يهمنا هنا معرفة أهم المعلومات اللازمة لترويج المؤتمرات والحفلات الخاصة بالفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة إتباع قوانينها لسهولة اتخاذ القرارات الخاصة بالمؤتمرات والحفلات المرتبطة بالفنادق.
المعلومات اللازمة لترويج المؤتمرات والحفلات الخاصة بالفنادق
- معرفة عدد المساحات المتوفرة داخل الفنادق ومعرفة حجم كافة قاعات الاجتماعات والحفلات الموجودة في الفندق، حيث أن هذه المعلومات تساعد مخططين الفندق على الاهتمام باختيار نوعية ترتيب المقاعد والموائد بعد عملية اختيار القاعة المناسبة حسب نوع الحفلة المراد إقامتها في الفندق وكذلك حسب عدد الضيوف والسياح المحددين للحفلة أو لحضور مؤتمر محدد في الفندق.
- معرفة كافة الغرف المتاحة والفارغة في الفندق مع معرفة كافة أسعارها ويجب تحديد كافة أسعار الغرف الفردية والغرف المزدوجة والغرف ذات الأجنحة العادية ومعرفة عدد أجنحة الغرف النصف مميزة مع معرفة عدد الأجنحة المميزة بشكل كامل في الفنادق، كما يجب التركيز على كافة المساحات المتوفرة في الفندق لإقامة المعارض والتسهيلات الخاصة بإدارة الفندق والتي من خلالها يستطيع الفندق أن يقدم أيدي عاملة لهم خبرة عالية في الكهرباء.
- كما يجب التركيز على أماكن الوصلات الكهربائية والمائية داخل صالات الحفلات والمؤتمرات بشكل يومي وتحديد كافة الأماكن والأحجام التي يستطيع الضيف أو السائح أن يضع كافة احتياجاته فيه، كما يجب معرفة طريقة إدارة التكييف الخاص بتلك المؤتمرات وصالات الحفلات بالطريقة الصحيحة.
- الاهتمام بمساحة المصاعد المخصصة لهم وقدرتها بنقل كافة الآلات والمعدات التي تستعمل في العرض داخل المناطق المخصصة لعرضها وتحديد مكان لدخول وخروج تلك المعدات داخل الفندق مع ضرورة تحديد سعر إيجار كل من صالات الحفلات والمؤتمرات من قبل إدارة الفندق، كما يجب على موظفين الفندق داخل تلك الأقسام تقديم كافة الخدمات المختلفة المتوفرة في الفندق مع معرفة الإمكانيات التي تقدمها وأسعارها المخصصة لهم.
- يجب كتابة قائمة كاملة التي من خلالها نستطيع معرفة كافة المؤتمرات التي يتم انعقادها في نفس اليوم داخل الفندق ومعرفة كافة أنواع المؤتمرات التي يطلب مدير الفندق عملها داخل الفندق، كما يجب معرفة كافة أنواع الحفلات التي من الممكن أن تقام في صاله الفندق.
وفي النهاية يجب معرفة كافة المعلومات اللازمة لترويج المؤتمرات والحفلات الخاصة بالفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة إتباع كافة الشروط الخاصة بها بالطريقة الصحيحة.
