المراسم التي تتبعها العلاقات العامة أثناء حفلات الافتتاح:
من المراسم التي تتبعها العلاقات العامة أثناء حفلات الافتتاح هي ترتيب المنصة الأساسية التي سيجلس عليها المسؤول والضيوف بكل اللوازم، مثل المقاعد المريحة والمناسبة للجلوس، والخلفية التي تتضمن أمور المناسبة والشعارات حسب الهوية الفنية للهيئة، والعلم الوطني وعلم المنشأة وكذلك تجهيز الطاولات، ووضع الورد المناسب عليها وكما يجب توفير كل التجهيزات الإلكترونية اللازمة، والإشراف على وضعها في الأماكن المحددة لها مثل اللواقط الصوتية، ميكرفون وشاشات العرض، والحاسب الآلي والتأكد من جاهزيتها.
وكذلك تجهيز منصة الخطابة ذات ارتفاع مناسب، مع الحرص على عدم وضع عدد كبير من الورود أو اللواقط التي تحجب رؤية المتكلم وترتيب كراسي المدعوين في القاعة، في حال لم تكن القاعة مجهزة بمقاعد ثابتة، مع المحافظة على إبقاء جميع الممرات مفتوحة في كال الجانبين لتأمين حركة مرور مريحة في القاعة، والتأكد من خلو الممرات والمسارات من العوائق أو الموانع التي قد تتسبب في تعثر الأشخاص.
وكما يجب تفقد مخارج الطوارئ والتأكد من صالحيتها وخلوها من الموانع ومعرفة أماكنها، والتأكد من جاهزية أجهزة الترجمة الفورية إن وجدت، والإشراف على وضع البروشورات والكتيبات والنشرات المراد توزيعها في القاعة، مع الحرص على مراجعة النشرات المعروضة ومعرفتها والاطلاع على محتوياتها، وتحديد أماكن وجود مصوري الفيديو والمصورين حتى لا يتسببوا في التشويش على الحضور، وتوفير الضيافة المناسبة قهوة عربية، عصير، ماء شرب والتأكد من جاهزية ونظافة دورات المياه ومرافقها.
واستقبال الضيوف ينتدب مجموعة من العاملين استقبال الضيوف من الحضور عند موقع المكان المُعدّ للمناسبة، وحسن استقبالهم ومجاورتهم إلى أماكن جلوسهم، ويجب وضع كروت تعريف الاسم في المقاعد المخصصة للضيوف وحسب مراسم الأسبقية ومراجع مراسم الأسبقية وبرنامج المناسبات الخطابية، وعندما يلتزم راعي الحفل والضيوف مقاعدهم في الحفل يتم بصورة مباشرة الحفل الخطابي ويتم تطبيق فيه ما يأتي، بالإضافى إلى عزف النشيد الوطني ويُلقي عريف الحفل حدديثه بالترحيب ومع الأخذ بعين الاعتبار المناسبة وبالضيوف الكرام وأهمية بحضورهم، موضحاً على أهمية هذه المناسبة.
ويستحسن التنبه إلى الانتباه لعدم إغفال ذكر أحد الشخصيات الرسمية المهمة الحاضرة للمناسبة، وفي حال حدوث ذلك الاعتذار عن هذا الخطأ، وبطريقة لبقة الحرص على تدوين أسماء المتحدثين وألقابهم بشكل واضح قبل الصعود إلى المنصة، وتذكر الأسماء لدى تحيتهم حسب أهمية أصحابها، مع التنويه إلى مركز الشخص ومرتبته، وفي حال كان التقديم لضيف أجنبي فيقدم أو لا باللغة العربية ثم بلغته أو الإنجليزية.
