلومات جديدة في المستند وحفظ التغييرات.

إنشاء ملفات PDF

• هناك عدة طرق لإنشاء ملفات PDF، لكن الطريقة ستعتمد إلى حد كبير على الجهاز الذي يستخدمه المستخدم، وعلى سبيل المثال، إذا كان المستخدم يستخدم Windows 10، فيمكنه الانتقال إلى مربع الحوار Print، وثم تحديد PDF من قائمة الطابعات في الأعلى، حيث يتيح للمستخدم ذلك إنشاء ملف PDF لأي شيء عادة ما تكون قادرًا على طباعته، بما في ذلك المستندات ورسائل البريد الإلكتروني وصفحات الويب.

ما هي حالات استخدام مستندات PDF

فيما يلي بعض المواقف التي تكون فيها ملفات PDF مرغوبة:

• عندما يرغب المستخدمون في الحفاظ على التنسيق الأصلي للمستند، وعلى سبيل المثال، إذا أنشأوا سيرة ذاتية باستخدام برنامج معالجة كلمات وحفظوها كملف PDF، فعندها سيرى المستلم نفس الخطوط والتخطيط الذي استخدمه المرسل، على سبيل المثال.

• عندما يرغب المستخدمون في إرسال مستند إلكترونيًا ولكن تأكد من أن المستلم يراه تمامًا كما أراده المرسل أن يظهر.

• عندما يريد المستخدم إنشاء مستند لا يمكن تحريره بسهولة، وعلى سبيل المثال، إذا أرادوا إرسال عقد إلى شخص ما ولكنهم لم يرغبوا في تغييره، كما يمكن للمُنشئ حفظه كملف PDF.

ما هي فوائد استخدام PDF

• تعد ملفات PDF مفيدة للمستندات مثل مقالات المجلات أو كتيبات المنتجات أو النشرات التي يريد منشئها الحفاظ على المظهر الرسومي الأصلي عبر الإنترنت.

• تعد ملفات PDF مفيدة أيضًا للمستندات التي يتم تنزيلها وطباعتها، ومثل السير الذاتية والعقود ونماذج الطلبات.

• تدعم ملفات PDF أيضًا تضمين التواقيع الرقمية في المستندات للمصادقة على تكامل المستند الرقمي.

ما هي عيوب ملفات PDF

• العيب الرئيسي لملفات PDF هو أنها غير قابلة للتحرير، حيث إذا احتاج الفرد إلى تغيير مستند بعد حفظه كملف PDF، فعندها يجب عليه العودة إلى البرنامج الأصلي المستخدم لإنشائه وإجراء التغييرات هناك، وبعد ذلك، ويحتاجون إلى إعادة حفظ صورة PDF الجديدة.

• عيب آخر هو أن بعض الإصدارات القديمة من البرامج لا يمكنها قراءة ملفات PDF. لفتح ملف PDF، ويجب أن يكون لدى المستلمين قارئ PDF مثبت على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.

هل توجد مخاطر أمنية مرتبطة بملفات PDF

• يمكن أن تحتوي ملفات PDF على فيروسات، لذلك من المهم التأكد من ثقة المستلمين في مصدر أي ملفات PDF يقومون بتنزيلها، بالإضافة إلى ذلك، حيث يمكن حماية ملفات PDF بكلمة مرور بحيث يحتاج أي شخص يحاول فتح الملف إلى كلمة مرور للوصول إليه.

هل يمكن تحويل ملفات PDF إلى تنسيقات أخرى

• يمكن تحويل ملفات PDF إلى تنسيقات ملفات أخرى، مثل Microsoft Word أو Excel أو تنسيقات الصور، وذلك مثل JPG، ومع ذلك، قد لا يتم الحفاظ على تنسيق المستند الأصلي تمامًا في عملية التحويل.

إن تنسيق المستند المحمول (PDF): هو تنسيق ملف يلتقط جميع عناصر المستند المطبوع كصورة إلكترونية يمكن للمستخدمين عرضها أو التنقل أو الطباعة أو إعادة التوجيه إلى شخص آخر.