يهمنا هنا معرفة علاقة التدبير الفندقي بقسم المشتريات بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة ربط هذا القسم مع قسم المبيعات وحسابها داخل الفندق حتى نحصل على النتائج المطلوب تحقيقها في هذا القسم بالطريقة المناسبة له.
علاقة التدبير الفندقي بقسم المشتريات
- يجب على مدير قسم المشتريات توفير كافة المواد والأدوات الخاصة بهذا القسم وهذا القسم يشمل كافة مشتريات أقسام الفندق مع ضرورة تسجيل كل قسم لوحده ومعرفة المواد والأدوات المطلوبة به وحساب التكاليف اللازمة له مع ضرورة رفعها لمدير الفندق بشكل يومي لمعرفة كافة المشتريات الخاصة بإدارة الفندق وتجهيزها في أقرب وقت ممكن.
- يكون المسؤول عن كافة المشتريات مدير القسم نفسه بعد أخذ الموافقة من مدير الفندق ويقوم بإرسالها بطلب شراء إلى إدارة المشتريات مع ضرورة توضيح كل صنف لوحده والكمية التي يريد شرائها وبعد عملية رفعها يجب التواصل مع المندوب الأساسي لها لإحضارها في اليوم التالي بشكل مباشر.
- كما يكون لقسم الحسابات دور كبير فيها من خلال تواجد القائمة لديه ومعرفة حساب الكمية التي يريدها الفندق وطريقة شرائها من إدارة المشتريات حتى يتم اعتمادها على الكمبيوتر ويجب أن تطابق كافة الأصناف المتواجدة لديه حتى تتم عملية إكمالها بسهولة وفي حالة لم تتم عملية مطابقتها فأنه يكون الخطأ من إدارة المشتريات فيقوم المشرف نفسه بالاتصال عليهم وإعادة إرسال الكشوفات له للتأكد من كافة الكميات.
- يجب على قسم الحسابات أن يتأكد من كافة الفواتير المتواجدة لديه والتي تكون خاصة بكل قسم في الفنادق ومتابعتها بشكل يومي حتى إذا وجد نقص في أي قسم فعليه رفعه بشكل مباشر وإحضاره في نفس اليوم في حالة كان تواجده ضروري في الفندق.
- ومن خلال حساب كافة المشتريات الخاصة بالفندق يستطيع المشرف المسؤول عن قسم الحسابات أن يحدد كافة رواتب الموظفين في الفندق ومعرفة طريقة تصنيفها حسب كل قسم وكذلك حسب المهارات والخبرات التي يمتلكها كل موظف داخل الفندق.
وفي النهاية فأن تواجد قسم المشتريات داخل الفندق مهم جداً وضروري عملية ربطه مع قسم الحسابات حتى تتم كافة العمليات من خلاله بسهوله وهذه الطريقة تسهل أجراء كافة عمليات الشراء بسهولة.
