أسس تثبيت المقالات والمعلومات في الأرشيف الصحفي:
لا بُدَّ من التأكيد على أنه توجد مجموعة من الإجراءات المتعلقة بتثبيت المقالات والمعلومات الإعلامية في مراكز التوثيق الإعلامي و الأرشيف الصحفي، حيث تعتبر هذه الإجراءات ضرورية؛ وذلك من أجل الاحتفاظ بالمقالات والمعلومات ذات الأهمية الكبيرة والأكثر تأثير على المجتمعات الإعلامية المحلية والعالمية.
وبالتالي فلقد سعت المؤسسات الإعلامية بكافة أنواعها إلى تحديد وانتقاء المعلومات والمقالات الصحفية المهمة، والعمل على قص ما هو مفيد مستقبلاً حيال بعض المحتويات والموضوعات الإخبارية المتعددة، فقد تكون هذه المقالات تم قصها بواسطة مجموعة من الأدوات الحادة من الجرائد والصحف القديمة.
يكون من الضروري التأكيد على أنَّ عملية التثبيت المقالات والمعلومات الصحفية يجب ان تكون آنية، بحيث يعتبر التأخير أكثر المشاكل التي تعاني منها مراكز التوثيق الإعلامي والأرشيف الصحفي، بحيث تسعى عملية التأخير عن قص وتثبيت هذه المقالات إلى تأخير تقديم الخدمات للمراجعين وعملية إيصال المعلومات لهم، وبالتالي فإن عملية التثبيت تكون عبارة عن قصاصات متوسطة الحجم تم أخذها من الجرائد والصحف والمجلات.
وعليه فإنه إدارة التوثيق الإعلامي والأرشيف الصحفي تسعى إلى اختيار شخص تكون مهمته ومسؤوليته الإشراف على عمليات التثبيت والقص للمقالات الصحفية بكافة أنواعها، بحيث يتم تخصيص مجموعة من النسخ للمقال الواحد في أكثر من صحيفة، بالإضافة إلى تحديد أهمية الموضوعات الصحفية التي تشتمل عليها القصاصات، بحيث قد تشتمل القصاصة الواحدة على أكثر من موضوع، بحيث يتم تبويبها وتصنيفها ضمن الموضوعات المتعددة.
كما يجب أن يقوم الشخص المسؤول عن القص والتثبيت للمقالات الصحفية بتناول كافة الصحف والجرائد بعناية فائقة، بالإضافة إلى ضرورة حفظ القصاصات التي يتم اخذها من صحيفة معينة في مكان واحد مع أهمية الابتعاد عن خلطها ودمجها مع القصاصات التي تم أخذها من الصحف والمجلات الأخرى، بحيث يتم وضع مجموعة من المعلومات الرئيسية على جانب القصاصة الصحفية ومن أهم هذه المعلومات:
- التاريخ التي تم نشر القصاصة فيه.
- لا بُدَّ من ذكر عدد الصحفية أو المجلة.
- لا بُدَّ من وضع بعض الملاحظات على القصاصة.
- لا بُدَّ من وضع ورقة بيضاء تحتها؛ وذلك من أجل تسهيل عملية حفظها.
