جداول بيانات جوجل (Google Sheets) لم تعد مخصصة للمحاسبين فقط، في الوقت الحاضر يمكنك توفير الوقت والطاقة من خلال استخدامها لأي شيء تقريبًا، من تنظيم قائمة المهام الخاصة بك إلى جدولة السفر إلى ملء تقارير النفقات إلى أحداث التخطيط.
12 نصيحة لتحسين طريقة استخدامك لجداول بيانات جوجل
إذا كنت تستعمل تطبيق جداول بيانات جوجل (Google Sheets)، فستعمل هذه النصائح على زيادة مهاراتك لجعل إنجاز عملك أسرع وأسهل بغض النظر عن الدور الذي تقوم به عبر التطبيق:
1. جعل أوراقك أكثر إتقانا وأسهل في القراءة
تسمح لك بعض التحديثات الأخيرة على جداول بيانات جوجل (Google Sheets) بجعل بياناتك تبدو أكثر وضوحًا واتقانًا، على سبيل المثال تسمح لك بالأمور التالية:
- تقسيم النص (split text) مثل الاسم والعنوان الموجودين معًا في خلية واحدة إلى خلايا منفصلة.
- خيار إزالة الخلايا المُكرّرة (remove duplicate cells) حتّى لا تحسب البيانات مرتين أو تقطع المسافة البيضاء للتخلص من المسافات غير الضرورية بين الكلمات.
بإمكانك أن تستفيد من خيارات القائمة الجديدة هذه لتنظيف النص الأطول من ردود الأشخاص على بعض استطلاعات العملاء التي ترسلها وغيرها حتى تسهل قراءة المعلومات ومقارنتها.
2. إضافة الصور للحصول على العلامة التجارية لشركتك
إذا كنت تنشئ جداول بيانات لمشاركتها مع العملاء وتريد منهم أن يظهروا بمظهر أكثر جمالًا، فقد جعلت جداول بيانات جوجل مؤخرًا إضافة صورة مثل شعار شركتك أكثر وضوحًا، ويمكنك جعل الصورة تتناسب مع خلية واحدة أو تغطي عدّة خلايا بحيث تتلاءم الصورة تمامًا وتبدو رائعة أيضًا.
3. إظهار البيانات بصريا باستخدام المخططات
بالنسبة لجداول البيانات المليئة بالبيانات يُمكنك تسهيل قراءة النتائج وفهمها باستخدام المخططات (charts)، لقد غطت جداول بيانات جوجل (Google Sheets) ما يقرب من (20) نوعًا من المخططات للاختيار من بينها، لذلك على سبيل المثال يمكنك إنشاء رسم بياني خطي لعرض نتائج مبيعات هذا الشهر أو وضع جدول زمني معًا لوضع جدول زمني لمشروع تعمل عليه مع فريق.
4. مزامنة مستنداتك لتسهيل التحديث
لنفترض أنك تريد إنشاء عرض تقديمي من جوجل (Google Slides) أو ورقة واحدة في محرر مستندات جوجل (Google Docs) تلخص بعض البيانات في جدول البيانات، إذا قُمت بربط مخطط أو جدول في تلك الأماكن بجدول بيانات جوجل الخاص بك، فعندما تغير أي شيء في جداول البيانات سيتم تحديثه على الفور في العروض التقديمية أو المستندات ممّا يُوفّر عليك الاضطرار إلى نسخ ولصق بيانات جديدة أو إنشاء رسم بياني جديد تمامًا.
5. تنسيق الأرقام بالطريقة التي تجعلها منطقية بالنسبة لك
من أفضل الميزات في جداول بيانات جوجل (Google Sheet) ميزة إضافة تنسيق مخصص للأرقام والتواريخ والعملات، إنّه أمر بسيط للغاية ولكنه يسمح لك بشكل أساسي باختيار تنسيق الأرقام التي يتم عرضها، على سبيل المثال يُمكن أن يكون لديك تاريخ يتم عرضه في أي من التنسيقات التالية ( 7/22/2019 أو July 22, 2019 أو 7/22).
للوصول إلى هذه التنسيقات كل ما عليك فعله هو تحديد الخلية أو الصف أو عمود الخلايا التي تريد تغييرها والنقر فوق رمز (123) في الجزء العلوي من المستند أو اختيار التنسيق (Format) > الرقم (Number).
قد تجد هذا مفيدًا بشكل خاص عند ملء الجداول الزمنية، حيث يمكنك عرض ساعة و(20) دقيقة (1 hour and 20 minutes) لإظهار مقدار الوقت الذي أمضيته في مشروع معين بدلاً من (1:20) بدون تنسيق، وعندما تريد أن تجمع كل ما لديك من الفترات الزمنية لا يزال بالإمكان حساب إجمالي ساعات الأسبوع حتّى مع النص المضمّن مع الأرقام.
6. استخدام التنسيق الشرطي لتمييز نقاط البيانات الرئيسية
يجب أن يكون التنسيق الشرطي هو أداة الانتقال لإبراز اتجاهات وأنماط معينة في بياناتك، تعمل هذه الوظيفة تلقائيًا على تغيير حجم النص أو لون النص أو لون الخلفية لخلية عندما تتطابق مع شرط قمت بتعيينه.
على سبيل المثال يمكن أن يكون لديك زيادات في حركة مرور المستخدمين إلى موقعك مظللة تلقائيًا باللون الأخضر وتنخفض باللون الأحمر حتّى يتمكّن الجميع من رؤية ما يحدث بسرعة دون الحاجة إلى التفكير في الأرقام بأنفسهم.
7. تقييد وصول المستخدم
رُبّما تكون قد شاركت جدول بيانات جوجل (Google Sheet) من قبل ولكن هل تعلم أنّه يُمكنك إيقاف المشاركة أو تقييدها مع أفراد معينين بل ومنحهم إطارًا زمنيًا يتعلق بوقت وصولهم إلى جدول البيانات.
يٌعدّ هذا مثاليًا عندما تتعاون في مشروع مع شخص خارج مؤسستك أو عندما تشارك معلومات حساسة لا تريد أن يتمكن الشخص من الاطلاع عليها إلى أجل غير مسمى.
8. إدارة إشعاراتك ليتم تنبيهك عندما يقوم شخص ما بإجراء التغييرات
لتتبع أي نشاط لا يخصك شغّل الإشعارات ليتم تنبيهك عبر البريد الإلكتروني عندما يُجري شخص ما تغييرات على جدول البيانات، حيث تتيح لك جداول بيانات جوجل (Google Sheets) أيضًا تحديد ما إذا كنت تريد رسائل بريد إلكتروني على الفور لكل تغيير أو ملخص يومي للتغييرات.
يمكن أن تكون هذه طريقة رائعة للمديرين لتتبع ما ينوي فريقهم القيام به مثل ما إذا كانوا قد قدموا نفقات السفر الخاصة بهم أو أرسلوا تعليقاتهم على اقتراح المشروع الأخير.
9. تعيين عناصر العمل بسرعة لأشخاص معينين
إذا كنت تريد تعيين مهمة في جدول بيانات إلى شخص قمت بمشاركة جدول البيانات معه فيُمكنك وضع علامة على عنوان بريده الإلكتروني عن طريق كتابة علامة @ ثم (البريد الإلكتروني) عند إضافة تعليق إلى خلية.
إذا كتبت اسمه في تعليق في بعض الأحيان تقترح جداول بيانات جوجل أيضًا وضع علامة عليها نيابةً عنك، سيتم بعد ذلك إرسال بريد إلكتروني إلى المتعاون الخاص بك حول المهمة، وعندما يفتحون المستند المشترك سيرون أيضًا أي عناصر عمل تم تعيينها لهم في الزاوية اليمنى العليا من المستند ويمكنهم بسهولة الرد أو وضع علامة تم (Done) على العناصر.
10. استخدام عامل تصفية للوصول إلى صفحات طويلة من البيانات
إحدى الطرق المفضلة لإدارة جدول بيانات جوجل (Google Sheets) الذي يحتوي على كميات كبيرة من البيانات هي استخدام عرض الفلتر (filter view) والذي يتيح لك رؤية البيانات التي تحتاجها فقط لأي غرض محدد.
يمكن أن يكون هذا مفيدًا للغاية، على سبيل المثال عندما تنظر في ميزانية الشركة وترغب في رؤية الأرقام لفريقك فقط، إنه أبسط بكثير من التمشيط عبر كل تلك الصفوف والأعمدة ويتيح لك التركيز على المعلومات التي تحتاجها دون تغيير جدول البيانات المشترك فعليًا ممّا قد يزعج زملائك في الأقسام الأخرى.
11. إنشاء وحدات الماكرو للقيام بمهام متكررة
تعمل وحدات الماكرو وهي إضافة جديدة نسبيًا إلى جداول بيانات جوجل (Google Sheets) على تسريع الحسابات من خلال السماح لك بتسجيل مجموعة من الأمور ثم تشغيلها بنقرة واحدة أو اختصار لوحة المفاتيح.
إذا كنت مديرًا لوسائل التواصل الاجتماعي (social media)، على سبيل المثال يُمكنك إعداد ماكرو لفرز مشاركاتك بسرعة على مدار الأسبوع بترتيب معظم الإعجابات أو معظم المشاركات أو معظم التعليقات عن طريق الضغط فقط على زرين على لوحة المفاتيح.
12. تنسيق جداول البيانات بسرعة باستخدام القوالب المعدة مسبقا
تقوم جداول بيانات جوجل (Google Sheets) بالكثير من العمل نيابةً عنك من خلال توفير القوالب، من خلال تمكين القوالب من خيار الإعدادات في صفحة جداول بيانات جوجل الرئيسية الخاصة بك واختيار معرض النماذج، سترى أن لديك اختيارك للنماذج الجاهزة لتقارير النفقات والفواتير والجداول الزمنية ولوحات المعلومات والمزيد، لا داعي لإنشاء جدول البيانات الخاص بك من البداية.
