هل تحتاج العملية الإرشادية إلى أرشيف خاص

من أساسيات العمل الاحترافي المنتظم أن يتم توثيق المعلومات التي يتم تداولها أثناء سير العملية الإرشادية بصورة صحيحة وخطوات متسلسلة، حيث أنّ أرشفة المعلومات تعدّ من أبرز أولويات الإرشاد النفسي التي يتمّ توثيقها بشكل علمي، حيث يتمّ الرجوع إلى هذه المعلومات وقت الحاجة ولا يمكن أن يتم إتلافها أو الاستغناء عنها لأي سبب كان، كونها تعتبر نماذج معتمدة وقصص تم توثيقها لحالات واقعية لأشخاص يعانون من مشاكل نفسية تمّ التعامل معها بصورة صحيحة.

كيف تتم عملية الأرشيف في الإرشاد النفسي

1. أرشفة الصور والمقابلات المسجلة

إنّ من أبرز الأمور التي يتمّ أرشفتها خلال سير العملية الإرشادية وبعد الانتهاء منها، هي الصور التي توثّق الجلسات الإرشادية والمقابلات الإرشادية المكتوبة والمسجّلة، حيث يتم الاحتفاظ بهذه الصور والمقابلات في ملف خاص يتم حفظه بصورة سرية، كما ويتم توثيق هذه المعلومات عبر الأرشيف الالكتروني الذي يتم تحديثه بصورة مستمرة، وتعتبر هذه الخطوة من أبزر الخطوات التي تضمن التسلسل التدريجي في العملية الإرشادية بصورة احترافية.

2. أرشفة الاختبارات والفحوص

من خلال هذا النوع من الأرشيف يتم الاحتفاظ بكافة الاختبارات والفحوص التي تمّ إجراءها على شخصية المسترشد سواء كانت ورقية أو مصّورة عبر وسائل التكنولوجيا الحديثة، والهدف من هذا الأرشيف هو القدرة على مقارنة شخصية المسترشد قبل الخضوع للعملية الإرشادية وبعدها؛ ليتم بناء على ذلك الاستمرار في الخطّة الاستراتيجية الإرشادية أو الانتقال إلى خطّة جديدة تتماشى مع طبيعة الموقف سلباً أو إيجاباً.

3. أرشفة السيرة الذاتية والمعلومات الشخصية والمعلومات الهامة

يحتوي السجل الأرشيفي على مجموعة كبيرة من المعلومات الهامة التي من شأنها أن تكشف كافة التفاصيل الدقيقة حول شخصية المسترشد، حيث يتم الاحتفاظ بكافة المعلومات المتعلّقة بشخص المسترشد من حيث مكان سكنه وطبيعة عمله وسماته الشخصية وهواياته ومواهبه وأبرز أصدقائه، كما ويتم الاحتفاظ بسجل السيرة الذاتية التي قام المسترشد بكتابتها بصورة ذاتية ليتم مقارنتها فيما بعد بالمعلومات التي تم جمعها من خلال العملية الإرشادية.

ما سبب الحاجة إلى أرشفة العملية الإرشادية في الإرشاد النفسي

1. توثيق المعلومات للرجوع إليها وقت الحاجة

لا يعني انتهاء المدّة المقرّرة للعملية الإرشادية بأنّ وقت المسترشد قد انتهى مع الإرشاد النفسي أو أنّه قد تعافى من المشكلة النفسية التي كان يعاني منها، فالمرشد النفسي الماهر في الإرشاد النفسي يقوم بتوثيق كافة المعلومات المتعلّقة بالمسترشد ليتمّ الرجوع إليها وقت الحاجة، حيث تعتبر دليلاً على انتقال المسترشد من مرحلة نفسية وفكرية ما إلى أخرى، كما ويتم الرجوع إلى هذه المعلومات من أجل التغذية الراجعة ومناقشة التطوّر أو الانتكاس في حالة المسترشد في المراحل المتقدّمة من الإرشاد النفسي.

2. التأكد من صحة المعلومات في حال الوقوع بأخطاء مستقبلية

يعمد بعض المسترشد على القيام بأعمال والتصرف بسلوكيات غير منطقية من شانها الإضرار بالنسيج المجتمعي، حيث يقوم المرشد النفسي بمراجعة هذه السلوكيات مع المسترشد ومناقشة سير العملية الإرشادية والمحاذير التي تمّ الاتفاق عليها، وفي حال تمّ الشكّ بصحة إحدى هذه المعلومات يتمّ الرجوع إلى الأرشيف بصورة سهلة وسريعة ويتم بناء عليه تفنيد الموقف وتلاشي الأخطاء، كما ويعتبر الأرشيف وسيلة يتم من خلالها مراجعة المسترشد للتصرفات التي يقوم بها ومحاولة دراسة هذه الأخطاء خوفاً من تكرارها في المستقبل.

3. توثيق المعلومات في حال الشكاوي بين طرفي العملية الإرشادية

قد لا يتم التوافق بين طرفي العملية الإرشادية لعدم التزام أحد الطرفين في شروط الإرشاد النفسي، أو لانتكاسات حصلت مع المسترشد وعدم ثقته بالمرشد النفسي الذي يقوم على مقابلته، وفي هذه الحالة من الممكن أن يقوم أحد الطرفين بتقديم شكوى لدى مسؤولي الطرف الآخر، حيث أنّ عملية توثيق وأرشفة المعلومات تمنع مثل هذه الشكاوي وتعطي كلّ صحاب حقّ حقه بصورة طبيعية، وتعتبر هذه الوسيلة من الوسائل التي تعمل على حفظ الحقوق.

4. توثيق المعلومات في حال انتقلت المشكلة الإرشادية إلى القضاء

هناك حالات لا يستطيع المرشد النفسي التغاضي عنها أو كتمان السر فيها، حيث تتعدّى هذه المعلومات خطوط الإرشاد النفسي وتتجاوزه وصولاً إلى القضاء مثل مشاكل الإدمان أو الجنايات أو غيرها من الأمور المتعلّقة بالقضاء، وفي هذه الحالة يكون التوثيق والأرشفة دليلاً أكيداً على قيام المسترشد بالحدث كونه هو من أدلى به بصورة موثّقة لا مجال للشكّ فيها.