يهمنا هنا معرفة كافة تعليمات استعمال الفاتورة القياسية لمكتب الاستقبال بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة إتباع كافة هذه التعليمات بالشكل الصحيح ومعرفة أهم ما يميزها عن غيرها.
تعليمات استعمال الفاتورة القياسية لمكتب الاستقبال
- يتم استعمال كافة تعليمات الفاتورة القياسية أو استعمال عمليات الدفع الخاصة بها لغاية عرض طريقة الحجز لكافة موظفين مكاتب الاستقبال والأمامية وموظفين أمناء الصناديق عن طريق الفاتورة الخاصة بهم، حيث لأي موظف في الفندق وكل قسم تابع له فأنه يوجد العديد من القوانين التي يجب الالتزام بها بشكل كامل وهذه الطريقة ستساعد موظفين مكاتب الاستقبال بشكل خاص على عمل مساواة صحيحة لكافة الضيوف عن دخولهم وخروجهم من الفندق.
- كما يجب أن يتوفر في المكاتب الأمامية أجهزة خاصة بكافة الفواتير المتعلقة بالضيوف والسياح والموظفين وتتم عملية تحديثها بشكل تلقائي عن طريق الأجهزة نفسها في حالة لزم تعديل على أي فاتورة مسجلة على النظام الخاص به، حيث تتم طباعتها بشكل فوري وعملها على شكل مستند ثابت في حالة كانت الفاتورة لضيف أو سائح مع إتباع كافة تعليمات الفواتير الداخلية.
- عند القيام بعملية الدفع فأنه يجب تحديث المعلومات بشكل تلقائي لتثبيت الحجز بشكل صحيح ومن المعروف فأنه لا يمكن تثبيت عملية الحجز إلا بواسطة بطاقة الائتمان الخاصة بكل ضيف أو سائح في أي فندق، ففي حالة لم يتوفر مع الضيف بطاقة ائتمان فأن عملية الحجز له ستتغير إلى حجز مبدئي لحين دفع المبلغ بشكل كامل وحينها سيتم تثبيت الفاتورة له.
- يجب عمل نماذج قياسية خاصة بالفواتير التابعة لأي موظف أو سائح أو ضيف يقيم في الفندق وعند تجهيزها يجب إعطاء علم لدى مدير الفندق بأن كافة النماذج أصبحت جاهزة لعملها، كما يجب العمل على تحديدها بدقة من قبل المكاتب الأمامية حتى يتم الالتزام بها بشكل كامل ودون تجاوز إي قرار منها في كافة الفنادق مع طباعتها لسهولة الوصول من خلالها لأي موظف أو ضيف.
وفي النهاية فأنه من الضروري إتباع كافة تعليمات استعمال الفاتورة القياسية لمكتب الاستقبال بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة أهم القوانين التي يجب الالتزام بها لتطبيق كافة ما يتبعها عن طريق موظفين المكاتب الأمامية.
