مقومات نظام الرقابة الإداري الفعال
يمكن أن تواجه كل وظيفة من وظائف الإدارة في الرقابة الإدارية عددًا من المشكلات التي تعيق تحقيق أهداف الشركة. ويعتمد على عناصر معينة وأبرزها:
- سهل وبسيط.
- المرونة الموضوعية.
- التزامن.
- التوافق مع طبيعة عمل الشركة.
عناصر نظام تحكم فعال لكي يحقق نظام التحكم أهدافه، يجب توفر المقومات التالية:
- وجود هيئة إدارية فعالة تعتبر السلطة التنفيذية مسؤولة عن تحقيق أهداف المشروع والقيام بالعمل على أفضل وجه ممكن، الأمر الذي يتطلب أفضل استخدام للموارد المادية والبشرية وكذلك أفضل تلبية لاحتياجات ورغبات الناس في الداخل والخارج. وعلى المنظمة أن تبذل الكثير من الجهد لتحقيق الأهداف.الجهد الإداري الذي يتطلب إدارة عقلانية لتتعرف على الأسس العملية لوظائفها، وأهمها الإشراف حتى يتمكن من جعل المشروع آمناً. وهنا يظهر دور الإدارة العملية العقلانية في مجال الإشراف.
- حضور الموظفين وهو الإدارة التي تحول قانون الأهداف والخطط والإجراءات إلى كيان ديناميكي للحركة. وبدون موظفين مدربين من ذوات الخبرة ومستوى المهارة، سيكون التنفيذ فارغًا، بغض النظر عن المكونات السابقة. وكل شيء له اسمه فقط. ومن هنا نرى أن للعنصر البشري دور مهم في مجال الرقابة، خاصة إذا كانت المنشأة تهتم باختياره وتدريبه وإرساء وسائل التشجيع والتحفيز.
- توافر الوسائل الآلية لمعالجة البيانات مما لا شك فيه أن أحدث الوسائل الآلية لتسجيل البيانات وتصنيفها واستخراج النتائج لها مزايا متنوعة من أهمها سرعة تقديم البيانات المطلوبة ودقتها وانتظامها. والإدارات مسؤولة عن تطوير سياساتها وخططها في الوقت المناسب.
- مجموعة من الضوابط المحاسبية وغير المحاسبية. ومن الضروري أن يكون لديه مجموعة من الأساليب والطرق المستخدمة من قبل المديرين والموظفين في تنفيذ الإجراءات.
استرجاع استثناء مبادئ الرقابة الإدارية، حيث أعطت المفكرة الإدارية ليندال أورويك أربعة مبادئ للتحكم في الإدارة وهي:
- مبدأ الوحدة: التوحيد القياسي الهدف الرئيسي للتنظيم هو تحقيق الأداء الأمثل للأعمال. تقرير لأغراض الرقابة من حيث الهيكل التنظيمي.
- مبدأ المقارنة: هذا يعني أن جميع المعلومات والتقارير المستخدمة للرصد يجب أن تتمتع بمستوى جيد من الأداء. مستقبل. يجب أن يوفر نظام التحكم الفعال أيضًا مقارنات سريعة بحيث يمكن لمديري التحكم مواجهة المشكلات المحتملة عند التحكم في العملية.
- مبدأ المنفعة: توضح أهمية الإبلاغ عن التغييرات مباشرة إلى عنصر التحكم حسب الاقتضاء للفترة التي يغطيها التقرير والنظر في الغرض من الرقابة.
- مبدأ الاستبعاد: ينص مبدأ الاستثناء على أن المديرين يجب أن يقضوا وقتًا أطول في النقاط الإستراتيجية أكثر من الوقت غير العادي.
التحكم هي إحدى الوظائف الإدارية المهمة المرتبطة ارتباطًا وثيقًا بالتخطيط في منظمات الأعمال الحديثة. وفي السنوات الأخيرة، تغير المفهوم والفلسفة والمنظور الإداري للسيطرة بشكل كبير، ولم يعد يُنظر إليها على أنها مرادفة للسيطرة والسلطة، ولكنها أصبحت أكثر تشاركية ونشاطًا وتلعب دورًا أكبر في التأثير الإيجابي لممارسة الإدارة. والتحكم هو نشاط تنظيمي منظم مصمم لمواءمة الأنشطة والخطط والنتائج التنظيمية المختلفة مع التوقعات والمعايير المستهدفة، ولتحديد الأسباب واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة عند حدوث الانحرافات. وبدون هذه الأنشطة التنظيمية، لا تستطيع المنظمة اكتشاف أوجه القصور في أدائها مقارنة بالأهداف المحددة مسبقًا.
تركز المراقبة على مقارنة ما حدث بالفعل أثناء التنفيذ مع ما تمت الموافقة عليه مسبقًا في الخطة. والتحكم هو البوصلة التي تحافظ على المنظمة في المسار الصحيح وفي الاتجاه الصحيح في جميع الأوقات في المستقبل. مصطلح آخر يستخدم في أدبيات الإدارة الحديثة هو عملية التحكم، والتي تمثل العملية المستمرة لقياس الأداء واتخاذ الإجراءات من أجل ضمان النتائج المتوقعة. ولذلك، فإن عملية التحكم هي حالة مستمرة لجميع أجزاء المنظمة ويجب تنسيقها مع عمليات الإدارة الأخرى.
تقدم الخطط التوجيه، وتخصص الموارد وتنظم للعثور على المزيج الصحيح، وتبني وحدات إدارة من الأفراد والموارد بحيث تعمل بانسجام معًا، وتحفز الأفراد على استخدام الموارد بشكل أفضل، حيث تتحكم في العمليات، وتراقب الجميع وتضمن أن الأشياء الصحيحة يتم تنفيذها في الوقت المناسب بالطريقة الصحيحة. ويعمل نظام التحكم على أساس الأشكال المختلفة للبيانات المتاحة مثل التقارير المختلفة التي تدور بين المستويات المختلفة. ولذلك، فإن الاهتمام بتسجيل وحفظ البيانات والمعلومات وتصنيف وتحليل واستخراج المقاييس المفيدة أمر بالغ الأهمية من أجل نجاح وتحسين نظام التحكم فعالية عملية المراقبة بأكملها.
