مراحل توزيع الرقابة الإدارية
يعتمد اختيار الرقابة الإدارية على ظروف كل مشروع وطبيعة العملية ومستوى الإدارة. ومستوى التحكم في الأداء. ويتمتع المخطط التنظيمي للمشروع بأهمية لا يمكن إنكارها في مجال الرقابة؛ لأنه يوضح الروابط الرأسية والأفقية بين المراكز المختلفة وبيان العلاقات الوظيفية. الجمع بين الرقابة والرقابة الداخلية، حيث يتطلب التوجيه والتحكم وجود قنوات اتصال بين مختلف أعضاء النظام التنظيمي للرقابة الإدارية. حيث يمكن توزيع وتقسيم الإشراف إلى أربعة مراحل وهذه المراحل هي على الشكل التالي:
- الإدارة العليا: يمثله رئيس مجلس الإدارة والمدير التنفيذي، كأول شخص مسؤول، يتوافق مع العمل الفعلي، يكون مستوى الإدارة مسؤولاً. ومدير قسم من المستوى.
- اختلاف عددهم حسب حجم وطبيعة نشاط المشروع: وهم المستوى الثاني المسؤول أمام الإدارة العليا. في الوقت نفسه، يكون مستوى الإدارات مسؤولاً عن أدائها الفعلي. وأهم الضوابط هي معايير الأداء وتخطيط الميزانيات والبيانات المالية المقارنة والتحليل باستخدام النسب المالية.
- مستوى رئيس القسم: لكل قسم إدارات متعددة، ولكل قسم رئيس قسم وهو المستوى الثالث المسؤول عن مستوى القسم وفي نفس الوقت يكون رئيس القسم مسؤولاً عن عمله الفعلي والإشراف على القسم والتفاصيل النسبية.
- مستوى رئيس الفرع: قد تتبع بعض الأقسام الكبيرة أقسام صغيرة أخرى ويشرف على كل قسم مشرف وهذا هو المستوى الرابع، يستفسر من رئيس القسم عن الأداء الفعلي للعاملين.
والطريقة الأنسب لمراقبة الأداء الفعلي أن الضوابط الفعالة تمر بمراحل مختلفة من تحديد معايير الرقابة الإدارية، وتقييم الأداء، ثم فهم الاختلافات وتحديد أسبابها وتطوير العلاجات الموصى بها.
- أثناء تطوير المعايير التنظيمية، تحتاج السلطات المختصة إلى بيانات مختلفة عن الماضي والحاضر والمستقبل والتي يتم الحصول عليها من خلال البيانات المالية التاريخية. معايير رقابة مختلفة على أساس التكلفة المعيارية أو التكلفة المقدرة وبيانات حول أبحاث السوق وعملية الإنتاج.
- أثناء تقييم الأداء ومراحل القياس من التتبع والمراقبة والتدريب، يتم استخدام طرق مختلفة، من أهمها: ملاحظة مباشرة. وتقارير المراقبة التي تحتوي على بيانات مقارنة حول الأداء المخطط والأداء الفعلي والانحرافات.
- خلال مرحلة تحليل التحيز، يتم استخدام عدة طرق، من أهمها:
- استخدم طريقة التعادل للتحليل.
- التحليل باستخدام طريقة القوائم المالية المقارنة.
- باستخدام النسب المالية.
- استخدام الأساليب الإحصائية والرياضية للتحليل.
يمكن تقسيم طرق الرقابة الإدارية المذكورة أعلاه إلى طرق محاسبية وطرق غير محاسبية ومن أهم طرق المحاسبة التقليدية ما يلي:
- التكاليف المجدولة كأداة لتطوير خطط ومعايير الرقابة.
- التكلفة الفعلية كأحد الجوانب التي تم قياسها.
- تحليل التعادل.
- يستخدم التحليل المالي أساليب مقارنة لتحديد أسباب وأنواع الانحرافات.
- استخدام النسب المالية لإجراء التحليل المالي للتعرف على أسباب وأنواع الانحرافات تقييم الأداء. تقييم الأداء هو أحد مكملات عملية الرقابة والتي تتم بعد مراحلها المختلفة وتعكس الرأي العام حول ما إذا كان العمل المنجز بشكل عام قد اكتمل بشكل مرض.
مع الأخذ في الاعتبار الإيجابيات والسلبيات التي حدثت، يتم بعد ذلك أخذ سلسلة من الاقتراحات والتوجيهات من أجل تطوير الى الأفضل ومعالجة أوجه القصور وكذلك اقتراح المكافآت والعقوبات. ولا يمكن اعتبار عملية تقييم الأداء منفصلة عن عملية المراقبة أو أنها تتم في المراحل النهائية، بل هي متأصلة في كل جزء من أجزاء الرقابة وهي الأساس لاتخاذ القرارات الإدارية التصحيحية.
من أجل تحسين تطبيق عملية الرقابة الإدارية، هناك عدة طرق يمكن استخدامها كأدوات قياس للمساعدة في عملية المراقبة والمراقبة والتقييم ومن أشهرها استخدام التقارير الإدارية لكل فرد في النظام. ومن المهم استنادًا إلى معايير الأداء التي يمكن قياسها والتحقق منها، تساعد هذه العمليات في عرض مستوى أداء كل موظف على حدة، مع ترك مجال للتدريب والتوجيه والتصحيح لأجل نتيجة أفضل.
في الوقت نفسه، يعد الإشراف الإداري القائم على متابعة سير العمل من الأدوات المهمة التي يعتمد عليها في عملية سير الرقابة الإدارية، حيث يلعب المديرون والمسؤولون والرؤساء المتوسطون المسؤولون دورًا حاسمًا في أعمال المتابعة والتنفيذ والتقييم مما يجعلهما عاملاً مساعداً للجهات التي تجري عملية رقابة إدارية شاملة، مع ملاحظة أن الرقابة الإدارية المستمرة تساهم بشكل كبير في عملية تصحيح أي انحرافات وتعديل الأداء وتعزيز عمل الموظفين وتمكينهم ومساعدتهم على مواجهتهم والصعوبات للتغلب على العقبات التي تعرقل سير العملية.
