يتم إجراء دراسة ميزانية التطوير لتحديد إجمالي التكاليف والعوائد المتوقعة من المشروع. يتم إعداد خطة تكلفة لتشمل جميع تكاليف البناء، وجميع بنود تكلفة المشروع الأخرى بما في ذلك الرسوم المهنية والطوارئ. يتم أيضًا تضمين جميع التكاليف المدرجة في خطة التكلفة في ميزانية التطوير بالإضافة إلى عوائد المطور والعناصر الخارجية الأخرى مثل تأمين المشروع والاستبيانات وأتعاب الوكيل أو المستشارين المتخصصين الآخرين.
الغرض من خطة التكلفة هو تخصيص الميزانية للعناصر الرئيسية للمشروع لتوفير أساس للتحكم في التكاليف. غالبًا ما يُنظر إلى شروط الميزانية وخطة التكلفة على أنها مترادفة. ومع ذلك، فإن الاختلاف هو أن الميزانية هي حد الإنفاق المحدد للمشروع، في حين أن خطة التكلفة هي تعريف ما سيتم إنفاق الأموال عليه ومتى سيتم إنفاقه.
لذلك، يجب أن تتضمن خطة التكلفة أفضل تقدير ممكن للتدفق النقدي للمشروع، كما يجب أن تحدد أهدافًا لتكاليف التشغيل المستقبلية. يجب أن تغطي خطة التكلفة جميع مراحل المشروع وستكون المرجع الأساسي الذي يتم من خلاله إدارة تكاليف المشروع.
تختلف الطريقة المستخدمة لتحديد الميزانية في مراحل مختلفة من المشروع، على الرغم من أن درجة اليقين يجب أن تزداد مع تحديد عناصر المشروع بشكل أفضل. يجب أن تستند الميزانية إلى دراسة الجدوى الخاصة بالعميل ويجب أن تتغير فقط إذا تغيرت دراسة الجدوى. الهدف من التحكم في التكلفة هو إنتاج أفضل مبنى ممكن في حدود الميزانية.
توفر خطة التكلفة الأساس لخطة التدفق النقدي، وتخصيص النفقات والإيرادات لكل فترة من السنة المالية للعميل. يجب تقديم النفقات على مستوى تاريخ الأساس المحدد وعلى مستويات المنعطفات بناءً على التنبؤ المعلن للتضخم. الهدف من مراقبة التكاليف هو إدارة تسليم المشروع ضمن الميزانية المعتمدة. سيسهل إعداد تقارير التكلفة المنتظمة، في جميع الأوقات، أفضل تقدير ممكن لما يلي:
- تكلفة المشروع المحددة حتى الآن.
- التكلفة النهائية المتوقعة للمشروع.
- التدفق النقدي المستقبلي.
بالإضافة إلى ذلك، قد يتضمن تقرير التكلفة تقييمات لما يلي:
- المخاطر المستمرة للتكاليف.
- تكاليف استخدام المنشأة المكتملة.
- المدخرات المحتملة.
لا تمارس مراقبة النفقات حتى تاريخ معين أي سيطرة على النفقات المستقبلية، وبالتالي التكلفة النهائية للمشروع. يتم تحقيق التحكم الفعّال في التكلفة عندما يتبنى فريق المشروع بأكمله الموقف الصحيح تجاه التكلفة.
الإجراءات التي يتطلب التحكم الفعال في التكلفة اتخاذها:
- إثبات أن جميع القرارات المتخذة أثناء التصميم والبناء تستند إلى توقع الآثار المترتبة على تكلفة البدائل قيد النظر، وأنه لم يتم اتخاذ أي قرارات قد تؤدي تكاليفها إلى تجاوز إجمالي الميزانية.
- تشجيع فريق المشروع على التصميم ضمن خطة التكلفة في جميع المراحل واتباع إجراءات التحكم في التغيير وتطوير التصميم للمشروع. من المسلم به عمومًا أن 80٪ من التكلفة تحدد بالتصميم و20٪ بالبناء. من المهم أن يدرك فريق المشروع أنه لا يوجد أي عضو في الفريق لديه السلطة لزيادة التكاليف في قسمه أو عنصر العمل. يجب دائمًا موازنة التكاليف المتزايدة على أحد العناصر من خلال التوفير في عنصر آخر.
- التحديث المنتظم وإعادة إصدار خطة التكلفة وأوامر التغيير التي تسبب أي تعديلات على الملخص.
- تعديل خطة التدفق النقدي لتعكس التعديلات في التكلفة المستهدفة أو الجدول الرئيسي أو توقعات التضخم.
- تطوير خطة التكلفة بالتنسيق مع فريق المشروع أثناء تقدم التصميم والبناء. يجب أن يشتمل في جميع الأوقات على أفضل تقدير ممكن للتكلفة النهائية للمشروع وللتدفق النقدي المستقبلي. سيساعد الالتزام بتجميد التصميم في التحكم في التكاليف. يتضمن تطوير عموم التكلفة أيضًا إضافة التفاصيل حيث يتم تجميع المزيد من المعلومات حول العمل، واستبدال تنبؤات التكلفة بتوقعات أكثر دقة أو تكاليف فعلية كلما أمكن الحصول على معلومات أفضل.
- تعد مراجعة مخصصات الطوارئ والمخاطر على فترات والإبلاغ عن التقييمات جزءًا أساسيًا من إجراءات إدارة المخاطر. يجب ألّا يتضمن تطوير خطة التكلفة زيادة التكلفة الإجمالية.
- التحقق من أن عملية إدارة التغيير المتفق عليها يتم اتباعها بدقة في جميع مراحل المشروع. يجب أن يتم تنفيذ الإجراء بأثر رجعي فقط، وبعد ذلك فقط خلال مرحلة تشييد المشروع، عندما يمكن إثبات أن التأخير أو التكلفة أو الخطر الكبير كان سيحدث في انتظار الردود.
- الترتيب لإعطاء المقاول المعلومات الصحيحة في الوقت الصحيح لتقليل المطالبات. يجب إبلاغ العميل بأي مطالبات متوقعة أو متوقعة وتضمينها في تقارير التكلفة العادية.
- تستند مخصصات الطوارئ على تقييم شامل للمخاطر وهي متاحة للدفع مقابل الأحداث غير المتوقعة. لا ينبغي أن تستخدم لتغطية؛ التغييرات في المواصفات أو التغييرات في متطلبات العميل أو الاختلافات الناتجة عن الأخطاء أو السهو. إذا رأى المستشارون أنه لا يوجد بديل سوى تجاوز الميزانية، فيجب تقديم طلب خطي إلى العميل وتلقي التفويض الصحيح. يجب أن يشمل هذا ما يلي: تفاصيل الاختلافات التي أدت إلى الطلب، التأكيد على أن الاختلافات ضرورية، التأكيد على أن الوفورات التعويضية غير ممكنة دون أن يكون لها تأثير غير مقبول على جودة أو وظيفة المشروع المكتمل.
- تقديم تقارير تكلفة منتظمة وحديثة ودقيقة لإبقاء العميل على اطلاع جيد على الوضع الحالي للميزانية والتكلفة.
- التأكد من أن جميع الأطراف على دراية بمعنى كل إدخال في تقرير التكلفة. يجب عدم إدخال أي بيانات بشكل غير صحيح في تقرير الميزانية أو إجراء أي استقطاعات غير صحيحة منه.
- ضمان إعادة الإبلاغ دائمًا عن تكاليف المشروع مقابل الميزانية الأصلية المعتمدة. يجب الإشارة بوضوح إلى أي تغييرات لاحقة في الميزانية في تقارير التكلفة.
- تخطيط النفقات الفعلية مقابل المتوقع لإعطاء مؤشرا على تقدم المشروع.
استشاري التكلفة:
عادةً ما يكون مستشاري التكلفة مساحيين كميين حسب المهنة، ولكن يمكن أن يكون المحاسبون وغيرهم من المتخصصين أيضًا مستشارين فعالين في التكلفة. يقدم مستشار التكلفة التقديرات والمشورة فيما يتعلق بتكلفة أعمال البناء.
دور مستشار التكلفة:
- المساعدة في تحديد متطلبات العميل وعمل دراسات الجدوى.
- متطلبات المقارنة المعيارية مقابل مشاريع مماثلة.
- تقييم ومقارنة الخيارات.
- المساعدة في تحديد ميزانية المشروع.
- التحقق من تطوير التصاميم مقابل ميزانية المشروع.
- تقييم القيمة مقابل المال.
- فحص التصاميم لمطابقة للمعايير القانونية والجودة.
- القيام بعمليات إدارة المخاطر وإدارة القيمة.
- إعداد خطط التكلفة والتقديرات وتوقعات التدفق النقدي.
- تقديم المشورة بشأن استراتيجية الشراء.
- تقديم المشورة بشأن التغليف.
- إعداد فواتير الكميات.
- تجهيز مستندات تسعير العطاء.
- تجميع وإصدار وثائق المناقصة.
- تقييم العطاءات.
- تقدير تكلفة المتغيرات.
- إعداد بيانات التقييم للشهادات المؤقتة.
- المساعدة في تقييم المطالبات.
- إعداد تقارير التكلفة الدورية، بما في ذلك التكلفة الخارجية والتدفق النقدي.
- استكمال الحساب النهائي.
ونتيجةً لذلك، فإن ما يعتبر “تكلفة البناء” الفعلية للمشروع يجب تحديده بوضوح وقد لا يتم تحديده بشكل نهائي إلّا بعد اكتمال أعمال البناء الفعلية بوقت طويل. هذا صحيح، حتى لو تم وصف العقد بأنه “له سعر ثابت” أو “أقصى سعر مضمون”.
