العلاقة بين التخطيط والرقابة في الإدارة
يوضح تعريف الرقابة الإدارية أنها مقارنة لمحتوى الخطة والتنفيذ الفعلي، لذلك يمكن القول أن المراقبة تعتمد بشكل أساسي على الخطة، والخطة هي أساس عملية الرقابة، مما يعكس أهمية المراقبة للخطة. والطريقة المخططة لتحقيق ذلك، يجب أن يسير التخطيط والتحكم جنبًا إلى جنب. وتبدأ أهمية التحكم بارتباطه الوثيق بوظيفة التخطيط، حيث يعمل الاثنان معًا بطريقة متكاملة.
الضوابط هي الوسائل التي يضمن المديرون من خلالها تحقيق الأهداف وتنفيذ الخطط بطريقة محددة. ويمكن القول إن التخطيط والتحكم وجهان لعملة واحدة. الخطة هي أيضًا مقدمة أساسية لعناصر التحكم وهي الأدوات الأساسية لتحديد صحة أو سلامة الخطة. وتسبق عملية التخطيط الضوابط وتتبعها، مما يعني أنه لا توجد رقابة بدون تخطيط أو معايير. ويمكن للمخطط مراجعة خطته للتكيف مع الظروف التي كشفت عنها الخطة أو المعيار من خلال تغذية نتائج تنفيذ عملية التحكم من خلال التعلم من نتائج تنفيذ عملية التحكم والإشراف.
تنعكس العلاقة الوثيقة بين التخطيط والرقابة في حقيقة أن عملية التدقيق تستخدم المعايير المحددة للأهداف المخططة لقياس ومقارنة النتائج الفعلية بهذه المعايير لتحديد الانحرافات. وتساعد المراقبة أيضًا في تحديد الثغرات في الخطة والتي تتطلب مراجعة الخطة أو إعادة جدولتها. ويمكن القول أنه بدون تخطيط، لا توجد سيطرة مفهومة هذا؛ لأنه من المستحيل استكمال عملية الرقابة بالأهداف التي يجب تحقيقها لتصحيح الانحرافات (إن وجدت) دون التخطيط لتحديد ما يجب تحقيقه، ووضع السياسات لتوجيه التنفيذ، ووضع الخطط التشغيلية في جميع مجالات عمل المنظمة قارن.
يعد التخطيط عنصرًا أساسيًا في الإدارة؛ لأنه بدون التخطيط المسبق يستحيل تنفيذ الأهداف بالكامل من خلال تحديد الأهداف المرجوة ووسائل التنفيذ والوقت المطلوب، مما يجعل المراقبة عملية ضرورية لضمان التنفيذ الجيد أو يجري تنفيذها تماشيا مع الخطة كجزء مهم من عملية التحكم، تتبع الأداء من خلال الملاحظة الشخصية وتصحيح الانحرافات عند حدوثها واتخاذ الإجراءات المناسبة لمنع تكرارها في المستقبل، يكاد يكمل وظيفة التدريب، حيث يتطلب الإلمام بما يحدث في موقع التنفيذ، من المستحيل القيام بذلك دون الرجوع إلى وسائل الاتصال والتوجيه الأخرى، لذلك بشكل عام، فإن الأنظمة التنظيمية هي محور عملية التخطيط والتوجيه والتحكم في تناوب مستمر.
وباختصار، يحتاج الإشراف إلى هيكل تنظيمي واضح يعكس جميع جوانب مسؤوليات المديرين عن الانحرافات، مما يساعد على توضيح مسؤوليات المديرين عن الانحرافات. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن للمنظمات أن تكون محفزًا للإشراف الفعال أو عقبة أمام الرقابة. ويعتمد ذلك على كيفية تقسيم المنظمة أو كيفية بناء الهيكل التنظيمي. وتصبح العملية الفردية لهذه الإجراءات صعبة عندما تكون تحت السيطرة والعكس صحيح.
قد تكشف الرقابة عن ثغرات في المنظمات وقنوات الاتصال الحالية، الأمر الذي يتطلب إعادة الهيكلة، حيث إن حجم المؤسسة سواء كان حجمها أو عدد موظفيها أو درجة تركيزها أو تشتت المؤسسة سواء كانت مؤسسة واحدة أو فرعًا من عوامل التشتت يؤثر على الهيكل التنظيمي وبالتالي يكون لها أثر.كبير والتأثير المباشر على الرقابة الإدارية، حيث تتأثر الرقابة الإدارية بشكل كبير بشكل التنظيم، كما يتضح مما سبق، فالهيكل التنظيمي هو الركيزة الأساسية للعمل الإداري الذي يهدف إلى تحقيق الأهداف من خلال تحسين الأداء وزيادة الإنتاج.
يعد وضوح قنوات الاتصال وتحديد المستويات والصلاحيات الأعمال المتداخلة والمؤسسات واسعة النطاق والموزعة على نطاق واسع تجعل المديرين غير قادرين على التحكم في عملية الأعمال وزيادة الحاجة إلى الإشراف. وتعتبر وظيفة الإدارة دورة تبدأ بالتخطيط وتنتهي بالتحكم. وفي الوقت نفسه، تستعد جهة منفذة لتولي استكمال الخطة وإصدار التوجيهات والتوجيهات اللازمة لضمان بذل الجهود نحو أهداف الخطة (الاتجاهات) ومتابعتها والحصول على النتائج الفعلية ومقارنتها مع أولئك الذين كانوا في مرحلة التخطيط أهدافًا محددة للمقارنة.
في الختام، يعد التخطيط الجيد من أهم العوامل الإدارية اللازمة لنجاح عملية الرقابة الإدارية والتخطيط مقياس رقابي وبيانات تساعد في دعم قراراته التخطيطية والتصحيحية. لذلك، بناءً على حقيقة أن التخطيط والتحكم هما معاً لعملية التحكم، من المهم اعتبار التخطيط أحد أهم العوامل التي تؤثر على التحكم. ومثلما ترتبط المراقبة ارتباطًا وثيقًا بالتخطيط، نظرًا لأن النظام لا يتناسب مع أهداف البرنامج أو إمكانيات التنفيذ، فإن المراقبة تفشل بشكل طبيعي في تحقيق أهدافها. ولا يمكن أن تتم عملية التوجيه بالطريقة الصحيحة بدون قنوات اتصال واضحة وحدود المسؤوليات والسلطات المفوضة لجميع الأفراد في المنظمة.
