‏ما هي القواعد الأساسية لعقد المؤتمرات الصحفية؟

‏القواعد الأساسية لعقد المؤتمرات الصحفية:

التخطيط:

‏حيث يقصد بها القاعدة الأولى التي لا بُدَّ من وضعها؛ وذلك من أجل التخطيط الجيد لعقد المؤتمر الصحفي، حيث ويعتبر التخطيط من أهم العناصر الأساسية في العملية الإدارية في المؤتمر الصحفي، بحيث لا يتم تنفيذ أو إجراء أي مؤتمر صحفي دون الإسناد إلى مجموعة من الخطوات التي بدورها تساهم في تحقيق الأهداف الإعلامية بشكل عام، كما تعتبر عملية التخطيط بمثابة عملية فكرية وذهنية تساهم في جعل القائم بالاتصال قادر على اتخاذ القرارات الإعلامية ووقت اتخاذها.

‏وعليه فإنَّ المؤتمرات الصحفية تشتمل على مجموعة من المبادئ والأسس التي تساهم في ‏التأكيد على أهمية التخطيط للمؤتمر الصحفي، مع أهمية استخدام العديد من المعايير التي ترسمها المؤسسات الصحفية؛ وذلك من أجل عقد المؤتمر الصحفي، حيث تكمن ‏أهمية التخطيط للمؤتمرات الصحفية في:

• ‏تساعد عملية التخطيط للمؤتمرات الصحفية كافة المنظمين على المؤتمر بتحديد وتنسيق كافة الأعمال الصحفية، مع أهمية التركيز على قدرتها على تحديد أهداف المؤتمر ‏بشكل عام وفي الوقت المحدد.

• ‏يساعد التخطيط للمؤتمرات الصحفية في تقديم الأداء المتميز، والذي يساهم في حل الموضوعات الإخبارية والمشاكل التي تواجهها.

• ‏يسعى التخطيط للمؤتمرات الصحفية بإتاحة الفرصة أمام منظمي المؤتمرات؛ وذلك من أجل معالجة المشاكل التي تتطلب الحلول واتخاذ القرارات الفورية، ‏كما يسعى إلى استخدام التعديلات والإجراءات المناسبة حيال الموضوعات الصحفية التي سيتم مناقشتها في المؤتمر.

‏تحديد المتغيرات الصحفية:

‏يقصد بها المرحلة التي يتم من خلالها تحديد كافة المتغيرات الصحفية التي تساهم في أحكام عملية التخطيط للمؤتمرات الصحفية بشكل آني ودقيق، على أن تساعد هذه المتغيرات على تحديد الموارد الصحفية المتاحة  أمام العاملين أو القائمين على المؤتمر الصحفي، بحيث تكون هذه الموارد المتاحة لمرحلة الإعداد والتنفيذ، كما تسعى هذه التغيرات إلى تحديد الأهداف العامة والمراد تحقيقها ضمن المؤتمر الصحفي.

‏وبالتالي فإن المتغيرات الصحفية تعتبر من أهم المتغيرات التي يتم تنفيذها في المؤسسات الصحفية، بحيث تسعى إلى استقطاب كفاءات الخطط سواء كانت قصيرة المدى أو متوسط المدى أو طويلة المدى، مع أهمية قدرتها على تحديد الأغراض التي بدورها تساهم في نجاح تحديد الأهداف الفرعية والسنوية داخل أنشطة، كما تساهم في وضع المعايير والتي بدورها تلعب دور في نجاح المؤتمر الصحفي وفعاليته، بالإضافة إلى ذلك فإنها تعتبر من العناصر التي تهتم بشكل كبير بالتغذية الراجعة؛ وذلك من أجل قدرتها على إدارة المؤتمر الصحفي بشكل جيد.

‏كما يجب التأكيد على التساؤلات التي يجب تحديدها بشكل ضمني في المؤتمر الصحفي؛ بحيث يتم من خلال هذه التساؤلات تحديد نوعية المؤتمر الصحفي الذي سيتم عقده، مع أهمية تحديد المعايير التي تساهم في تسهيل عملية طرح الموضوعات الإخبارية ضمن المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى قدرتها على نقل الأساليب والتقنيات والمعارف الصحفية المتنوعة وذلك على اعتبار أنها من المواضيع المتخصصة والتي تحتاج إلى تدريب؛ وذلك من أجل التأمين على المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى قدرة هذه التساؤلات على تبادل الأفكار الصحفية والخبرات الإعلامية أو تجارية أو سياسية.

‏وعليه لا بُدَّ من التركيز على أنَّ المتغيرات الصحفية تساهم في اتاحة الفرص من أجل الترويج للمعتقدات والأفكار الصحفية وإقناع الجمهور الإعلامي بالموضوعات المطروحة، كما تساهم ‏في تحديد عملية الترويج السياحي في العديد من البلدان والمجتمعات السياحية، مع أهمية التركيز على المعالم الحضارية والتاريخية، بالإضافة إلى قدرة هذه المؤتمرات على تحديد المناقشة لأعمال المؤتمر العلمي، بالإضافة إلى خلق مناسبات اجتماعية متنوعة.

‏معرفة حاجات المشاركين:

‏التركيز على أنَّ المؤتمرات الصحفية تساهم في تحديد حاجات المشاركين في المؤتمر الصحفي، وذلك من خلال تحديد أهداف الجمهور المشارك، بالإضافة إلى التعرف على نتائج الجلسات والاجتماعات، مع أهمية تزويد المشاركين بالخبرات والمعارف التي تتم من خلال المشاركة في الجلسات الإعلامية والمؤتمرات الصحفية المتعددة، كما تساهم في تحديد مواضيع عديدة في الجلسات، بالإضافة إلى الحصول على أحدث المعلومات الإعلامية المرتبطة بالموضوع الجمهور المشارك.

‏وعليه لا بُدَّ من تقديم المساهمات الإعلامية الفنية والتي تسعى إلى عرض وجهات النظر حيال الموضوع المقدم، بالإضافة إلى دراسة المنافسين والمشاركين في المؤتمر الصحفي، مع أهمية التأكيد على ضرورة الحضور والتي بدورها تساعد في تحديد الأهداف الأساسية والفرعية.

‏منهج النظم المؤتمرات الصحفية:

‏يقصد بها القاعدة التي تساهم في تحديد المناهج النظامية التي يتم استعمالها أثناء العمل على التخطيط المؤتمرات الصحفية وتحديد الأنشطة الفعلية؛ وذلك من أجل إحداث التأثير الكبير على الجمهور الإعلامي، كما تسعى إلى تحديد مجموعة من العناصر والمبادئ والمداخل التي بدورها تؤكد على الشمولية في البحث والتحليل عن الموضوعات المتنوعة، ومن أهمها:

• ‏المدخلات: ‏وتشتمل على الأجهزة الفنية والإدارية ذات علاقة وثيقة بإدارة المؤتمر، كما ‏تعتبر المسؤولة عن إدارة المؤتمر الصحفي بشكل كامل.

• ‏العمليات: ‏حيث ‏تشتمل على عملية التحليل لكافة الحاجات والاحتياجات، بالإضافة إلى تقييم البدائل والاستراتيجيات الإعلامية المقدمة.

• ‏المخرجات: ‏حيث تشتمل عليها عملية التسجيل لكافة المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى تحديد وتسجيل البرامج الاجتماعية والعلمية والمعارض ومتابعتها.

• التغذية الراجعة: ‏حيث تشتمل على كافة المعلومات التصحيحية والتي تحتوي عليها كل من المدخلات، المخرجات بالإضافة إلى العمليات كما أنها تساهم في مراقبة كافة أوجه الإدارة وتقويمها.

‏المبادئ الأساسية في عملية التخطيط ‏للمؤتمر الصحفي:

‏لا بُدَّ من التركيز على ضرورة وجود مجموعة من المبادئ الأساسية التي يجب مراعاتها في عملية التخطيط للمؤتمرات الصحفية حيث تعتبر هذه العناصر من العناصر الضرورية والاساسية، ‏منها:

• ‏التركيز: ‏حيث يقصد بها المبدأ الذي يسعى إلى اختيار الأهداف الإعلامية القوية والمراد تحقيقها ضمن المؤتمر الصحفي بحيث يتم التركيز عليها بشكل أساسي، وذلك عند عملية التخطيط ووضع البرامج الإعلامية الصحفية بالإضافة إلى قدرتها على التركيز على مخاطبة الرأي العام، بحيث ويكون ذلك أثناء عقد الجلسات الصحفية، بالإضافة إلى تركيزها على إعداد ووضع التقرير النهائي للمؤتمر الصحفي؛ وذلك من أجل الوصول إلى توصيات ونتائج نهائية.

• السيطرة: ‏يقصد بهذا المبدأ الذي يساهم في توظيف كافة الموارد الإعلامية المتاحة؛ وذلك من أجل الوصول إلى تحقيق أعلى معدلات مرتبطة بالموضوع الصحفي، بحيث لا بُدَّ من التأكيد على عدم استخدام الموارد الإعلامية بشكل سيء، بالإضافة إلى عدم إهمالها أو تركها دون أن يكون هنالك لها توظيف أمثل.

• ‏التكرار: حيث ‏يقصد به المبدأ الذي يساهم في التأكيد على كافة الأهداف العامة للمؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى قدرتها على التعرف على حاجة المشاركين والعاملين في المؤتمر الصحفي، وهو ما يساهم في إنجاح الأهداف الصحفية المكتوبة في المؤتمر.

الشروط الواجب ‏توافرها عند إعداد خطة للمؤتمر الصحفي:

وحدة الخطة:

‏حيث يقصد بها الشرط الأساسي والذي يعني بوجود خطة واحدة للمؤتمر الصحفي بحيث تكون شاملة، بالإضافة إلى قدرة هذه الخطة إلى ‏الوصول إلى الخطوط الفرعية المتكاملة كما تعني وحدة الخطة بوجود خطة من أجل اختيار المكان المخصص للمؤتمر الصحفي، واختيار إقامة مناسبة للمشاركين في المؤتمر، بالإضافة إلى خطة تشتمل على المعدات سواء كانت السمعية أو البصرية، بالإضافة إلى الأدوات اللازمة للمؤتمر صحفي، خطة تشتمل عليها المرطبات ووجبات الغذائية التي سيتم تقديمها في المؤتمر بالإضافة إلى تحديد أوقات تقديمها.

‏الاستمرار:

حيث يقصد به الشرط الذي يشتمل على ضرورة الاستمرارية في عملية التخطيط للمؤتمرات الصحفية؛ وذلك من أجل ربط عناصر التخطيط، الرقابة والتقييم لأداء المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى قدرة هذا الشرط إلى تحديد نقاط القوة والضعف في إجراءات عقد المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى الطرق المناسبة والحلول الأكثر تأثير، ‏كما يسعى هذا الشرط إلى توزيع مجموعة من الاستمارات الاستقصائية، التي يتم من خلالها التعرف على نقاط الاستفادة من المؤتمر الصحفي ضمن الخطط المستقبلية، على أن يتم توزيعها على المشاركين في المؤتمر الصحفي فقط.

‏‏المرونة:

‏حيث يقصد بها الشروط أو الصفات اللازمة من أجل تحقيق أهداف التخطيط للمؤتمر الصحفي، على أن تكون متوافقة مع الظروف الخارجية والطارئة، بالإضافة ‏إلى توافقها مع المتغيرات ‏الصحفية المتنوعة، مع أهمية التركيز على قدرة المؤتمر على إعداد موازنة متعلقة بالمؤتمر على أن تكون مرنة من أجل مواجهة كافة الطوارئ.

‏الدقة:

‏حيث يقصد بها الشرط الذي يسعى إلى مطابقة البيانات والمعلومات الإعلامية مع الواقع المستقبلي والذي سيتم على أساسها إعداد المؤتمر الصحفي؛ بحيث يترتب على هيئة المنظومة الإعلامية والمشاركة في المؤتمر الصحفي على تحديد مجموعة من الجوانب، منها:

• ‏تحديد مجموعة من الأعضاء بالإضافة إلى تحديد دليل واضح لعمل اللجان ونظام الجلسات في المؤتمر الصحفي.

• ‏ضرورة تشكيل لجنة تحضيرية تساهم في القيام بالعديد من المسؤوليات الإعلامية.

• ‏تحديد الأهداف الصحفية المرتبطة في المؤتمر، بالإضافة إلى تحديد البحوث والدراسات والتقارير والموضوعات الإعلامية المطلوب إعدادها في ‏المؤتمر الصحفي.

• ‏القدرة على تحديد أماكن وزمان عقد المؤتمر الصحفي.

• ‏ضرورة أن يكون لوحده الإعلان دور أساسي في توجيه الدعوة للأعضاء.

• ‏ضرورة تحديد أوقات الاستيقاظ؛ وذلك من أجل كتابة الملاحظات التي سيتم تقديمها في المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى الضغط المتواصل على المشاركين في المؤتمر؛ وذلك من أجل قدرتهم على التأثير على الموضوعات و‏الجمهور المشارك.

• ‏ضرورة وضع جداول مرتبطة بالاجتماعات التي سيتم عقدها قبل إجراء المؤتمر الصحفي؛ بحيث يتم من خلاله تحديد كافة المواضيع التي سيتم مناقشتها ومعرفة المتقدمين والأوقات المناسبة لها.

• ‏القدرة على إعداد قوائم متعلقة بالتأشيرات ‏المرتبطة بذهاب وإياب المشاركين في المؤتمر الصحفي.