المجيب التلقائي في الجيميل

يُمكنك تهيئة الجيميل (Gmail) للرد تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني عندما لا تكون متاحًا للرد على عملائك، حيث يقوم الجيميل بالرد برسالة بريد إلكتروني فور تلقيك رسالة جديدة، وهذه الميزة تسمى المجيب التلقائي للإجازة (Vacation Auto-Responder).

تفعيل ميزة الرد التلقائي من جهاز الكمبيوتر

لتتمكن من تشغيل ميزة المجيب التلقائي على رسائل البريد الإلكتروني في الجيميل (Gmail)، اتبع الخطوات التالية:

• على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، عن طريق أي متصفّح متواجد على جهازك انتقل إلى الجيميل (Gmail) من خلال الرابط التالي: www.gmail.com.

• قُم بتسجيل الدخول إلى حسابك من خلال ادراج رقم هاتفك أو بريدك الإلكتروني ثم كلمة المرور الخاصة بك في المكان المخصص لذلك، ليتم بعد ذلك فتح بريدك، ستظهر أمامك شاشة البريد الوارد (Inbox).

• قُم بالنقر على ترس الإعدادات (settings) الذي يوجد في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة لتظهر لك قائمة من الخيارات، ثُمّ انقر على خيار انظر جميع الإعدادات (See all settings).

• في علامة التبويب عام (General) في أعلى الشاشة، قم بالتمرير إلى الأسفل لتصل إلى قسم الرد تلقائيا على الرسائل الالكترونية لإعلامهم بأنك خارج المكتب (Out-of-Office AutoReply).

• انقر على زر الاختيار الموجود بجانب خيار تفعيل الرد التلقائي (Out of Office AutoReply on). كما في الصورة التالية:

• إذا كنت تريد تنشيط الرد التلقائي (Out-of-Office AutoReply) لاحقًا، بلإمكانك أن تدخل تاريخًا مختلفًا في حقل اليوم الأول (First Day). الذي يظهر في الصورة التالية:

• كما تستطيع أن تقوم بتعطيل الوظيفة تلقائيًا بعد فترة زمنية معينة، وذلك من خلال تحدد المربع الموجود بجوار خيار اليوم الأخير (Last Day) وأدخل تاريخًا في الحقل الموجود على يمين الخيار. كما هو مبين في الصورة التالية:

• إذا كنت لا تريد إنهاء فترة المجيب الآلي، فاترك مربع الاختيار هذا بدون تحديد، وبذلك ستستمر الردود التلقائية حتّى تقوم بإيقاف تشغيل المجيب التلقائي يدويًا.

• اكتب موضوع البريد الإلكتروني الذي تريد أن تستخدمه جميع ردودك التلقائية في حقل الموضوع (Subject). مثل “تلقيت رسالتك (I received your message)” أو “أنا خارج المكتب (I am out of the office)”.

• الآن اكتب نص الرسالة الإلكترونية التي تريد استخدامها مع الرد التلقائي في مربع النص الكبير، الموجود أسفل خيار (Plain Text) في نص الرسالة (Message) كما يظهر في الصورة أدناه.

• اجعل محتوى الرسالة يفيد بأنها عبارة عن رد تلقائي يرسلها الجيميل متى تلقيت رسائل بريد إلكتروني أثناء تواجدك خارج المكتب، يمكنك تعديل هذه الرسالة لجعلها خاصة بأي موقف تواجهه، مثل أن توضح سبب خروجك من المكتب أو أن تعطي المستلم تاريخًا تتوقع فيه أنّك ستتمكن من الرد على البريد الإلكتروني أو يمكنك إنشاء استجابة عامة تنطبق على أي موقف لديك.

• كخيار أخير، إذا كنت تريد الرد فقط على الأشخاص الموجودين في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك، فقم بتمكين الخيار إرسال رد فقط إلى الأشخاص الموجودين في جهات الاتصال الخاصة بي (Only send a response to people in my Contacts) الموجود في أسفل مربع النص من خلال النقر في مربع الاختيار الموجود بجواره. قد يكون هذا خيارًا مفيدًا إذا كنت تُفضّل عدم السماح لأي شخص عشوائي يرسل لك رسالة بمعرفة أنك في إجازة أو لست في مكتبك، حيثُ أولئك الذين ليسوا في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك لن يتلقوا أي نوع من الرسائل.

• بمُجرّد أن يبدو كل شيء بالشكل الذي تريده، انقر فوق زر حفظ التغييرات (Save Changes) الموجود في أسفل الشاشة لتقوم بحفظ التغييرات التي أجريتها. كما يظهر في الصورة أدناه، (مُلاحظة: لن تبدأ ميزة الرد التلقائي في الجيميل في إرسال الرسائل حتّى تنقر على زر حفظ التغييرات، لذا يمكنك أن تأخذ وقتك في إدخال هذه المعلومات.)

بمُجرّد تنشيط المجيب التلقائي عن طريق النقر على زر حفظ التغييرات، سترى لافتة أعلى نافذة الجيميل (Gmail) تخبرك بأن ميزة الرد التلقائي نشطة.

وكجزء من اللافته، سترى رابط نصي لإنهاء الآن (End Now). انقر فوق هذا، وسيقوم الجيميل (Gmail) بإيقاف تشغيل ميزة المجيب التلقائي (Vacation Responder) على الفور، بغض النظر عما إذا كنت قد أدخلت تاريخًا في مربع آخر يوم (Last Day).

إنهاء ميزة المجيب التلقائي يدويا

في حال اخترت عدم إدخال تاريخ في مربع اليوم الأخير (Last Day)، أو إذا كنت بحاجة إلى إنهاء استخدام ميزة المجيب التلقائي بنفسك قبل التاريخ الموجود في مربع اليوم الأخير، فإن الجيميل (Gmail) يجعل هذه العملية سهلة.

ولإيقاف تشغيل ميّزة المستجيب التلقائي يدويًا، انقر فوق زر الاختيار الموجود بجانب خيار إيقاف تشغيل المجيب التلقائي أثناء الإجازة (Out of Office AutoReply Off) في قسم الرد تلقائيا على الرسائل الالكترونية لإعلامهم بأنك خارج المكتب (Out-of-Office AutoReply). كما يظهر في الصورة التالية:

ثُم انقر على زر حفظ التغيرات (Save changes) الذي يوجد في أسفل الصفحة.

مُلاحظات:

• إذا حددت تاريخًا مستقبليًا في مربع اليوم الأول (First Day)، فستبدأ ميزة الرد التلقائي على رسائل البريد الإلكتروني في الجيميل (Gmail) في منتصف الليل (بتوقيتك المحلي) في التاريخ الذي حفظته في مربع اليوم الأول.

• إذا أدخلت تاريخًا في مربع اليوم الأخير (Last Day)، فستتوقف ميزة الرد التلقائي عن العمل في الساعة 11:59 مساءً في تاريخ اليوم الذي أدخلته.

تفعيل ميزة الرد التلقائي من الهاتف

• أولاً، افتح تطبيق الجيميل (Gmail) على هاتفك الذكي المزوّد بنظام الأندرويد (Android) وقم بتسجيل الدخول إلى حسابك عن طريق إدخال بريدك الإلكتروني وكلمة المرور الخاصة بك.

• اضغط على زر القائمة الذي يظهر على شكل ثلاثة خطوط متوازية في شريط الأدوات العلوي الأيسر في الشاشة الرئيسية، كما في الصورة التالية:

• مرر إلى الأسفل وانقر على خيار الإعدادات (Settings) من القائمة المنسدلة.

• حدد حساب البريد الإلكتروني الذي تريده، ثُمّ انقر فوق خيار المجيب التلقائي أثناء العطلة. ستظهر لك الشاشة المبينة في الصورة التالية:

• في الجزء العلوي، شغّل مفتاح المجيب التلقائي.

• املأ النطاق الزمني حسب فترة إجازتك والموضوع (subject) والرسالة (message).

• انقر فوق زر تم (Done) الموجود في أعلى الشاشة.

• ولإيقاف تشغيل ميزة الرد أثناء الإجازة من جديد يدويًا، بدّل مفتاح المجيب التلقائي إلى إيقاف.

استخدم الردود الجاهزة

لديك خيار إنشاء رد جاهز يكون بمثابة رد تلقائي على مستلمين معينين، بغض النظر عما إذا كان لديك استجابة جاهزة (Vacation Responder) أم لا.

قد يرغب بعض الأشخاص الذين لديهم أكثر من عنوان بريد إلكتروني في إرسال رد تلقائي باستخدام الردود الجاهزة. على سبيل المثال، إذا كان لديك عنوان بريد إلكتروني خاص يمكن للعملاء استخدامه لطلب مزيد من المعلومات حول عملك، فيمكنك إرسال المعلومات إليهم تلقائيًا من خلال ميزة الاستجابة المعلبة هذه.

• على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، عن طريق أي متصفّح متواجد على جهازك انتقل إلى الجيميل (Gmail) من خلال الرابط التالي: www.gmail.com.

• قُم بتسجيل الدخول إلى حسابك من خلال ادراج رقم هاتفك أو بريدك الإلكتروني ثم كلمة المرور الخاصة بك في المكان المخصص لذلك، ليتم بعد ذلك فتح بريدك، ستظهر أمامك شاشة البريد الوارد (Inbox).

• قُم بالنقر على ترس الإعدادات (settings) الذي يوجد في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة لتظهر لك قائمة من الخيارات، ثُمّ انقر على خيار انظر جميع الإعدادات (See all settings).

• من نافذة الإعدادات، انقر فوق خيارات متقدمة (Advanced) التي تظهر في أعلى الشاشة كما يظهر في الصورة التالية:

• ثم انقر فوق زر الاختيار لتشغيل خيار النماذج (Templates)، كما يظهر في الصورة أدناه. وهي عبارة عن خاصية تعمل على تحويل الرسائل المتكررة إلى قوالب لتوفير الوقت، يمكنك أيضًا إنشاء ردود تلقائية باستخدام القوالب والمرشحات معًا.

• مرّر إلى أسفل الشاشة وانقر على زر حفظ التغيرات (Savechanges).

• ارجع إلى نافذة الجيميل (Gmail) الرئيسية وانقر على زر إنشاء (Compose) الذي يظهر في الجزء العلوي الأيسر من الشاشة، وقم بإنشاء الرسالة التي تريد استخدامها كقالب رد جاهز.

• انقر فوق النقاط الرأسية الثلاثة الموجودة في الزاوية اليمنى السفلية من النافذة لتظهر لك قائمة من الخيارات.

• انقر فوق خيار القوالب (Templates)، متبوعًا بخيار حفظ المسودة كقالب (Save Draft as Template). ثُم انقر على خيار (Save as new Template) من القائمة المنسدلة أيضًا كما يظهر في الصورة التالية:

• ستظهر لك نافذة بعنوان أدخل اسم القالب الجديد (Enter new template name)، قم بإدخال اسم القالب في مربع النص. انظر الصورة التالية:

• انقر على زر الحفظ (Save).

• عد الآن إلى نافذة الإعدادات وانقر فوق علامة التبويب عوامل التصفية والعناوين المحظورة (Filters and Blocked Addresses).

• انقر فوق خيار إنشاء مرشح جديد (Create a New Filter) الموجود في الجزء السفلي من النافذة.

• أدخل المعايير التي تريد استخدامها لعامل التصفية وانقر فوق زر إنشاء عامل تصفية (Create Filter).

• في النافذة التالية، قم بتنشيط مربع الاختيار الموجود بجانب خيار إرسال النموذج (Send Template).

• ثم انقر فوق القائمة المنسدلة اختيار قالب لاختيار النموذج الذي تريد استخدامه في أي وقت تتلقى رسالة تفي بمعايير التصفية الخاصة بك.