يهمنا هنا معرفة مفهوم المكاتب الخلفية بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة أهميتها في كافة الفنادق بشكل خاص ومعرفة أهميتها في كل جناح داخل الغرف وطريقة العمل عليها بالشكل الصحيح.
مفهوم المكاتب الخلفية
هي أجزاء من الفندق نفسه والتي تحتوي على طاقم كامل من موظفين إدارة الفندق نفسها وكذلك يوجد لها دعم من قبل الضيوف والسياح أنفسهم وتضم كل ما يتعلق بالتسويات، وعملية ترخيص الفندق نفسه والسجلات الخاصة بالموظفين ومدير الفندق والضيوف والسياح.
وهي أيضًا، تحتوي على معلومات كبيرة تخص التكنولوجيا المرتبطة بكافة معلومات الفندق وبالإضافة إلى ذلك فإنها تحتوي على ثلاثة أقسام وهي: قسم المكتب الأمامي الذي يجري فيه أمور البيع ودعم الضيوف، وقسم مكتب الوسط الذي يختص بإدارة مخاطر الفندق وقسم المكتب الخلفي الذي يختص بخدمات الدعم والإدارة في الفندق.
ويمكن أن تخصص المكاتب الخلفية كجزء أساسي من الفندق؛ وذلك نظراً لأهميتها داخل كافة الفنادق ومن خلالها يستطيع موظفين الفندق توفير كافة وظائف الأعمال المتاحة للموظفين الجدد وطرحها عن طريق الانترنت، وخاصةً على صفحة الفندق نفسه.
كما يجب على موظفين المكاتب الأمامية أن يقوموا بكافة الأعمال الموكلة عليهم من قبل مدير الفندق والمشرف المسؤول عنهم وهذه الطريقة تسهل عليهم عملية تقسيم العمل على كافة الطاقم بسهولة ودون وجود أي مشاكل فيما بينهم.
أهمية وجود المكاتب الخلفية
- يوجد للمكاتب الخلفية اعتبارات خاصة من خلال التعامل مع الضيوف والسياح بشكل مستمر دون عملية الانقطاع عنهم طوال مدة إقامتهم في الفندق، مع تقديم لهم كافة الخدمات المتاحة لهم ولها ارتباط جيد مع قسم الاستقبال في الفنادق.
- تعتبر أيضاً جزء لا يتجزأ من أي فندق مع إتباع كافة التعليمات والأوامر الصادرة من إدارة الفندق نفسها.
- يمكن أن يكون نظام عملهم خاص بهم مع ارتباطهم بأي فندق يتعاملون معه بشكل دائم ويكون التواصل متواجد بشكل دائم فيما ما بينهم وبين الفندق نفسه.
- تكون تكاليفها غير باهظة الثمن وكذلك لا يوجد فيها أي ضغط عمل أو جهد على أي موظف يعمل فيها بشكل دائم.
وفي النهاية، فإنه من الضروري معرفة مفهوم المكاتب الخلفية في الفندق بشكل كامل، كما يجب معرفة أهمية وجودها في أي فندق مع التعرف على كافة الخصائص التي تمتلكها.
