يهمنا هنا معرفة طريقة إصدار الحجوزات المبدئية والغير مضمونة في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة التعامل معها وطريقة العمل بها في الفنادق.
إجراءات إصدار الحجوزات المبدئية غير المضمونة في الفنادق
- عندما يقوم الضيف أو السائح بطريقة الحجز من خلال إدارة الفندق فأنه يجب على مسؤول الحجز أن يقوم بتبليغ الضيف الذي يقوم بالحجز عن مدة الحجز المتوفرة له وكذلك إخباره عن فترة الحجز المتوفرة له ويجب أن تكون مناسبة له تبعاً لقوانين إدارة الفندق، كما يجب على موظف الحجز أن يقوم بالشرح للضيف أو السائح عن كافة قوانين الحجز الذي يجب عليه تطبيقه عند الموافقة على كافة القوانين وحجز له غرفة داخل الفندق.
- يجب على موظفين حجز الفندق أن يقوموا بتحرير الحجز الغير مضمون والعمل عليه بشكل كامل في حالة عدم وصول الضيف أو أن تم عملية تغيير الرحلة الخاصة به تغيرت أو أن الضيف أو السائح لم يقوم بتثبيت الحجز الخاص به قبل الساعة الرابعة عصراً، حيث أن في هذه الحالة لن يقوم الموظف بترحيل الحجز إلى اليوم التالي وبهذه الطريقة سيتم إلغاء كافة الحجوزات المحددة في نفس اليوم.
- يبدأ بعدها ترحيل الحجوزات الخاصة بالضيوف والسياح التي تمت عملية إلغائها إلى اليوم التالي ويجب عليهم أن يقوموا بتثبيتها من قبل موظف الحجز نفسه مع دفع مبلغ بسيط من الحجز المثبت باسمه، حيث يتم بعدها الحجز عن طريق بطاقة الائتمان الخاصة بالضيف أو السائح وبعدها يتم تسجيل الغرفة باسمه وتسجيل وقت وصوله إليها للاحتفاظ بكافة المعلومات عند الرجوع إليها أثناء مغادرته لها وتسليمها لقسم المكاتب الأمامية.
- عندما يقوم الضيف بالحجز المضمون فأنه يجب على الموظف أن يطلب منه أن يقوم بإيداع مبلغ الحجز قبل عملية تبعاً لقوانين إدارة الفندق مع إعطائه وقت محدد له وبعد ذلك سيتم إلغاء حجزه، كما يجب أن يقوم الموظف بتسجيل كافة معلومات الحجز المتفق عليها بين إدارة الفندق والضيف مع ضرورة التأكيد على الضيف على إضافة أي معلومات خاصة به مع تكرار حفظ المعلومات لضمان الدقة في العمل.
وفي النهاية يجب معرفة طريقة إصدار الحجوزات المبدئية والغير مضمونة في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة التعامل معها وطريقة العمل بها في الفنادق.
