لفريق المكاتب الأمامية دور مهم جداً في عملية تسويق الفنادق والمكاتب الأمامية تعمل بشكل أولي في الفندق ويقوم الموظفين بالتفاعل الكامل مع السياح لتسجيل إقامتهم داخل الفندق، وبالرغم من أن موظفين المكاتب الأمامية لهم الدور الأكبر في نجاح وإقامة الفندق من خلال الانطباعات السليمة لديهم فأنهم هم اللاعبون الأساسين في عمل الفندق ونجاحه.
دور المكاتب الأمامية في تسويق الفنادق
- القيام بعمل تخطيط مسبق لكافة السياح الذين يريدون الحجز في الفندق مع مراجعة كافة الطلبات الموجودة لديه في القسم وحجز كافة الغرف بشكل صحيح.
- عمل فترة تدريبية في بداية كل شهر لكافة الزملاء الذين يعملون في المكاتب الأمامية وتدريبهم على المراجعات التي تمت عملية حجزها للسياح القادمين للفندق مع البحث على بعض الأسماء المعروفة فيما بينهم حتى يتم استقبالهم بشكل يليق بهم.
- قيامهم بمراجعة كافة الأحداث الحاصلة في الفندق بشكل يومي وهذه الطريقة تعطي انطباعاً إيجابياً للقسم نفسه وتوفر عليهم الوقت والجهد عند عقد اجتماع للمكاتب الأمامية.
- يجب استقبال كافة السياح بطريقة تليق بهم والرد عليهم بعدة جمل مرتبة مثلاً: مساء الخير، كيف يمكنني مساعدتك، مرحباً بك في الفندق وهكذا ليشعر السائح بأنه في مكان مميز ومرموق.
- يسأل بعض الموظفين السياح عند هويتهم وطلبها منهم بشكل هادئ حتى لا يشعرون بالضجر مع ظهور ابتسامة لهم عند طلبها.
- الرد على كافة السياح الذين يمدحون القسم الأمامي في الفندق كقول لهم أنت مرحب بك في الفندق وليس قول لهم لا توجد مشكلة.
- قيام الموظفين بتدريب السياح على خدمة الجرس الموجودة داخل الغرف التي قاموا بحجزها في حالة يريدون طلب خدمة مستعجلة فيقوم بعض الموظفين بالرد عليهم بشكل كامل وتلبية الخدمة لهم بالطريقة الصحيحة.
- يجب أن يملكون موظفين المكاتب الأمامية كافة الخبرات المخصصة لهم في حالة حدث ضرف طارئ لبعض السياح وطريقة التعامل معه بشكل فوري دون شعور السائح بالخوف.
- تشجيع كافة الموظفين على طريقة استقبال السياح وكذلك الحيوانات الأليفة التي تأتي معهم ووضعها في المكان المخصص لها.
- ضرورة سأل السياح بمكان الغرفة التي يريدون الجلوس فيها فبعض السياح يحبون الغرف التي تكون في آخر الممر لعدم إزعاجهم وبعضهم الآخر يحبون الغرف التي تكون عند الممر لسهولة خروجهم منه وكذلك الراحة لهم.
