مبادئ الرقابة الإدارية
أدى اتساع نطاق المشروع وظهور مبادئ تقسيم العمل الإداري والتخصص والمساهمة إلى علاقات عديدة بين المشاريع المختلفة، فالمشروع الواحد له مالكون متعددون مما يعكس أهمية الإشراف. ويحتاج الشخص الذي يقوم بهذه المهام إلى أدوات لمساعدته على ضمان تنفيذ المهام الموكلة إليه وفقًا للسياسات والخطط الموضوعة، وتوضيح الاختلافات بشكل مباشر، ومن المسؤول عنها وكيفية حلها. وهذه هي الفكرة الرئيسية لعملية مراقبة الأداء الفردي.
مفهوم مراقبة الأداء يمثل الإجراءات والعمليات اللازمة لضمان تنفيذ [الأداء الفعلي للفرد] وفقًا لمعايير وخطط مسبقة للقيام بدراسة وتحليل الفروق بين هذه المعايير والخطط وتحديد نقاط الضعف، تحديد السبب ومن المسؤول وتقديم التوصيات المناسبة لتصحيحها ومنع حدوثها في المستقبل. وكذلك تحديد مجالات الاكتفاء والحفظ والعمل على تطويرها وتشجيعها، ويشمل هذا المفهوم ما يلي:
- مراقبة الأداء: هي مجموعة من الإجراءات والعمليات اللازمة لضمان أن التنفيذ الفعلي يتوافق مع الخطط السابقة.
- وضع غرض من المراقبة: من أجل الكشف عن التناقضات بين خطط التنفيذ الفعلية والمخطط لها مسبقًا، بحيث يمكن للمسؤولين عن إدارة الوحدات الاقتصادية التوقف عند الحلقات الضعيفة وتحديد أسباب التناقضات.
- اتخاذ الإجراءات التصحيحية: لتقليل الانحرافات السلبية ومنع تكرارها ، ومراعاة ذلك في التخطيط المستقبلي وتطوير الانحرافات الإيجابية من خلال الحوافز المختلفة.
مبدأ التحكم الفعال يجب أن يحدد نظام التحكم الإداري ويسلط الضوء على أسباب الانحرافات عن الخطة بأقل تكلفة ممكنة. ومبدأ الكفاءة مهم بشكل خاص في الضوابط؛ لأن هذه التقنيات غالبًا ما تكون باهظة الثمن ومرهقة. وقد يركز المدير على التحكم لدرجة أنه قد ينفق الكثير على اكتشاف الانحرافات والضوابط التي تتعارض بشكل خطير مع سلطة المرؤوس أو دوافع مخطط التنفيذ غير فعالة. ومبدأ مسؤولية التحكم تقع المسؤولية الأساسية عن تنفيذ الضوابط على عاتق المدير المسؤول عن تنفيذ الخطة.
لا يمكن إلغاء مسؤوليات دون تغيير هيكل المؤسسة، حيث يجب تعيين مسؤولية التحكم لأشخاص محددين في كل مرحلة من مراحل العملية تعمل هذه الوكالات كخدمات توفر معلومات التحكم. ومع ذلك، لا يمكنهم ممارسة السيطرة إلا عندما يتم تمكينهم من إدارة وتحمل المسؤولية عما هو تحت سيطرتهم. والمبدأ الوقائي السيطرة، مثل التخطيط، يجب أن تكون وقائية. وغالبًا ما يتم التغاضي عن هذا المبدأ ويرجع ذلك أساسًا إلى أن التحكم يعتمد على البيانات الإحصائية والمحاسبية أكثر من الاعتماد على التنبؤ.
مبدأ التحكم المباشر الغالبية العظمى من الضوابط المستخدمة اليوم تستند إلى حقيقة أن البشر يرتكبون أخطاء. وغالبًا ما يتم استخدامها كعناصر تحكم غير مباشرة تهدف إلى اكتشاف الأخطاء، عادةً بعد وقوعها. وكلما أمكن، يجب استخدام التحكم المباشر لمنع الأخطاء. ويمكن أن يؤدي تحسين جودة المديرين إلى تقليل الحاجة إلى استخدام الضوابط غير المباشرة. ويرتكب المدراء ذوو الجودة العالية أخطاءً قليلة ويقومون بكل أعمالهم بما يحقق المصلحة الفضلى.
مبدأ عكس الخطة السيطرة هي مهمة ضمان تنفيذ الخطط بشكل فعال. ولذلك، يجب أن تعكس تقنية التحكم الطبيعة المحددة وهيكل الخطة. وكلما كانت خطط المنظمة أكثر وضوحًا وشمولية وكلما تم تصميم المزيد من الضوابط لتعكس تلك الخطط، زادت فعالية الضوابط التي يمكن أن تفي بالمتطلبات. وعلى سبيل المثال، يجب أن تستند مراقبة التكلفة إلى نوع معين من التكلفة المخططة.
مقومات الرقابة الإدارية
عناصر الرقابة الإدارية هناك عدة عناصر لنجاح الرقابة الإدارية أهمها:
- السهولة والبساطة دون تعقيد، تفاقم الأمور والدخول في زوايا حادة وعاجلة تعطل بيئة العمل.
- لينة ومرنة وترك تعسفية ومرهقة وإحساس الموظف بالظلم.
- الصدق والعدالة موضوعيًا، بينما ترفض الذاتية والأنانية. وبدون تكلفة، لا يمكن أن تكون السيطرة فعالة إذا كانت التكلفة عالية.
- الرقابة الإدارية تعتبر الرقابة الإدارية من أدوات الرقابة بالجهة المركزية للتحقق من مستوى التزام تنظيم العمل الإداري. ووفق الخطة والاستراتيجية المعمول بها وسواء صدرت أم لا والتدخل حسب الضرورة لإعادة الأمور إلى مكانها الصحيح. ويتم الحفاظ على الموارد وحمايتها من خلال الهيئات التنظيمية، بما في ذلك الضوابط الإدارية. وفضلا عن الاستخدام الأمثل لها وخاصة ضمان القضاء على الموارد التنظيمية المنحازة. وضبط الأداء الفعلي وفقًا للمعايير الموضوعة ومعايير الأداء المثالية وحل المشكلات. وكل مدير في مؤسسة أو منظمة لديه حاجة ملحة وجادة ودائمة لمراقبة أداء موظفيهم.
