يهمنا هنا معرفة كافة قواعد الرد على الهاتف في الفندق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة أهم التعليمات الخاصة بها حتى يلتزم بها الموظف داخل الفندق وتطبيقها بالشكل المناسب لكافة السياح والضيوف المقيمين في الفندق.
قواعد الرد على الهاتف في الفندق
- رفع سماعة التلفون عند رنة ثلاث مرات وفيه حالة عدم الرد بعد الاتصال 3 مرات فأن الضيف أو السائح يشعر بالضجر بعدم الرد على هاتفه أو لا يكون لدى الفندق عدد كافي من الموظفين للرد على الهاتف ويفكر أيضاً بأن الأسس التي يجب أن يتبعها الموظفين غير ملتزمين بها تجاه الرد عليه فهذه الطريقة غير محبب بها داخل الفندق.
- يجب تلقي تحية للضيف والسائح عند اتصاله والرد عليه بشكل مباشر؛ وذلك لأن هذه التحية تعطي السائح أو الضيف شعور بالسعادة والمحبة تجاه من قبل الموظف.
- يجب أن يعرف السائح أو الضيف باسمه عند الاتصال على الفندق وعلى الموظف أن يكرر أسمه حتى يتعود عليه ويحفظه.
- سأل الضيف أو السائح في حالة احتاج إلى خدمة أو السؤال عن شيء ما داخل الفندق.
- في بعض الأحيان يترك الموظف السائح أو الضيف على الخط لانشغاله في عمل آخر ويجب أن يستأذن منه وتحديد له المدة التي سيعود الرد عليه مرة أخرى وتشكره في الوقت الذي انتظره في المكالمة.
- بعض السياح أو الضيوف يتصل على قسم الاستقبال لتحويله إلى قسم آخر فيجب تنفيذ ما يطلبه بأقصى سرعة ممكنة وسأله عن القسم الذي يريد التحويل عليه.
- عند انهاء مكالمة السائح أو الضيف يقوم الموظف بتشكره على الاتصال وترك الحرية له بإغلاق السماعة أولاً ويستطيع الموظف أن يدون أي ملاحظة بعد الانتهاء من المكالمة ما بينه وبين السائح أو الضيف.
- يجب على الموظف أن يحصل معلومات كافية عن أي ضيف أو سائح يتصل به وتسجيلها في السجل الخاص بالضيوف حتى لا يتغلب مرة أخرى عند نزوله إلى الفندق بطلب المعلومات الخاصة به.
- يجب على الموظف أن يقوم بتدوين كافة المعلومات المتلقية من قبل الضيوف أو السياح عند عملية اتصالهم على قسم الاستقبال وتسجيل أهم ما تكرر لديهم داخل الفندق.
