يهمنا هنا معرفة طريقة تنظيم الورديات بإدارة التدبير الفندقي بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة تقسم كل وردية في الفندق حتى نستطيع معرفة كل عمل خاص بها بالشكل المناسب لها.
تنظيم الورديات بإدارة التدبير الفندقي
من خصائص عمل الفندق هو العمل على مدار السنة مما يتطلب توفر عاملين في التدبير الفندقي وبالفندق نفسه على مدار الساعة لذلك فأن العمل والعاملين بالتدبير الفندقي يتم تقسيمهم على ثلاثة ورديات وهما: الوردية الصباحية التي تبدأ من الساعة السابعة صباحاً وتنتهي الساعة الرابعة مساءاً والوردية المسائية التي تبدأ من الساعة الثالثة بعد الظهر وتنتهي الساعة الثانية عشر ليلاً ويقل عدد العاملين بها عن الوردية الصباحية، كما يوجد الوردية الليلية التي تبدأ من الساعة الحادية عشرة مساءاً وحتى الساعة السابعة من صباح اليوم التالي.
وهناك ساعة بين الوردية الصباحية والمسائية تتقابل فيها الورديات؛ وذلك لتسليم العهدة وتبادل المعلومات الخاصة بالعمل مثل: الشخصيات الهامة، المرضى والمسنين، وجود غرف غير صالحة للسكن، التغيرات التي تحدث في أمتعة الضيوف، الضيوف القادمون بدون أمتعة، مواعيد الوصول أو المغادرة للأفراج أو المجموعات، طلبات الضيوف الإضافية، حيث نعمل بعدها جدول خاص للعمل ونوزع العاملين عليها مع ضرورة مراعاة تحديد الوظائف بإدارة التدبير الفندقي والعدد المطلوب لكل وظيفة وعدد ساعات العمل بكل ورديه.
بالإضافة إلى ذلك نركز على عدد العاملين بإدارة التدبير الفندقي والعدد المطلوب لكل ورديه ونسبة الإشغال بالفندق ويوم إجازة الأسبوعي للعاملين بعدها يتم إعداد الجداول بناء على البيانات السابقة لدينا، ثم نبدأ بعملية توزيعه على العاملين وهذه الجداول تساعد إدارة التدبير الفندقي في توزيع وتنظيم العمل وتعتبر أداة مراقبة للعاملين على مدى التزامهم بساعات العمل والجداول لا تكون ثابتة بل أنها قابلة للتغيير نظراً للتغيرات في نسب الإشغال بالفندق والإجازات السنوية للعاملين.
وفي بداية كل وردية نقوم بتسليم مفاتيح غرف الأدوار إلى منظفو الغرف مقابل التوقيع بالاستلام عند استلام المفتاح وإرجاع المفتاح وباستخدام المفتاح العمومي يمكن لرئيس قسم التدبير الفندقي فتح جميع غرف الفندق للإشراف عليها أو في حالة الطوارئ، حيث أن مفتاح الغرف العمومي هو عهدة رئيس قسم التدبير الفندقي.
