يهمنا هنا معرفة كافة إجراءات الاجتماع الصباحي في المكاتب الأمامية بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة أهم القوانين والتعليمات الواجب تقديمها من قبل مشرفين المكاتب الأمامية لمدير الفندق أثناء الاجتماع.
إجراءات الاجتماع الصباحي في المكاتب الأمامية
- يجب على موظفين المكاتب الأمامية إقامة اجتماعات يومية بشكل دوري وهذه الاجتماعات تعمل على إقامة عملهم بشكل يومي؛ وذلك لتكون عملية تشغيل عملهم سلسلة وسهلة وبهذه الطريقة لا يحتاجون إلى الوقت الطويل في عملهم ويكون الجهد قليل في حالة كان كافة الموظفين يقومون بعملهم بالشكل الصحيح، كما تعتبر الاجتماعات الصباحية للمكاتب الأمامية جزء أساسي من قسم الاستقبال؛ وذلك لما فيه من علاقات كبيرة بينهما مع إجراء الاتصالات بينهما لمعرفة عدد الغرف وحجم الفندق والأماكن العامة والمرافق الخاصة بالفندق.
- بعد ذلك يجب على كافة الموظفين الاستعداد للاجتماع وكتابة ما يتم قوله على دفتر خارجي لقوله لمدير الفندق ويجب على مشرف المكاتب الأمامية أن يقرأ سجل الليلي للمكاتب الأمامية لمعرفة ما يتم تحضيره وقوله في الاجتماع بالطريقة الصحيحة، كما يجب على الموظفين أن يتم تدوين ما يريد قوله في الاجتماع مع شرح بشكل مفصل عن طريقة إغلاق كافة الغرف في الليل ومعرفة إيرادات الغرف ومتوسط معدل الرف الموجود في الفندق.
- أن يشرح الموظفين عن الضيوف المتوقع قدومهم في الفندق والمغادرون أيضاً في نفس اليوم وطريقة استقبال ضيوف جدد بشكل يومي مع ضرورة مشاركة تفاصيل الضيف الذي يكون رصيده عالي في الفندق، كما يجب التركيز على تفاصيل حقائب الضيوف والحركات المتوقعة للضيوف المهمين وشرح عن كافة طلبات الضيوف وطريقة تقديمها لهم والاهتمام بالسيدات في الفندق ومعرفة التفاصيل حول خدمة الاستقبال في المطار.
- كما يجب التركيز على الغرف المعلقة التي تحتاج إلى نقل في نفس اليوم والفواتير التي تكون على قيد الانتظار ويجب على الموظفين أن يقدموا إشغال الفندق لأسبوع ومعرفة القضايا الغير محلولة في الفندق ويجب أن يكون لدى كافة الموظفين معرفة تامة عن المسائل اليومية التي تحدث في الفندق، كما يجب على مدير الفندق أن يذكر بالقوانين في الفندق وأن يسمح للموظفين أن يعبروا عن أنفسهم عن الإنجازات التي قاموا بها وأن لا تزيد مدة الاجتماع عن نصف ساعة مع ضرورة التوصية بأن كافة الموظفين يقفون في الاجتماع.
وفي النهاية يجب معرفة كافة إجراءات الاجتماع الصباحي في المكاتب الأمامية بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة أهم القوانين والتعليمات الواجب تقديمها من قبل مشرفين المكاتب الأمامية لمدير الفندق أثناء الاجتماع.
