بشكل عام فأن كافة موظفين المكاتب الأمامية يتعاملون مع كافة موظفين الأقسام الأخرى بما في ذلك موظفين المبيعات وموظفين قسم الإشراف الداخلي في الفنادق وكذلك كافة الإدارات التابعة للفندق نفسه.
طريقة التنسيق بين المكاتب الأمامية وقسم المبيعات
- ترتبط المكاتب الأمامية بقسم المبيعات بطريقة تخزين كافة معلومات الضيوف والسياح وتاريخ وصولهم إلى الفندق والتفاصيل المتعلقة بهم بشكل كامل، حيث أن كافة هذه المعلومات ترتبط على الرمز البريدي الخاص بكل ضيف وسائح وكذلك بكثرة الزيارات التي يأتيها إلى الفندق والشركات المشتركة فيهم.
- تعتبر علاقة التنسيق ما بين المكاتب الأمامية وقسم المبيعات علاقة قوية وهذه العلاقة تعطي انطباع أولي للضيوف والسياح وعن طريق تلك العلاقة تتم عملية نقل الرسائل فيما بينهم مع ضرورة تلبية كافة طلباتهم التي يطلبوها من الفندق نفسه.
- كما يعتبر سجل الضيوف والسياح مهم جداً بالنسبة لحساب كافة المبيعات داخل الفندق وهذه المعلومات تستعمل لتطوير كافة العروض الخاصة بالفندق مع إعداد بطاقات خاصة بالضيوف والسياح أنفسهم مع ضرورة تحديد كافة الإعلانات الخاصة بهم داخل مكتب الاستقبال وهذه الإعلانات يجب على مدير الفندق العلم بها بكافة شروطها وأساسياتها.
- تهتم المكاتب الأمامية بكافة حجوزات الضيوف والسياح خاصة عند طلب ضيف أن يقيم حفلة زفاف أو تخرج داخل الفندق فيجب العلم بها بشكل كامل ليبدأ بتجهيز كافة الإجراءات اللازمة لها.
- ضرورة ترحيل كافة مبيعات الفندق على أجهزة مكتب الاستقبال بشكل كامل وسريع ودقيق لحساب كافة مبيعات الفندق وهذه المبيعات يتم حسابها بشكل شهري لمعرفة نسب الربح المتواجدة في الفندق، كما يجب على مدير إدارة الفندق أن يحول كافة الموظفين لقسم الاستقبال لحين الانتهاء حساب المبيعات.
- يجب على إدارة الأغذية والمشروبات المتواجدة في الفندق تقديم كافة الخدمات للضيوف والسياح داخل الفندق وعلى المكاتب الأمامية تسجيل تلك الخدمات بشكل يومي لمعرفة كافة الحسابات المتعلقة بالفندق وما يجري من تعديلات حولها.
وفي النهاية فأن المكاتب الأمامية لها أهمية كبيرة في الفندق وخاصة عند عملية ربطها مع الأقسام الأخرى وهذه الأقسام يجب أن تكون لها علاقة كبيرة فيها لمعرفة تخصيص تلك العلاقات مع بعضها البعض ومعرفة نتائجها.
