خطوات التنظيم الإداري
للتنظيم الإداري العديد من الخطوات التي تقوم بدورها تنسيق التنظيم الإداري وهي كما يلي:
- الخطوة الأولى: احترم الخطة والأهداف: تحدد الخطة للمؤسسة الأغراض والأنشطة التي يجب أن تسعى جاهدة لتحقيقها. ويمكن إنشاء أقسام جديدة، أو يمكن إعطاء بعض الأقسام القديمة مسؤوليات جديدة، أو يمكن إلغاء بعض الأقسام. قد تظهر أيضًا علاقات جديدة بين مستويات صنع القرار. وسيخلق التنظيم هياكل علاقات جديدة ويحد من الهياكل القائمة.
- الخطوة الثانية: تحديد الأنشطة المطلوبة لتحقيق الهدف: يجب إعداد قائمة بالمهام التي يتعين القيام بها، بدءًا من العمل الجاري (يتكرر عدة مرات) وينتهي بمهام لمرة واحدة.
- الخطوة الثالثة: صنف النشاط: يحتاج المديرون إلى تنفيذ ثلاثة إجراءات: افحص كل نشاط محدد لطبيعته (تسويق، إنتاج، إلخ). يتم تجميع الأنشطة وفقًا لهذه العلاقات. ابدأ في تصميم الأجزاء الأساسية للهيكل التنظيمي الخاص بك.
- الخطوة الرابعة: تفويض العمل والسلطة: إن مفهوم الحصص كأساس لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي. عند إنشاء القسم، يجب أولاً تحديد طبيعة القسم والغرض منه ومهمته وأدائه كأساس للسلطة. وهذه الخطوة مهمة في كل من بداية وأثناء العملية التنظيمية.
- الخطوة الخامسة: تصميم مستوى العلاقة: تحدد هذه الخطوة العلاقات الرأسية والأفقية (الأفقية) عبر المؤسسة. يُظهر الهيكل الأفقي المسؤول عن كل مهمة. ويقوم الهيكل الرأسي بما يلي: تحديد علاقات العمل بين أقسام العمل. اتخاذ القرارات الإدارية النهائية تحت السيطرة (عدد المرؤوسين لكل مدير واضح).
تحديد وتعداد الأنشطة في المرحلة الأولى من التنظيم الإداري، يقرر المديرون الأنشطة التي يتوجب القيام بها لتحقيق الأهداف المشتركة، حيث يتم ذلك من خلال الأهداف الأساسية للشركة. و تقسيم الأنشطة بعد تحديد الأنشطة وتعدادها، يتم تقسيمها إلى مكونات صغيرة تسمى الوظائف أو المهام. وأنشطة المجموعة بمجرد تقسيم الأنشطة إلى عناصر صغيرة، يمكن تصنيفها بسهولة إلى مجموعات مختلفة بناءً على علاقتها أو تشابهها. وتفويض مجموعة من المهام بمجرد تقسيم الأنشطة والمهام المختلفة إلى مجموعات، يتم تفويضها إلى أقسام مختلفة تم إنشاؤها لهذا الغرض وأحيانًا يتم تفويض المهام مباشرة إلى الموظفين في حالة. أثناء عملية التوظيف هذه، تأكد من أن كل قسم لديه القدرات والموارد اللازمة لأداء هذه الوظائف.
