يهمنا هنا معرفة طريقة التعامل مع إلغاء الحجز في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة التنسيق لإلغاء الحجز ما بين الموظف داخل الفندق والسائح أو الضيف الذي يريد إلغائه مع ضرورة معرفة التعليمات الواجب إتباعها عند إلغاء الحجز.
التعامل مع إلغاء الحجز في الفنادق
تعتبر طريقة التعامل مع إلغاء الحجز في الفنادق سهلة جداً وعند قيام أحد السياح أو الضيوف بإلغاء حجز غرفة في الفندق فأن مكتب الاستقبال يوفر في نفس اللحظة حجز جديد لضيف جديد ولا يواجه أي مشكلة في إلغائها، وإنما يقوم بشكل مباشر لإعطائها لسائح أو ضيف جديد، حيث أن هذه الطريقة على الفنادق سهلة وبسيطة، ومنها تساعد مكتب الاستقبال على إعادة تجهيز الغرفة مرة أخرى وبشكل جديد وعند القيام بإلغاء غرفة من قبل أي سائح أو ضيف يجب على موظفين الاستقبال الفندقي أن يبقوا هادئين ومهذبين أمامهم ولا يظهرون ملامح غير ملائمة لهم.
الأمور الواجب إتباعها عن إلغاء الحجز المؤكد
يجب على الموظف أن يحصل على اسم السائح أو الضيف الذي يريد إلغاء الحجز وأخذ عنوانه بشكل كامل ومعرفة الغرف التي قام بحجزها بشكل مسبق ووقت وصوله إلى الفندق ومغادرته منه وطلب منه رقم الحجز الذي يكون متوفر لديه إذا وجد، كما يجب على الموظف أن يطلب رقم هاتفه للضرورة وسأله عن سبب إلغاء الحجز وهذه المعلومات تساعد موظف الاستقبال إلى الوصول إلى السجل الدقيق للسائح أو الضيف حتى يأخذ تلك المعلومات موظف الحجوزات ويقوم بإلغائها وبعد إلغاء كامل حجزه يقوم الموظف بإعطاء رقم إلغاء الحجز للضيف حتى يتبقى معه.
ويجب على الموظف بأن يبلغ الضيف والسائح بكافة تعليمات إلغاء الحجوزات المتوفرة داخل الفندق ومنها بأن الفندق سيحصل منه على رسوم إضافية بدل الحجز الذي قام بحجزه وإلغائه في نفس اليوم واخباره بالمبلغ الذي سيترتب عليه، حيث يقوم الموظف بعدها بتأكيد إلغاء الحجز مع القيام بتسجيلها في ملفه الخاص به في حين ارد الرجوع إلى نفس الفندق وطلب غير الغرفة التي قام بحجزها بشكل مسبق وهذه المعلومات جميعها يجب أن تبقى محفوظة في ملفه الخاص به.
وفي النهاية قمنا بالتعرف على طريقة التعامل مع إلغاء الحجز في الفنادق لأي موظف أو سائح يقيم في الفندق نفسه وعلماً بأن حجزه يكون له مدة طويلة ومن الصعب إلغاء حجزه بسهولة وكذلك قمنا بمعرفة كافة الأمور الواجب إتباعها لحل مشكلة إلغاء الحجز في الفنادق.
