يهمنا هنا معرفة قائمة المهام اليومية لمساعد مكتب الاستقبال في الفندق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة تقسيم مواعيده الخاصة به حتى تتم كافة أعماله بالشكل الصحيح وبالطريقة المناسبة للمساعد نفسه وللموظفين داخل هذا القسم.
قائمة المهام اليومية لمساعد مكتب الاستقبال في الفندق
في البداية يجب أن تكون القائمة مقسمة إلى قسمين قسم للوقت الذي يقوم بتحديده وقسم للعمل الذي يقوم به في تلك الوقت المحدد له حتى يستطيع إدارة وقته بشكل كامل وفي يوم واحد أيضاً، حيث أن في البداية يقوم بوضع وقت له من الساعة 1 إلى الساعة 2 لحضور اجتماع خاص بمكتب الاستقبال في الفندق وتكون طريقة تسليم الاجتماع من الشفت الصباحي ومساعد مدير الاستقبال يجب أن يقوم في هذا الوقت بعد النقود المتواجدة داخل الفندق في حالة لم يتم إيداع فيهم لإدارة الفندق نفسه ومن الساعة 12 إلى الساعة 4 يقوم بمراجعة كافة التقارير المتواجدة لديه ومتابعة قسم النظافة بشكل كامل ويستطيع أن يغير ألوان الغرفة بعد مغادرة الضيف منها.
كما يقوم أيضاً بعرض كافة الرسوم المتوجهة لأي ضيف أو سائح داخل الفندق وعليه دفعها قبل خروجه من الفندق وبعد التأكد من أن الضيف قام بدفع كافة التكاليف المكلف بها فأن مساعد المكتب الأمامي يقوم بغلق حسابه وحذف ما يتعلق فيه عدا معلوماته الشخصية يتم الاحتفاظ فيها في حين أراد زيارة الفندق مرة أخرى، كما يجب أن يقوم بتحديد الغرف الفارغة في الفندق لتجهيزها لحجزها للضيوف الجدد داخل الفندق ويجب أن يتابع دخول وخروج الضيوف باستمرار.
وبعد ذلك فأنه يقضي وقت ما بين الساعة 4 إلى الساعة 4.30 بمتابعة المناوبة الصباحية والتحقق من كافة الرسائل الالكترونية بعدها يبدأ من الساعة 4.30 إلى الساعة 10 بمتابعة كافة أعمال الموظفين بشكل صحيح والتحقق من كافة مغادرات الموظفين وطبيعة العمل ومتابعة المشاكل والنواقص داخل الفندق، كما يكمل نهاية عمله من الساعة 10.30 إلى الساعة 12 بتسليم عمل المناوبة المسائية وجمع كافة المصروفات داخل الفندق مع إغلاق كافة صناديق الإيداع الخاصة بمكتب الاستقبال مع تجهيز اجتماع جديد للمناوبة المسائية وتسليمه بشكل فوري للفريق الثاني للبدء العمل عليه بالطريقة المناسبة له.
