يوفر الجيميل (Gmail) خيار الرد التلقائي على الرسائل المستلمة أثناء غيابك، حيث يمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة في حال كنت خارج المكتب أو في إجازة.
ما هو المجيب التلقائي في الجيميل
إذا كنت تخطط لقضاء بعض الوقت بعيدًا عن العمل، فقد يكون من الجيد إعداد مجيب تلقائي أثناء الإجازة، وهو عبارة عن رد تلقائي يرسله الجيميل (Gmail) إلى أي شخص يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا، لإعلامه بأنك خارج المكتب، وبالتالي لا يتعين عليك أن تتحقق من البريد الإلكتروني بانتظام. ومن الجيد أيضًا إخبارهم في هذا البريد الإلكتروني عندما تعود.
لا تمتلك العديد من الشركات الصغيرة الميزانيات المخصصة لموظفي الدعم لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني، لذا فإن وجود طريقة لإعلام عملائك بأنك غير متاح يُحسّن من علاقاتك مع العملاء.
لا يستغرق إعداد المجيب الآلي الكثير من الوقت ويمكن إكماله عبر الإنترنت (Internet)، حتّى إذا كنت تستخدم عميل بريد إلكتروني لسطح المكتب.
يتم تشغيل ميزة المجيب التلقائي للإجازة (Vacation Auto-Responder) وتعطيلها يدويًا في أي وقت تريده، لكن لا تنسَ تعطيل ميزة الرد التلقائي عند العودة إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك وإلى عملك، وإلّا سيستمر الجيميل (Gmail) في الرد تلقائيًا على رسائلك الإلكترونية، كما يمكنك تعيين تاريخ البدء والانتهاء لوظيفة الرد التلقائي (Auto-Responder) ويمكن تحرير الرد الذي تريده أيضًا.
حيل الرد التلقائي في الجيميل
فيما يلي عشرة نصائح وحيل لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من ميزة الرد التلقائي في الجيميل (Gmail):
1. استخدمه طوال الوقت (Use It All of the Time):
على الرغم من أنه يطلق عليه اسم المجيب التلقائي، إلا أنّك لست مضطرًا لأن تكون في إجازة فعلية أو خارج المكتب لاستخدام ميزة الرد أثناء الإجازة.
مثلاً إذا كنت تكره الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، تستطيع اختيار إلقاء نظرة عليها بضع مرات فقط في الأسبوع. إذا كان الأمر كذلك، يُمكنك إخبار أولئك الذين يرسلون لك رسائل أنّك سترد عليهم في أيام مُعيّنة، يضمن هذا عدم توقُّع الأشخاص لرد فعل منك حتّى وقت لاحق.
كما يُمكنك تخصيصه واستخدامه لأشياء أخرى. على سبيل المثال، إذا لم تتحقق من حساب البريد الإلكتروني هذا كثيرًا أو تريد أن يصل الناس إليك على عنوان مختلف.
2. إعلام الناس بموعد عودتك (Notify People When You Will Return):
ضمن قسم الرسالة في الرد التلقائي، قد ترغب في سرد الوقت والتاريخ الذي ستعود فيه، إذا كنت ستخرج من المكتب فقط حتّى الساعة 2 ظهرًا على سبيل المثال، يمكنك إدراج ذلك في مربع الرسالة.
أو إذا كنت في إجازة حتّى يوم الأربعاء المقبل، يمكنك إدراج هذه المعلومات، إذا كنت ترغب في ذلك، حيثُ يعد تحديد موعد لتوقع الرد مفيدًا ومهذبًا للأشخاص الذين ينتظرون ردك.
3. إضافة جهة اتصال في حالات الطوارئ (Add an Emergency Contact):
ضمن رسالة الرد التلقائي، ضع في اعتبارك إضافة عنوان بريد إلكتروني أو رقم هاتف يمكن للشخص الذي تصله الرسالة استخدامه إذا كان بحاجة إلى رد مُستعجَل الآن.
إذا كنت في إجازة، فيُمكنك إضافة معلومات الاتصال الخاصة بزميل العمل، على سبيل المثال. فقط تأكد من أنك أخبرت زميلك في العمل الذي قد يتلقى رسائلك.
4. فهم متى قد لا يرسل الرد التلقائي رسالة (Understanding When Auto Reply May Not Send a Message):
إذا أرسل إليك شخص ما رسالة أثناء تشغيل المجيب التلقائي، فسيتلقى ردك التلقائي. ولكن، إذا عاود هذا الشخص الإرسال في غضون 4 أيام، فلن يرد الرد التلقائي عليه مجدداً.
حيث أن الرد التلقائي يرسل فقط ردًّا واحدًا خلال 4 أيام للشخص الواحد، ذلك في حال ظل المجيب أثناء الإجازة قيد التشغيل وظل بدون تعديل خلال فترة الـ 4 أيام بأكملها.
5. تحرير الرد التلقائي في الجيميل (Editing the Gmail Auto Reply):
إذا اخترت تعديل الرسالة أو موضوع الرد التلقائي الخاص بك بينما هي ميزة المجيب التلقائي (automatic response) قيد التشغيل، فستتم إعادة تعيين فترة الأيام الأربعة التي ناقشناها للتو.
هذا يعني أنّ الشخص الذي يرسل لك رسالة كل يوم سيرى الرد الجديد دون الحاجة إلى الانتظار أربعة أيام من آخر مرّة تلقى فيها ردًا.
6. لا تتلقى رسائل البريد العشوائي ردا تلقائيا (Spam Messages Do Not Receive an Auto Reply):
إذا كانت الفلاتر التي تستخدمها في الجيميل (Gmail) تفرز رسائل معينة في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها (Spam)، فلن تتلقّى هذه الرسائل ردًّا تلقائيًا عندما يكون المجيب التلقائي قيد التشغيل.
الرسائل التي تنشأ من عنوان قائمة بريدية لن تتلقى أيضًا ردًا تلقائيًا.
7. إعداد المجيب التلقائي في تطبيق الجيميل (Setting Up Vacation Responder in the Gmail App):
تتشابه خطوات تنشيط المجيب التلقائي أثناء الإجازة (Vacation Responder) من تطبيق الجيميل (Gmail) مع خطوات تنشيطه في المتصفح.
ستجد الرد التلقائي على شاشة الإعدادات في التطبيق، ولكن للعثور على الإعدادات، سيتعين عليك النقر على الخطوط العمودية الثلاثة في الزاوية اليسرى العليا من شاشة تطبيق الجيميل (Gmail).
لتنشيط ميزة المجيب التلقائي أثناء الإجازة (Vacation Responder) في التطبيق، حرك زر شريط التمرير إلى اليمين لتشغيله وحركه إلى اليسار لإلغاء تنشيطه.
8. تنسيق النص في الرسالة (Format the Text in the Message):
يمكنك تنسيق النص في مربع نص الرسالة الخاص بميزة المجيب التلقائي (Vacation Responder) تمامًا كما تفعل مع أي رسالة بريد إلكتروني.
يمكنك اختيار نوع مُعيّن من الخطوط أو إعداد قوائم ذات تعداد نقطي أو إضافة صورة أو إضافة ألوان أو إضافة مرفقات (attachments) أو إضافة روابط (links).
9. يتم حفظ الرسائل (Messages Are Saved):
بعد إنشاء رسالة المجيب التلقائي في المرة الأولى، سيتم إدخال النص الذي أدخلته في مربعي الموضوع (Subject) والرسالة (Message) مسبقًا لك في المرة التالية التي تستخدم فيها هذه الميزة، حتى لو كانت بعد عدّة أسابيع. هذا يعني أنّه يمكنك الاحتفاظ بنفس الرسالة التي تلقيتها في آخر مرة استخدمت فيها أداة الرد على الإجازة، أو يمكنك تحرير النص وإنشاء رسالة جديدة لموقفك الجديد.
10. طلب إعادة إرسال الرسالة مرة أخرى (Ask to Have the Message Sent Again):
إذا كنت شخصًا يتلقّى مئات الرسائل في أسبوع عادي، فقد لا ترغب في الاطلاع عليها جميعًا عند عودتك إلى المكتب بعد إجازتك، في هذه الحالة يُمكنك استخدام رسالة المستجيب أثناء العطلة لإشعار أي شخص يرسل إليك رسالة خلال فترة رحيلك أنّك لن تقرأ أي رسائل تلقيتها أثناء إجازتك، وأدرج التاريخ الذي ستعود فيه في مربع الرسالة واقترح أن يقوم الشخص بإعادة إرسال رسالته في هذا التاريخ أو بعده.
