لموظفي المكاتب الأمامية دور كبير ومهم في طريقة تسويق الفنادق بالطريقة الصحيحة له، كما يجب على الموظفين أن يعملوا بانطباع واحد وفريق واحد مع ضرورة الاهتمام بكافة الضيوف والسياح الذين يساهمون في عملية تسويق الفنادق للأصدقاء والأقارب.
دور موظفين المكاتب الأمامية في الفنادق
في البداية تكون أهمية دور المكاتب الأمامية بموظفين الفندق نفسهم فهم المسؤولين عن كافة الأعمال التي تحدث داخل الفندق وخارجه ويجب أن تكون كافة الأعمال التي يقوموا بها متتابعة دون عملية تركها دون عمل مع ضرورة إتباع كافة التعليمات الخاصة بها، كما يجب على موظفين المكاتب الأمامية أن يقوموا بتجهيز أنفسهم للعمل قبل البدء بتسليم مواعيد الحجوزات لكافة السياح والضيوف الذين يردون القيام في الفندق لمدة طويلة مع ضرورة مراجعة كافة قوائم حجز الغرف المتواجدة في قسم الاستقبال وأن يقوم الموظف بالبحث عن الأسماء التي يعرفها حتى يقوم بتثبيت الحجز لهم بشكل مباشر والاتصال عليهم وأخبارهم.
كما يجب أن يقوم موظفين المكاتب الأمامية بمراجعة الأحداث التي تجري لديهم كل يوم وتسجيلها بشكل مباشر حتى يراها المشرف عن هذا القسم وعند وصول الضيوف أو السياح الذي لهم حجز مسبق يجب أن يتأكد الموظفين من أن أعدادهم كاملة مع ترحيبهم بالطريقة المناسبة لهم وقول لهم كلمات ملائمة للرد عليهم، كما يمكن لموظفين المكاتب الأمامية أن يطلب من السياح والضيوف هويتهم بطريقة مناسبة حتى يتأكد من أن الحجز على اسمه ولا يوجد أي خطأ بالمعلومات التي قدمها وبالغرفة التي اختارها له.
بالإضافة إلى ذلك يجب أن يكون لدى كافة الموظفين المعلومات الكاملة والصحيحة ومعرفتهم بأهم الاحتياجات الأساسية التي يطلبها الضيوف والسياح منه ويجب أن يكون هذا القسم مرتب بأهميته وتعليماته الواجب القيام بها بالشكل الصحيح، كما يجب أن يكون لديه طاقة إيجابية باستقبال أي ضيف بأحسن معاملة وترحيب ما معه بالطريقة المناسبة والتركيز على الضيف بسألة عن موقع اختيار الغرفة له وبالجناح الذي يريده داخل الفندق حتى يشعر بالراحة الكاملة.
وفي النهاية فأنه من الضرورة معرفة دور موظفين المكاتب الأمامية في طريقة الاهتمام بالفنادق من الضيوف والسياح المقيمين فيه وبأن تكون الطريقة المختارة له مميزة ومختلفة عن الفنادق الأخرى، كما يجب أن يقوم بهذا العمل موظفين المكاتب الأمامية أنفسهم والاهتمام بكافة الأعمال الموكلة لهم.
