الكتابة من الفنون الأدبية المهمة، حيث انتشرت بشكل واسع في القرن العشرين بحسب الحاجة إليها، وتعددت أنواع الكتابة بحسب الهدف والغرض الأساسي منها، فمنها كان أدبي ومنها إبداعي ومنها وظيفي، أما الكتابة الوظيفية فالهدف منها توصيل معلومات بشكل مختصر بدون استخدام أية رموز أو عواطف شخصية أو زخرفة لفظية، فلغتها جداً مختصرة ومحددة.
أهم أنواع الكتابة الوظيفية:
1- التقرير:
وهو نوع من الكتابة يستخدم اللغة الدقيقة والواضحة لنقل معلومات عن شخص أو موضوع أو حالة أو ما شابه، ويجب ان تكون المعلومات سليمة وصحيحة.
2- السيرة الذاتية:
ومن المعروف بأن السيرة الذاتية تستخدم للتقديم إلى وظيفة، فهي تعريف جداً مختصر عن الشخص المتقدم للوظيفة، حيث تتكون من صفحتين أو أكثر يشمل فيها المتقدم معلوماته الشخصية، خبراته في العمل، الدورات التدريبية التي يمتلك شهادات فيها وتعليمه ومواهبة، وهذه المعلومات تكون بشكل مختصر ويجب أن تكون صحيحة؛ لأنه سيتم التأكد منها لاحقاً، وهناك نوعين للسيرة الذاتية: منها المفصلة ومنها الملخصة وهذا بالاعتماد على الجهة المراد التقديم لها.
3- التلخيص:
وهو عبارة عن تقديم مضمون لموضوع ما باستخدام أقل الكلمات، بعد جمع المعلومات؛ ممّا يوفر الوقت والجهد، والتلخيص يتضمن مقدمة تتحدث عن الموضوع، ومن ثم الفقرات ومن ثم الخاتمة التي تتحدث عن النتيجة التي توصل إليها الكاتب، والتلخيص يجب مراجعته والتركيز عليه بشدّة، وكتابة الملخصات تحتاج إلى تدريب لمعرفة جمع المعلومات باستخدام الكلمات الأساسية أو المفتاحية.
الرسائل الإدارية:
وهي الرسائل المستخدمة في سياق العمل والتي ترسل إلى الجهات المختصة، سواء كانت خاصّة أو حكومية، فهي ترسل إلى المسؤول المباشر على سبيل المثال: رسائل المعاملات التجارية أو الصناعية أو الوظيفية، أو رسائل الاستفسارات أو الطلب أو الرد على الطلب وأيضاً رسائل الترقية وما شابه، ومن أهداف استخدامه توصيل إشعارات إلى الموظفين مثل الإعلام بعقد اجتماع، توجيه إنذارات إلى الموظفين إما للفصل أو للترقية، العرض إما عرض المناقصات أو عرض سلع وبضائع لدى جهات حكومية، كتابة الشكوى أيضاً، طلب الزيارة إلى مكان ما، ويجب أن تحتوي هذه الرسائل على عناصر مهمة مثل: البسملة واسم المرسل مع لقبه، عبارة تحية، المحتوى والخاتمة مع توقيع المرسل، وأهمية هذا النوع من الرسائل تكمن في أنها شكل من أشكال التواصل بين المؤسسات، وتوجيه الإنذارات للعاملين، وهي تساهم في ضبط العمل وتطويره، ويتم تسجيل هذه الرسائل بحيث يتم الرجوع لها في أي وقت.
