خطوات الرقابة الإدارية وأنواعها
هناك خطط وسياسات وإجراءات شاملة واضحة، وبما أن الغرض من الرقابة هو التأكد من أن نتائج الأعمال قريبة قدر الإمكان من الأهداف المحددة، يجب أن توجد المراحل التالية:
1- تحديد المعايير التنظيمية أو معايير الأداء: وضع المعايير التنظيمية يعد تحقيق التدابير التي تلبي الملاءمة أو الاعتبار الواجب أحد الأسس الأولى للرقابة، حيث أن هذه التدابير ككل هي التدابير التي يعتمد عليها المديرون في موازنة الأداء الفعلي مقابل الأهداف لاكتشاف أي فجوات أو انحرافات في التنفيذ. ولذلك، تسمى هذه التدابير “المعايير” لأنها مؤشرات ضرورية للسلطة التقديرية ويجب الوفاء بها. يمكن أن تكون معايير العمل هي عدد الإنتاج (دالة الإنتاج) أو وحدات الخدمة أو كميات أوامر الشراء (وظيفة الشراء) أو الوحدات النقدية التي تمثل التكاليف والمصروفات والإيرادات (الوظيفة المالية).
بشكل عام، يمكن تقسيم معايير المراجعة إلى فئتين: أولاً: ملموسة، كمية وأمثلة على ذلك كفاءة استخدام طاقة الآلة قياس مدى كفاءة استخدام وقت العمل كفاءة استخدام المواد الخام المقاييس المالية: أمثلة قياس كفاءة استخدام رأس المال قياس كفاءة الإنفاق قياس كفاءة سياسة تحصيل الذمم المدينة. ثانياً: غير جوهري: أمثلة على قياس فعالية السلطة التنفيذية في تحمل الأعباء الاجتماعية والإنسانية على فئات المنظمات
فئة الموظف: تقدير ولائهم للمنظمة باستخدام معدلات التسرب والتغيب. فئة المستهلك: تقدير مدى رضاهم عن المنتج باستخدام تردد الشراء. فئة المورد: تقدير مدى حماسهم في التعامل مع المنظمة من خلال عدد الخصومات أو المشتريات طويلة الأجل. ثانياً: قياس الأداء الفعلي: تعتمد هذه المرحلة على المرحلة السابقة ومن الصعب قياس الأداء الفعلي وتقييم مدى ملاءمته دون “معايير مناسبة مناسبة” يتم تطويرها واعتمادها مسبقًا من قبل المراقبين. لذلك، من أجل إجراء عملية إشراف أو رقابة بشكل موضوعي، يجب على المدققين أيضًا مراعاة عدة اعتبارات بالإضافة إلى “سلامة المعيار”، وأهمها:
- النظر في نطاق التنظيم: تنص المبادئ الإدارية على أن مدى الإشراف الذي يكون المراقب مسؤولاً عنه مناسب، والذي يتأثر بطبيعته بمجموعة متنوعة من العوامل، مثل: درجة قدرات ومهارات وخبرات المراقب. ومستوى انتباه المرؤوسين. وحداثة تجربة المرؤوس مع مهارات الوظيفة التي يقومون بها. ويترتب على ذلك فعالية نظام الاتصال بين المراقبين والمرؤوسين. حيث لوحظ تجانس المهام التي يؤديها المرؤوسون.
- مدى معرفة المرؤوسين بأهداف الرقابة مقدمًا: إن افتقار المرؤوس للمعرفة المسبقة وأسباب مراقبة إنجازاته ، وعدم فهم كيفية القيام بذلك ، والأدوات التي سيستخدمها المراقب عند تنفيذ إجراءاته ، كلها تجعل عملية المراقبة غير مجدية لأنها لن تحقق الهدف المنشود. ويؤكد هذا أيضًا للمرؤوسين أن هدف التحكم لا يقتصر على الكشف عن الجوانب السلبية للأداء ولكن استخدامه كمؤشر واقعي لتطوير معايير الرقابة اللاحقة، وعند إعادة التخطيط خلال الفترة التالية.
2- قياس الأداء الفعلي أي قياس نتائج عمل المرؤوسين.
3- تصحيح الأخطاء والانحرافات بين النتائج الفعلية والنتائج المرجوة.
4- اقتراح حل بديل.
5- المتابعة.
