يجب على المكاتب الأمامية أن لا تقوم بتوفير غرفة شاغرة في الفندق بسبب زيادة الإيرادات المحققة للفندق والغرف الشاغرة غير مرغوبة لدى أغلب الضيوف وبالتالي فأنه لا يصبح لها أهمية وبالتالي تقوم إدارة الفندق على نقل الضيف إلى فندق آخر وفق قوانين محددة.
إجراءات نقل ضيف إلى فندق آخر
- يجب على مدير مكاتب الاستقبال ومدير الفندق والحجوزات ومدير مبيعات الفندق متابعة كافة الحجوزات للضيوف المهمين في الفندق والذين يقيمون في الفندق باستمرار؛ وذلك لحمايتهم عند قدومهم إلى الفندق وكذلك لتوفر غرف لهم في حالة لم يجد أي غرفه فارغة لهم، كما يجب عمل لهم مجموعات متكاملة مع بعضها البعض في الفندق وتجهيز لهم اجتماع من قبل مدير الفندق مع حضور مشرفين أقسام الفندق لمعرفة طريقة استقبالهم وتوفر لهم الخدمات المميزة لهم.
- كما يجب على مدير مكتب الاستقبال مراجعة الغرف المتوفرة في الفندق وعمل لهم نسبة كمعدلات محددة في الفندق مع ضرورة النظر إليها عند حجز لمجموعة كاملة من الضيوف المعروفين، كما يجب الاهتمام بكافة الضيوف الذين يتم نقلهم إلى فندق آخر وعند عمل إجراءات النقل يجب أن يكون لدى مدير الفندق ومدير المبيعات والاستقبال علم بما يقومون بعمله وعندما يعرف الضيف بأنه لا يوجد له غرفة في الفندق يجب على موظف الفندق أن يسأله في حالة أراد الذهاب إلى فندق آخر يعرفه وفي حالة لم يكن لديه أهمية يقوم الموظف حينها بحجز له أقرب فندق يعرفه.
- تبعاً لسياسات الفندق فأنها تتحمل دفع للضيف الذي لم يتوفر له غرفة تكاليف الغرفة لليلة واحدة فقط مع استطاعته أن يقوم بإجراء المكالمات الهاتفية في الفندق دون أن يترتب عليه أي ضريبة وفي حالة لم يتوفر للضيف أي وسيلة نقل فعلى الفندق أن يقوم بنقله مجاناً للفندق الآخر، كما يجب على الضيف أن يكون له علم في حالة أراد بقاءه بالفندق الآخر بأن تكاليف الفندق الذي قام بالحجز فيه فقط لليلة واحدة فقط علماً بأن سيقوم بدفع كافة الأيام التي يبقى فيها.
- يجب المحافظة على سجل الضيوف المنقولين في ملف خاص به وإضافة فيه اسم الضيف والفندق الذي انتقل إليه وموقفه عند نقله مع إضافة كافة التحديثات عليه، حيث يجب أن يسجل الضيف حينها في قائمة الضيوف المهمين مع إضافة كافة الملاحظات المنبثقة لضمان القرارات التي تصدها إدارة الفندق والإعذار المقدمة لهم.
وفي النهاية يجب معرفة كافة إجراءات نقل ضيف إلى فندق آخر بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة أهم القوانين الصادرة بحق كافة الضيوف وطريقة الاهتمام بها.
