يهمنا هنا معرفة طريقة التحكم في مفاتيح غرف الضيوف في المكاتب الأمامية بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة الاهتمام بمفتاح كل ضيف وطريقة إعطائه له عند قدومه إلى الفندق.
طريقة التحكم في مفاتيح غرف الضيوف في المكاتب الأمامية
- في البداية يجب على موظفين المكاتب الأمامية أن يهتموا بالمسؤولية الكبيرة في طريقة منح الضيوف المفاتيح الخاصة لهم ويجب أن يحافظوا على خصوصيتهم بشكل كامل وأن لا يمسوا أي غرض خاص بهم عندما إصدار مفتاح الغرفة الخاصة بهم، كما يجب على أي موظف في مكتب الاستقبال أن لا يعطي أي مفتاح أو أي رقم غرفة أو رسالة أو طرد إلى أي شخص دون التعرف على هويته في الفندق؛ وذلك للتأكد من أنه هوه الشخص نفسه.
- بشكل عام فأن أي إدارة في الفندق تستعمل للأمان ثلاثة مفاتيح وهذه المفاتيح تصنف إلى مفاتيح طوارئ ومفاتيح غرف الضيوف والمفتاح الرئيسي وهذه المفاتيح يختلف استعمالها من فندق إلى آخر، حيث أن أغلب الفنادق تستعمل هذه الطريقة؛ وذلك للمحافظة على سلامة الموظفين والضيوف في الفندق، حيث عندما يطلب الضيف من موظف المكاتب الأمامية مفتاح الغرفة الخاص به يجب عليه أن يطلب اسم العائلة الأخير ورقم الغرفة وعليه أن يتحقق من كافة معلومات الضيف التي قدها بشكل مسبق وفي حالة لم تتطابق المعلومات مع المعلومات الموجودة لدى الموظف فأن يطلب أثبات شخصية له كالهوية أو جواز سفر ورخصة قيادة أو بطاقة حكومية.
- لا يجب تسليم أي مفتاح للضيف دون مصادقة الهوية الشخصية الخاصة به وفي حالة أن الضيف لم يجهز أي صورة عن هويته فأن الموظف يقوم بإرسال الضيف إلى الغرفة الخاصة به وإكمال كافة إجراءاته فيها مع إبلاغ الضيف عما يقوم به الموظف لسلامته، وفي حالة شك الموظف في هوية الضيف فأنه يقوم بالتبليغ بشكل فوري مدير مكتب الاستقبال ليقوم بالإجراءات اللازمة له وعند الإكمال منها يقوم الموظف بإعطائه نسخة عن المفتاح مع ضرورة الاحتفاظ بها.
وفي النهاية يجب معرفة طريقة التحكم في مفاتيح غرف الضيوف في المكاتب الأمامية بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة الاهتمام بمفتاح كل ضيف وطريقة إعطائه له عند قدومه إلى الفندق.
