أهمية قسم الاستقبال في إدارة التدبير الفندقي

يهمنا هنا معرفة علاقة إدارة التدبير الفندقي بأقسام الفندق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة علاقتها بكافة الأقسام المتعلقة بالأجزاء الأمامية حتى نستطيع تقسيم الأعمال على كل قسم بالشكل الصحيح.

علاقة إدارة التدبير الفندقي بقسم المكاتب الأمامية (الاستقبال)

يقوم بقسم المكاتب الأمامية بإعداد قوائم لحركة الأشغال الأسبوعية المتوقعة للفندق مما يمكن قسم التدبير الفندقي من معرفة حجم الغرف المطلوب تنظيفها خلال الأسبوع وتوزيع ورديات العمل تبعاً لظروف وضغط العمل، كما نعمل على تحقيق التعاون العام بين هذين القسمين من خلال رفع تقرير يومي من منظفو الغرف إلى رئيس الأشراف موضحاً به الحالات المختلفة للغرف ونقوم بعمله مرتين في اليوم ويقوم مساعد رئيس قسم التدبير الفندقي بتسليمه إلى قسم الاستقبال لمراجعة حالات الغرف وتصحيح الاختلافات لضمان حسن سير العمل.

المعلومات المرسلة إلى قسم التدبير الفندقي من قسم الاستقبال

1- نسبة الأشغال اليومية

يتلقى قسم التدبير الفندقي من قسم الاستقبال بيان بنسبة الأشغال اليومية المحققة وبيان أيضاً بأرقام الغرف المطلوب تنظيفها وتعتبر بيانات قسم المكاتب الأمامية بمثابة أساس العمل اليومي لمنظفوا الغرف.

2- نسبة الأشغال المتوقعة

نسبة الإشغال المتوقعة والمرسلة من قسم المكاتب الأمامية يبنى عليها قسم التدبير الفندقي يتلقى خطة العمل الشهرية؛ وذلك لاتخاذ الإجراءات اللازمة وعمل ترتيب الإجازات السنوية والصيانة الدورية بما يتفق وحجم العمل المتوقع.

كما تعتبر جودة أداء إدارة التدبير الفندقي وقدرتها على تحقيق أهدافها يخضع لطبيعة العلاقة بين الإدارة والأقسام الأخرى بالفندق من حيث التنسيق والتعاون لتلبية متطلبات النزلاء ولتحقيق الرضا التام للضيف الذي يقيم بالفندق وتوفير له الراحة الكاملة من الخدمات الفندقية، كما أن باقي الأقسام الفندقية المتوفرة في الفندق تعتمد على كافة عمليات إدارة التدبير الفندقي في بدء عملياتها وتقديم الخدمات الخاصة بها لكل ضيف يقيم في الفندق.

ومن ناحية أخرى يجب أن نهتم بشكل كبير في طريقة التعامل مع الضيف بأن يكون الكلام الموجه له بشكل أنيق ومرتب وإعطائه الراحة الكاملة عند التحدث مع المسؤول وهذه الطريقة يجب أن تكون موجودة عند كل مشرف ومسؤول في الفندق لشعور الضيوف بالراحة الكاملة عند تواجدهم فيه مع الحفاظ عليهم عند العودة إليه مرة أخرى.