كيفية كتابة نموذج رسالة شكر لجهة مانحة

تعتبر رسائل الشكر وعبارات التقدير والعرفان والامتنان من علامات التقدير والاحترام واللطف تجاه أي خدمة أو هدية أو منحة مقدّمة للشخص، وهذا الأمر يحصل عادةً في الحياة اليوميّة وينطبق أيضاً على الحياة المهنية، بل إنّ أهميّته في الحياة المهنية أكبر خصوصاً للجهات المانحة.

حيث أظهرت الدراسات بأنّ الجهات المانحة التي تقوم بتقديم الدعم لأول مرة وتحصل على رسالة شكر فتقوم بتقدم الدعم لمرة ثانية بنسبة 80%، أمّا الجهات المانحة التي لا تحصل على شكر فتعزف عن تقديم دعمها للمرة الثانية بنسبة 65%، وهذا يظهر أهميّة شكر هذه الجهات الداعمة لمشاريع الشركات وتمويلها سواء كانت منحة لتمويل مشروع أو منحة لطالب جامعي.

خطوات كتابة رسالة شكر لجهة داعمة:

أن تكون الرسالة شخصية:

بمعنى تخصيص الرسالة، حيث أنّ الشخص المُرسل عند مخاطبته للمرسَل إليه يذكر اسمه شخصياً بدلاً من استخدام عبارات عامّة مثل (Dear supporter)، فيذكر اسمه الشخصي وهذا يشعره بأهمية وميّزة كبيرة، وأيضاً يتحدّث المرسل عن تفاصيل المنحة التي قدمّت له وكيف أفادته في مشروعه الخاصّ.

التحدّث عن الأثر المقدّم من الجهة المانحة:

في هذه الخطوة يجب أن يظهر المرسل مهارته في السرد والكتابة؛ يتحدّث المرسل عن أهم المسارات الرئيسيّة لمشروعه، ويتحدّث أيضاً عن الأثر الإيجابي الذي قام بدعم هذه المسارات، وعلى سبيل المثال لا الحصر إذا كان المرسل يمتلك مؤسّسة كفالة أيتام وحصل على دعم من جهة معيّنة فلا مانع أن يكتب رسالة الشكر بلسان أحد الأيتام في المؤسّسة؛ وهذا من أجل توضيح الأثر الإيجابي الذي حصل من قبل الجهة المانحة.

إرسال وصل الاستلام بشكل منفصل:

وصل الاستلام هو عبارة عن رسالة ترسل عبر البريد الإلكتروني، ويتبيّن فيها تفاصيل المنحة المقدمّة، يجب على المرسل عند إرساله رسالة الشكر أن لا يرفق هذه الوصول مع رسالته؛ وهذا لكي لا يظهر اهتمامه بالجانب المادّي وهذا يعتبر خطأ كبير، ولكن يجب عليه أن يرسله بشكل منفصل تماماً عن رسالة الشكر.

مشاركة الرسالة على مواقع التواصل الاجتماعي:

لا مانع من أن يطلب المرسل الجهة المانحة من مشاركتها لرسالة شكره على مواقع التواصل الاجتماعي الخاصّة بالجهة المانحة؛ فكثير من الجهات المانحة تحب أن تفتخر بالأعمال الخيريّة التي تقدّمها، ويعتبر طلب المرسل بمشاركة الرسالة نوع من التقدير والامتنان للجهة المانحة.

استخدام النبرة المناسبة في الكتابة:

لا مانع من أن يقوم المرسل باستشارة زملائه في الشركة أو المؤسّسة بالصيغة المناسبة لرسالة الشكر التي سيقدّمها للجهة المانحة؛ فهذا يعتمد فيما إذا كانت الجهة الدّاعمة شركة خاصّة أو جهة دولية، وبالتأكيد عندما تكون الجهة الدّاعمة شركة شخصيّة ستكون النبرة أقل رسميّة من رسالة الشكر الموجّهة لجهة دوليّة، لذلك يجب على المرسل أن يأخذ هذا الأمر بعين الاعتبار ويستخدم الصيغة المناسبة.

يجب أن يكون توقيع الرسالة يدويّاً:

يجب على المرسل أن يوقّع رسالة شكره بشكل شخصي؛ وهذا لكي لا تظهر رسالته بشكل رسالة جاهزة ترسل للعديد من الجهات المانحة الأخرى، وعندما يوقّع المرسل رسالته بشكل شخصي فهذا يظهر مدى اهتمامه وتقديره للجهة المانحة.

عدم نسيان ذكر بعض التفاصيل:

وهذه التفاصيل التي يجب أن يذكرها المرسل هي التفاصيل التي تختّص بمشروعه أو برنامجه؛ فالجهات المانحة تحب أن تتعرّف على المشاريع والبرامج التي تقدّم الدّعم لها، لذلك يجب على المرسل أن يركّز على هذا الأمر أكثر من ذكره الأثر الإيجابي الذي طرأ على مشروعه من قبل الجهة المانحة.

إرفاق دعوة مع رسال الشكر:

هذه الخطوة مهمّة جدّاً ومن الممكن أن يحصل المرسل من خلالها على دعم آخر، فيجب على المرسل أن يرفق مع رسالته دعوة للجهة المانحة مثل أن يدعوه لتوقيع عريضة ما أو حضور فعاليّة لمؤسّسته؛ فهذا الأمر يجعل الجهة المانحة تشعر بتقدير دعمها المقّدم وتجعلها تشعر أيضاً أن هذا الشخص يسعى للمزيد.

إرفاق صورة تعبّر عن أحد النجاحات:

هذه الخطوة تضفي اللطف في الخطاب وتخفّف من جمود ورسميّة رسالة الشكر، فيقوم المرسل بإرفاق صورة تعبّر عن نجاح مشروع من مشاريعه خاصّةً إذا كان هذا المشروع هو المدعوم من الجهة المانحة، فيقوم بإرفاق صورة لأشخاص أو أحداث تطوعيّة أو فعاليّات ناجحة.

إرسال رسالة مصوّرة:

وهذه الطريقة تعتبر فعلياً  أكثر تأثيراً من الرسالة المكتوبة؛ لأنّ الكثير من المشاعر من الممكن أن تختفي في الكتابة وبين السطور، لذلك لا مانع من تسجيل فيديو عبر الهاتف الذكي لشخص يذكر عبارات شكر نابعة من القلب وموجهّة للجهة المانحة.

وأخيراً هذه الخطوات ستضمن للشخص المرسل دعم قضيّته، وتمكّنه من الحصول على الدعم مرة أخرى وأيضاً تساعده في المساهمة في نشر صورة ودعاية إيجابية عن برامجه ومشاريعه.