تعمل المكاتب الأمامية مع كافة أقسام الفندق وكل فندق تكون طريقة عمله خاصة ما بينه وبين كافة المكاتب الأمامية، حيث تعتبر المكاتب الأمامية جهة الاتصال الأساسية لكافة الأقسام ومن الضروري التواصل معها باستمرار لمعرفة العمل من خلالها بسهولة ودون وجود أي مشكلة داخل الفندق.
طريقة التنسيق بين المكاتب الأمامية وبين التسويق والإدارات الأخرى
في البداية تكون طريقة تنسيق المكاتب الأمامية مع قسم التسويق مهمة جداً فالمكاتب الأمامية تقدم لهم كافة المعلومات الأساسية عن الضيوف والسياح المقيمين داخل الفندق كتاريخ قدومهم إلى الفندق وكافة التفاصيل الموجودة لديهم وعلى أن تكون المعلومات المعطاءة صحيحة دون وجود إي خطأ فيها، حيث أن المعلومات التي تمت عملية جمعها منه فأنها تستند إلى البريد الإلكتروني الخاص بكل ضيف وسائح وكذلك لاحتياجاتهم الخاصة وغرف النوم الخاصة بها والشركات المتعاونة معهم داخل الفندق، وبشكل عام فأن سجل الضيوف والسياح مهم جداً ويعتبر مورد أساسي لعملية التسويق والمبيعات داخل الفندق وكذلك معرفة المبالغ الموجود لديهم حتى نستطيع عرض عليهم الشيء المناسب لهم.
وبشكل عام فأن المكاتب الأمامية تحتفظ بسجل كافة الضيوف والسياح المقيمين داخل الفندق الخاص به والذي من خلاله يتك تقديم حملات تسويقية وترويجية مكثفة وكبيرة جداً وعمل بطاقات خاصة بهم مع تحديد الجهة الإعلانية والتي تخص الضيوف والسياح بشكل خاص بهم، حيث يستطيع موظف المكاتب الأمامية أن يتصل بالضيوف أو السائح عن طريق لوحة المفاتيح الموجودة لديه في المكتب واخباره عن الخدمات والعروض المتوفرة له حتى يستطيع حجزها في أسرع وقت ممكن واخباره بعدد الشواغر المتواجدة لديه حتى يكون لديه علم بكافة الخدمات المقدمة لهم.
ويجب على أقسام التسويق والمبيعات أن يقوموا بترحيل كافة الرسائل الخاصة بالضيوف والسياح إلى المكاتب الأمامية عن طريق لوحة المفاتيح الموجودة لديهم وأن تكون كافة الرسائل صحيحة وتمت عملية ترحيلها بدقة وإتقان، كما يجب القول للمدير المسؤول عن المكاتب الأمامية عن كافة أوضاع عمل الموظفين وطريقة توزيعها ما بين كل موظف وآخر وفي حين تم تعيين موظفين جدد يتم تدريبهم من قبل الموظفين المهرة وأخبارهم بكافة القوانين الخاصة بالمكاتب الأمامية بالطرقة الصحيحة.
