استخدام قواعد التنسيق الشرطي في جداول بيانات جوجل

في جداول بيانات جوجل (Google Sheets) يمكننا تطبيق تنسيق مخصص على أي خلية بناءً على قيمها ويسمى هذا التنسيق الشرطي (conditional formatting) وهو أداة فعالة لإبراز البيانات والجداول بشكل مرئي.

التنسيق الشرطي في جداول بيانات جوجل

يمكن استخدام التنسيق الشرطي (conditional formatting) في جداول البيانات لتمييز أو تنسيق الخلايا بناءً على القيم الموجودة فيها، على سبيل المثال إذا كان لديك (50) طالبًا في مادة ما فيمكنك تحديد الطلاب الذين حصلوا على علامة أقل من (35) في الاختبار بسرعة، وبالمثل يمكنك استخدام العديد من هذه الشروط (كما سنرى لاحقًا في هذا المقال) لتمييز الخلايا بناءً على القيمة الموجودة فيها.

توفر جداول بيانات جوجل (Google Sheets) نوعين من التنسيق الشرطي، هما: مقياس اللون (color scale) ولون واحد (single color)، بينما يعمل كل منها بشكل مشابه هناك اختلافات رئيسية في كيفية عمل كل خيار، تابع قراءة هذا المقال لتتعرّف على كلٍّ منهما.

كيفية الوصول إلى التنسيق الشرطي في جداول بيانات جوجل

لتتمكن من الوصول إلى خاصية التنسيق الشرطي اتبع الخطوات التالية:

1. انتقل إلى علامة تبويب التنسيق (Format) الموجودة في أعلى الشاشة وانقر عليها لتظهر لك قائمة من الخيارات.

2. انقر على خيار التنسيق الشرطي (Conditional Formatting) من القائمة المنسدلة، كما يظهر لك في الصورة التالية:

3. يؤدي هذا إلى فتح جزء قواعد التنسيق الشرطي (Conditional format rules) على يمين الشاشة والذي يمكنك استخدامه لتعيين القواعد، ويوجد الآن خياران متاحان لك عند استخدام التنسيق الشرطي في جداول بيانات جوجل كالتالي:

• لون واحد (Single Color).

• مقياس اللون (Color Scale).

يمكن استخدام لون واحد (Single Color) عندما تريد تمييز جميع الخلايا بناءً على القيمة، على سبيل المثال يمكنني استخدام هذا لإبراز جميع الخلايا ذات الدرجات الأقل من (35)، في هذه الحالة بغض النظر عمّا إذا كانت النتيجة (34 أو 10) سيتم تمييز كلاهما بنفس اللون، كما يمكن استخدام مقياس اللون (Color Scale) عندما تريد أيضًا تقديم الفرق بين القيم في الخلايا بشكل مرئي، على سبيل المثال ستكون الدرجة (34) درجة أفتح من اللون الأحمر و(10) ستكون درجة أغمق من اللون الأحمر.

كيفية التنسيق الشرطي في جداول بيانات جوجل

فيما يلي بعض الأمثلة العملية لاستخدام التنسيق الشرطي في (Google Sheets):

1. تمييز الدرجات الأقل من 35

لنفترض أن لديك مجموعة البيانات كما هو موضح في الصورة أدناه وتريد تمييز الخلايا التي تكون نتيجة الطالب فيها أقل من (35):

لتتمكن من تمييز الخلايا التي تكون نتيجة الطالب فيها أقل من (35) في جدول البيانات أعلاه، اتبع الخطوات التالية:

• حدد نطاق الخلايا الذي تريده، في هذه الحالة سيكون (B2:B16).

• انقر على علامة التبويب التنسيق (Format) ثم انقر على خيار التنسيق الشرطي (Conditional Formatting) من القائمة المنسدلة.

• في جزء التنسيق الشرطي تأكد من تحديد خيار لون واحد (Single color)، كما يظهر لك في الصورة التالية:

• تأكد من أن تطبيق على النطاق (Apply to range) يشير إلى النطاق الصحيح، إذا لم يكن كذلك يمكنك تغييره.

• في القائمة المنسدلة تنسيق الخلايا إذا (Format cells if) حدد أقل من (Less than)، كما في الصورة التالية:

• سيظهر حقل جديد أسفل القائمة المنسدلة مباشرة بعنوان قيمة الصيغة (Value of formula)، كما يظهر لك في الصورة التالية:

• قم بإدخال رقم (35) فيه.

• حدد نمط التنسيق (format style) يمكنك الاختيار من بين الخيارات الافتراضية أو إنشاء الخاصة بك، في هذه الحالة سنختار اللون الأحمر.

• انقر فوق تم (Done).

• سيؤدي هذا إلى إبراز جميع الخلايا على الفور بدرجة أقل من (35) باللون الأحمر،كما هو موضح في الصورة أدناه:

2. إنشاء خريطة التمثيل اللوني باستخدام الدرجات

سنأخذ نفس مجموعة البيانات كما في المثال السابق، دعونا نرى كيفية إنشاء خريطة حرارية في جداول بيانات جوجل باستخدام التنسيق الشرطي، تُظهر الخريطة الحرارية تدرجًا للألوان بناءً على القيم الموجودة في الخلايا، كما هو موضح في الصورة التالية:

فيما يلي خطوات إنشاء خريطة الحرارة باستخدام درجات الاختبار:

• حدد مجموعة البيانات التي تريد إنشاء خريطة الحرارة فيها.

• انقر على علامة التبويب التنسيق (Format) ثم انقر على خيار التنسيق الشرطي (Conditional Formatting) من القائمة المنسدلة.

• في جزء التنسيق الشرطي تأكد من تحديد خيار مقياس اللون (Color scale)، كما يظهر لك في الصورة التالية:

• تأكد من أن تطبيق على النطاق (Apply to range) يشير إلى النطاق الصحيح، إذا لم يكن كذلك يمكنك تغييره.

• في القائمة المنسدلة معاينة (Preview) قم بتحديد التدرج الذي تريده، كما يظهر لك في الصورة التالية:

• ستلاحظ أنه يتم تطبيق اللون الموجود على يسار التدرج اللوني على أرقام القيمة الأقل ويتم تطبيق أحد الجوانب الأعلى على أرقام القيم الأعلى، أثناء تحديد التدرج هنا يمكنك أيضًا مشاهدة معاينة مباشرة في مجموعة البيانات، في هذه الحالة سنقوم باختيار التدرج اللوني من الأحمر إلى الأخضر.

• انقر فوق زر تم (Done).

• سيؤدي هذا إلى إنشاء خريطة حرارية مع التدرج الموضح بناءً على القيمة الموجودة في الخلية.

3. تمييز الصفوف البديلة / إنشاء خطوط زيبرا

غالبًا ما يتم استخدام تمييز الصفوف البديلة في الحالات التي ستتم فيها طباعة التقارير، حيث يزيد من سهولة قراءة التقرير ويمنحه مظهرًا أكثر احترافًا، كما هو موضح في الصورة التالية:

بينما يمكنك إنشاء هذا عن طريق تطبيق التنسيق يدويًا إلّا أنّ التنسيق الشرطي يمكن أن يجعله سريعًا وسهلاً، فيما يلي خطوات تمييز الخلايا البديلة باستخدام التنسيق الشرطي في جداول بيانات جوجل:

• حدد نطاق البيانات الذي تريده (سنستخدم هنا جدول بيانات علامات الطلاب كما في المثال السابق).

• انقر على علامة التبويب التنسيق (Format) ثم انقر على خيار التنسيق الشرطي (Conditional Formatting) من القائمة المنسدلة.

• في جزء قواعد التنسيق الشرطي (Conditional Format rules) تأكد من تحديد خيار لون واحد (Single color).

• تأكد من أن التطبيق على النطاق يشير إلى النطاق الصحيح، إذا لم يكن كذلك يمكنك تغييره.

• في القائمة المنسدلة تنسيق الخلايا إذا (Format cells if) حدد الخيار الصيغة المخصصة هي (Custom formula is) التنسيق الشرطي.

• قم بإدخال الصيغة التالية فيه: (MOD(ROW(),2)=1=)،كما يظهر لك في الصورة التالية:

• حدد التنسيق.

• انقر فوق زر موافق (OK).

• سيؤدي هذا إلى إبراز الصفوف البديلة في النطاق المحدد.

تقوم الدالة (ROW ()) بإرجاع رقم الصف لخلية معينة، ثم تقسم الدالة (MOD ()) على (2) وتعيد الباقي، عندما يكون الباقي (1) (في حالة كانت أرقام الصفوف فردية) يكون الشرط (TRUE) ويتم تطبيق التنسيق الشرطي، أمّا إذا كنت تريد تمييز صفوف الأرقام الزوجية فاستخدم الصيغة التالية: (MOD(ROW(),2)=0=).