علاقة مسؤولي العلاقات العامة بالإعلاميين في المؤتمرات:
يُعد من الضروري أن يهتم مسؤولي العلاقات العامة في أي منظمة بوسائل الإعلام وممثليهم في الأوقات العادية؛ لأن هم وسيلتهم في الوصول إلى الجماهير من خلال وسائل الإعلام المقروءة، المسموعة والمرئية، وفي المؤتمرات والمعارض يزداد حرص مسؤولي العلاقات العامة بممثلي وسائل الإعلام؛ لأن مصلحة المنظمة وهدفها هو الوصول إلى الرأي العام أو الجماهير من خلال هذا الحدث، وبناءً على ذلك يجب إخبارهم بمواعيد المؤتمر قبل انعقادها بوقت كافٍ وإمدادهم بمعلومات أولية عن أسباب تنظيم هذا المؤتمر والأهداف المرجوة منها.
أما في أثناء انعقاد المؤتمر أو المعرض فينبغي ترقب وصولهم وتخصيص من يصطحبهم إلى مكان جلوسهم في قاعة المؤتمر، وتسهيل عملهم وتوفير احتياجاتهم الفنية من المعلومات ومصادر كهرباء وأوراق وخطوط تلفونية، كما ويجب الحرص على تسليم مندوب لكل وجهة إعلامية مطبوعة من توصيات المؤتمر، وتسهيل اللقاءات الإذاعية والتلفزيونية مع المسؤولين وكبار الشخصيات المشاركة في الحدث.
ويمكن تحديد مهام ووظائف العلاقات العامة في مجال إدارة المؤتمرات في إعداد خطة التغطية الإعلامية للحدث، وإعلان مسؤولي الإعلام بموعد ومكان انعقاد المؤتمر، وإمدادهم بنبذة مختصرة حول هدفه وأهم الأعضاء المشاركين، إعداد وتأهيل أعضاء اللجنة الإعلامية للمؤتمر، نقل المشاركين بالمؤتمر من دولهم إلى مكان انعقاد المؤتمر، استقبال وتوديع المشاركين، إعداد دليل المؤتمر والنشرات والملصقات واللوحة الرئيسة والفرعية للمؤتمر، إعداد وتنفيذ برامج رفيهية وسياحية للمشاركين.
وفي إدارة المعارض يجب إعداد خطة التغطية الإعلامية للحدث، وإعلان مسؤولي الإعلام بموعد ومكان انعقاد المعرض وإمدادهم بنبذة مختصرة حول هدفه ومقتنياته، تسهيل نقل مقتنيات المعرض لكل عارض إلى الجناح المخصص له والمشاركة في اختيار مشروع ديكور المعرض، ويُعد دور لجنة الإعلام أثناء المؤتمرات والمعارض دور مهم فيما تضم لجان المؤتمر أو المعرض بشؤون الإعلام عن الحدث، ومتابعة الحدث إعلامياً ويكون الهدف الرئيسي لهذه اللجنة الالتزام بتنفيذ خطة التغطية الإعلامية لحدث المؤتمر أو المعرض.
ويتولى أعضاء اللجنة أعمال الخدمة الإعلامية داخل المؤتمر أو المعرض، عن طريق توفير كافة البيانات والنشرات اللازمة عن المؤتمر وأحداث جلساته، وعن فعاليات المعرض وزوّاره من كبار الشخصيات والمتخصصين والجمهور وردود أفعالهم وتسلمها للإعلاميين بالكيفية والسرعة اللازمة، كما يكون من مسؤوليات اللجنة العمل على تنظيم المؤتمرات الصحفية داخل المؤتمر، وتسهيل المقابلات مع أعضاء المؤتمر ومنظمّي المعرض والمسؤولين والشخصيات التي يرغب الإعلاميون في لقائهم.
