يهمنا هنا معرفة كافة الإجراءات التي تقوم بها المكاتب الأمامية قبل البدء بالعمل في الفندق بالطريقة الصحيحة، كما يحب معرفة أهم التعليمات الصادرة من مدير الفندق والتي يجب تطبيقها على كافة موظفين المكاتب الأمامية.
إجراءات المكاتب الأمامية قبل البدء بالعمل في الفندق
- يجب على كافة الموظفين أن يقوموا ببصمة الدخول عند دخولهم إلى الفندق وعلى موظف البصمة أن يقوم بتسجيل كافة أسمائهم على دفتر الموظفين الخاص بهم؛ وذلك لأثبات حضورهم عند دخولهم إلى الفندق والبدء بعملهم بالطريقة الصحيحة، كما يجب على مسؤول المكاتب الأمامية أن يتابع السجل الخاص بالموظفين وقراءاته بشكل يومي لتفقد حضور كافة الموظفين ومعرفة الموظف الذي يريد مغادرة أو الذي يريد أن يأخذ إجازة وكذلك يجب معرفته بالضيف الذي يتأخر عن ساعات العمل في الصباح.
- كما يجب على الموظفين أن يقوموا بالبحث عن الأحداث الغير عادية في الفندق ومتابعة عملها وحلها بالشكل المناسب لها ويجب عليهم أن يتابعوا كافة مشاكل الضيوف وطرق حلها بشكل مباشر ومعرفة كافة طلبات الضيوف المعلقة في سجلات المكاتب الأمامية، كما يجب عليهم البحث عن أي معلومة هامة تخص الضيف نفسه على أن تكون كافة المعلومات قوية، كما يجب عليهم متابعة المواقف من قبل الضيوف التي تحتاج إلى متابعة فقط مع ضرورة إرسال كافة الرسائل الخاصة المتعلقة بالضيوف والسياح بالطريقة الصحيحة.
- متابعة موظفين الشفت الصباحي في طريقة استلام العمل من الشفت الليلي مع الاطلاع على العمل الذي قام به مع ضرورة تحديث البيانات بشكل يومي والتحقق من المكالمات التي يقوم بها موظفين المكاتب الامامية بشكل يومي في الصباح بالاتصال على ضيوف الفندق وتفقدهم بالطريقة الصحيحة، كما يجب عليهم متابعة قائمة كبار الشخصيات المتواجدين في الفندق بشكل يومي والمتوقع قدومهم إلى الفندق.
- كما يستطيع موظفين المكاتب الأمامية التحقق من طاقم الطيران ومعرفة الضيوف الذين يريدون النزول إلى الفندق وتجهيز تقارير الضيوف بشكل صحيح ومعرفة الغرفة التي يريد القيام بها، كما يجب على مسؤول المكاتب الأمامية أن يتحقق بشكل يومي من وضع الفندق وإرسال تقارير عنه إلى مدير الفندق.
وفي النهاية معرفة كافة الإجراءات التي تقوم بها المكاتب الأمامية قبل البدء بالعمل في الفندق بالطريقة الصحيحة، كما يحب معرفة أهم التعليمات الصادرة من مدير الفندق والتي يجب تطبيقها على كافة موظفين المكاتب الأمامية.
