يُعد جوجل درايف (Google Drive) حل تخزين سحابي قوي، ولكن مع مرور الوقت ومع المعرفة الصحيحة، يمكن أن تصبح أداة إنتاجية لا غنى عنها لأي شخص، من الطلاب إلى المتخصصين في مجال الأعمال.
نصائح وحيل في استخدام جوجل درايف
جوجل درايف (Google Drive) لديه الكثير من الميزات والأدوات، ويستغرق الاستخدام المنتظم للكشف عن أفضل ما يناسب احتياجاتك، فيما يلي بعض النصائح لأوّل مرّة والتي يجب أن يعرفها المستخدمون المتمرسون:
1. تكامل جوجل درايف مع الجيميل
إذا كان الجيميل (Gmail) هو عميل البريد الإلكتروني الرئيسي لديك، فإنه من المهم لك أن تعرف أن جوجل درايف (Google Drive) يوفر تكاملاً كاملاً مع الجيميل.
فعندما تريد أن تقوم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني في الجيميل، تستطيع أن ترفق ملف من جوجل درايف، وذلك من خلال النقر فوق رمز جوجل درايف الموجود على شريط الأدوات الموجود أسفل الشاشة.
كما يجعل الجيميل (Gmail) من السهل تحميل الملفات إلى جوجل درايف، وذلك من خلال التأشير بزر الفأرة فوق الملف، حيث سترى خيارين إمّا تنزيله أو حفظه في درايف، كل ما عليك النقر فوق رمز جوجل درايف (Google Drive) واختيار المجلد.
2. الوصول إلى الملفات في وضع عدم الاتصال
نصيحة مُفيدة أُخرى هي أن جوجل درايف يُمكّنك من عرض الملفات التي قمت بتحميلها مُسبقًا وتحريرها دون أن تحتاج إلى الاتصال بالإنترنت (Internet)، بينما يُمكنك دائمًا تنزيل الملفات أو المجلدات مباشرة إلى الجهاز الخاص بك للوصول إليها في وضع عدم الاتصال، يتيح لك الوضع غير المتصل عرض مستندات جوجل وجداول بيانات جوجل وعروض جوجل التقديمية وتعديلها، مع مزامنة أي تغييرات تلقائيًا عند توفر الاتصال مرة أخرى.
ولتتمكن من تشغيل الوضع غير المتصل (offline)، انتقل إلى حساب جوجل درايف (Google Drive) الخاص بك وانقر على رمز ترس الإعدادات الموجود أعلى الزاوية اليمنى من شاشتك، لتظهر لك قائمة من الخيارات ثم انقر على خيار الإعدادات (Setting) وبمجرد الدخول إلى الإعدادات، مرر إلى الأسفل لتصل إلى قسم وضع عدم الاتصال وقم بتشغيله عن طريق تحديد المربع بجوار غير متصل (Offline)، كما يظهر لك في الصورة التالية:
3. تحويل الملفات إلى تنسيق جوجل درايف
يقوم جوجل درايف (Google Drive) بدعم الكثير من أنواع الملفات، حيث إذا كنت تريد تحرير أحد ملفاتك في جوجل درايف، سيلزم أولاً أن تقوم بتحويلها إلى تنسيق جوجل درايف، ممّا يسمح لك بمشاركة الملف بسهولة مع الآخرين وإلغاء قفل الأدوات حتى تتمكن من التعاون مع الآخرين في الوقت الفعلي.
الملفات التي يمكن تحويلها إلى تنسيق جوجل درايف (Google Drive) هي:
- المستندات النصية (.doc ، .docx ، .html ، .txt ، .rtf ، .pdf).
- جداول البيانات (.xls ، .xlsx ، .ods ، .csv).
- العروض التقديمية (.ppt ، .pps ، .pptx).
ولتتمكن من تحويل ملف ما إلى تنسيق جوجل درايف (Google Drive)، كل ما عليك النقر بزر الفأرة الأيمن على الملف المطلوب لتظهر لك قائمة من الخيارات ومن ثم النقر على خيار فتح باستخدام (Open With) وبعدها النقر على التطبيق المقترح. على سبيل المثال، إذا كان لديك مستند مايكروسوفت وورد (Microsoft Word)، فستتمكن من تحويله إلى مستند جوجل (Google Doc).
4. تطبيقات وخدمات جوجل درايف
هناك الكثير من الأمور لاستكشافها والحديث عنها حول موضوع طريقة عمل جوجل درايف (Google Drive) مع التطبيقات وخدمات جوجل (Google) الأخرى.
لقد تم بالفعل بتغطية مجموعة مايكروسوفت أوفيس (Microsoft Office) الأساسية في جوجل درايف، المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية، والتي يمكن فهمها على أنّها بدائل لمايكروسوفت وورد (Microsoft Word) وإكسل (Microsoft Excel) وباوربوينت (PowerPoint)، بينما يسعد معظم المستخدمين باستخدام هذه التطبيقات، يدعم درايف أيضًا ويتكامل مع خدمات جوجل الأخرى مثل (Google Jamboard).
تُعتبر مجموعة برامج جوجل المكتبية رائعة وحدها، ولكن يمكن أن تجعلها أكثر ملاءمة لاحتياجاتك وذلك من خلال الوظائف الإضافية التي تستطيع تقديمها، فهناك العديد من الوظائف الإضافية المفيدة لمساعدتك في إنجاز المزيد باستخدام مستندات جوجل وجداول البيانات والعروض التقديمية والنماذج، ولاستكشاف هذه الوظائف الإضافية، ما عليك سوى فتح أو إنشاء أي ملف، ثم الانتقال إلى الوظائف الإضافية (Add-ons) في شريط الأدوات أعلى شاشتك، وقم بزيارة (Chrome webstore) لمعرفة ما هو متاح.
5. تكامل تطبيقات الطرف الثالث
بالإضافة إلى الوظائف الإضافية، تم تصميم جوجل درايف (Google Drive) للعمل بسلاسة مع مئات من تطبيقات الجهات الخارجية التي من شأنها أن تسمح بتقسيم ودمج ملفات (PDF)، وتوقيع المستندات رقميًا وإنشاء الرسوم البيانية والمزيد، كل ذلك من داخل جوجل درايف.
