التقرير السنوي في منظمات العلاقات العامة:
التقرير السنوي في منظمات العلاقات العامة: هو عبارة عن تقرير حول أنشطة المؤسسة ويوجه إلى الجماهير ذات الارتباط بالمنظمة من المساهمين، والأطراف المتعاملة مع المؤسسة من موردين وموزعين ومجالس الأمناء، والهيئات التشريعية في مختلف الأطراف من المجتمع المدني التي تتضمن جمعيات تعاونية ونقابات، ومن صفات التقرير السنوي أن يكون واضح، مختصر، مفيد، مُبسّط وعدم الإخلال بالمعنى والابتعاد عن استخدام المصطلحات الأجنبية والعلمية المعقدة غير المفهومة. ويكون متواجد في المجلة، الإعلان في الصحف وعدد خاص منها في مجلة المؤسسة، الكتيب والفيلم.
وهناك أهداف عديدة للتقرير السنوي ومنها: توفير معلومات كاملة عن المنظمة وتشمل عرضاً للموقف المالي بصفة شاملة؛ وذلك لتقييم موقف المؤسسة، تلبية المتطلبات القانونية، ومنها القانون التجاري يفرض على المنظمات الربحية تقديم تقرير لمساهميها توفر فيه كافة المعلومات ضمن إمكانيتها المالية، والتأثير على آراء المالكين وحملة الأسهم حول الإدارة، ويُعتبر التقرير السنوي أداة الصلة بين الإدارة وجماهيرها تقدمه لتوضيح ما حققته من نجاحات وما صادفته من صعوبات أو فشل.
وبالإضافة إلى ذلك يتم التأثير على السوق المالي والجهات الحكومية، وقد تحتاج السوق المالية بيع وشراء الأسهم في البنوك المختلفة إلى معلومات حول المؤسسات الربحية، كما تحتاج الجهات الحكومية إلى هذه المعلومات لمعرفة ما إذا كانت المؤسسة تلتزم بالقوانين أم لا.
وكما يتضمن التقرير السنوي الجزء المالي، ويُعدّ الجزء الأساسي ويتضمن على بيان حول الإيرادات، النفقات، حسابات الربح والخسارة، الديون ورأس المال وهذه الأرقام يعدّها القسم المختص. وتتولى إدارة العلاقات العامة تفسيرها والتعليق عليها، وكما يتضمن الإنشاءات ودورها في تخصيص مكان في التقرير لشرح الإنشاءات الجديدة ونسبة أو مراحل إنجازها؛ نظراً لأهمية الضرائب والرسوم وأثر نسبة الضرائب على أرباح المؤسسة.
بالإضافة إلى الجوانب القانونية، ويجب الأخذ بعين الاعتبار كافة القوانين الجديدة الصادرة خلال فترة التقرير وتأثيرها على العمل والأرباح وشرحها بصفة دقيقة، وكما يتم ذكر الحالة الاقتصادية التي تمر بها الدولة أو العالم ومراحل انتعاش أو انكماش وتأثيرها على الوضع المالي، ويجب الإشارة إلى مشاكل القطاع العام وتأثيرها على وضع المنظة وهناك أيضاً العلاقة مع الأجهزة الحكومية أي إدارات الرقابة المالية أو الصحية، وكما يُعد لها تأثير على أجهزة الدولة وعلى أعمالها.
وفي مرحلة التسويق يجب ذكر الأنشطة التسويقية وطبيعتها التي تقوم بها المنظمة لترويج منتجاتها، ويلعب حجم العضوية دوراً مهماً في تحديد مدى نجاح المنظمات التطوعية، أما الجوانب الشخصية يجب ذكر مؤهلات مسؤولي المنظمة ونشر صورهم لدعم الصورة الذهنية للمنظمة وتسهيل الحكم عليها.
