مراقبة الوثائق في البناء

ماذا يعني مراقبة الوثائق في البناء؟

تشمل مراقبة الوثائق في مشاريع البناء إنشاء وإدارة وتعديل وإصدار وإمكانية الوصول إلى عدد لا يحصى من مستندات البناء. حيث يتم إعداد المستندات مثل العقود والخطط والأدلة والميزانية والمعدات وتفاصيل التصميم والتعامل معها بعناية فائقة من قبل شركات البناء. والغرض من مراقبة المستندات هو ضمان تنظيم وإدارة مستندات الشركة بشكل جيد مع إبقائها محدثة ويمكن الوصول إليها ومتاحة على المدى الطويل.

تُعد إدارة مستندات العمل التفصيلية مهمة شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً ولكنها مهمة أساسية لشركات المقاولات. حيث أنه بدون التحكم في تدفق المستندات، ستفشل الشركات في إكمال الأعمال ضمن الموازنات والمواعيد النهائية المحددة. وعلاوة على ذلك، ستكون عملية البناء بأكملها فوضوية للغاية وعديمة الاتجاه.

تعمل شركات البناء، مع العديد من العقود والمشاريع التي تعمل في وقت واحد، على تقوية وتحسين أدائها باستخدام التحكم في المستندات. كما يعمل التحكم في المستندات على تحسين الإنتاجية من خلال توفير المعلومات المحدثة والمطلوبة في أي وقت من الأوقات.

وقد دفع هذا العديد من شركات البناء إلى التحول من الأساليب التقليدية للقلم والورق إلى الخيارات الرقمية للتحكم في المستندات. كما تم تقديم العديد من البرامج والتطبيقات لتبسيط العملية وتبسيطها.

فوائد مراقبة الوثائق في مشاريع البناء:

1. مجموعة مركزية من البيانات:

مع العديد من المشاريع والتعاون المستمر، من الأهمية بمكان أن يكون لديك مستودع مركزي لجميع الوثائق. بحيث ستوفر مثل هذه المجموعة لجميع الموظفين إمكانية الوصول إلى المستندات الضرورية، ممّا يؤدي إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية.

سيضمن هذا أيضًا أن جميع أعضاء الفريق يشيرون إلى نفس الإصدار المحدث من المستند وليس إلى إصدار أقدم، وبالتالي يتلقون نفس المعلومات وأحدثها ودقيقة. بينما يؤدي الوصول في الوقت الفعلي إلى المعلومات المطلوبة إلى زيادة تدفق الخدمات والحفاظ على الإنتاجية.

2. إمكانية الوصول:

هناك العديد من الوثائق المتضمنة في مشاريع وعقود البناء. ومن الاتفاقيات الأولية والخطط والتصاميم والميزانيات والمخططات ومواصفات العملاء إلى معلومات حول المشاريع. كما أن التحكم في المستندات يعني أيضًا جعلها في متناول الموظفين المعنيين. وبدلاً من الاتصال بأعضاء الفريق الآخرين في المشروع، يمكن للمرء الرجوع إلى المستندات نفسها.

سيؤدي ذلك إلى زيادة وتيرة العمل وكذلك القضاء على سوء الاتصالات العرضي الذي يحدث بسبب تدفق المعلومات عبر سلسلة طويلة من الموظفين. وتجعل إمكانية الوصول إلى المستندات في أي مكان دون قيود المكان والزمان التحكم في المستندات أمرًا مريحًا ومفيدًا للغاية لمشاريع البناء والتعاون.

3. سهولة التنسيق:

بالنظر إلى أصحاب المصلحة المختلفين في مشاريع البناء، يمكن للإدارة الفعالة لمراقبة المستندات أن تجعل الاتصال بين المجموعات والتنسيق أكثر سلاسة، وتجنب أي تأخير أو تعقيدات. حيث أنه إذا كان بإمكان جميع الموظفين والعاملين الوصول إلى قاعدة بيانات مشتركة للمستندات ذات الصلة، فسيكون لسير العمل عقبات أقل.

4. إدارة الوقت:

الوصول إلى المستندات الأساسية مباشرةً عند الحاجة يوفر قدرًا كبيرًا من الوقت. وهذا يمنع التأخير ويضمن تنفيذ العقود في المواعيد النهائية. بحيث يضمن التحكم في المستندات سهولة الوصول إلى المستندات من أجل التدفق السلس لمختلف المهام المقابلة.

بدون التحكم في المستندات، تؤدي عمليات البحث غير المريحة من خلال جميع الوثائق إلى تقليل الإنتاجية الإجمالية للمشاريع من خلال قضاء وقت غير ضروري عندما يحتاج المرء إلى الرجوع إلى جزء من المعلومات. كما تسمح البرامج المحددة للشركات بتعيين عوامل تصفية مخصصة لاحتياجاتهم، ممّا يقلل مرة أخرى من إنفاق الوقت.

5. إدارة المصروفات:

بالنسبة للمبتدئين، ستعمل أنظمة إدارة المستندات على التخلص من جميع النفقات الورقية. بحيث سيؤدي استخدام البرامج لإدارة العديد من المستندات إلى جعل مكان العمل بلا أوراق، وبالتالي توفير قدر كبير من المال. كما يتيح خيار الأتمتة المتاح في العديد من برامج التحكم في المستندات للشركات تنفيذ العمليات تلقائيًا، ممّا يقلل من فرص الخطأ البشري والمصاريف الإضافية المتكبدة بسببها.

كيف يتم تنفيذ مراقبة الوثائق في البناء؟

كما تمت مناقشته، فإنّ التحكم في المستندات يوفر الوقت والمال ويقلل من فرص إعادة العمل والأخطاء البشرية ويدير التنسيق السلس ويزيد الكفاءة ويحد من العبء الإداري. ومع ذلك، هناك بعض العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار عند تنفيذ مراقبة المستندات، ومن هذه العوامل ما يلي:

1.  يجب أن يكون الموظفون على دراية بالنظام وأن يثقوا أيضًا في ذكائه. وقد لا يكون الموظفون الأكبر سنًا الذين اعتادوا العمل مع النظام التقليدي مرحبًا جدًا بالنظام الجديد. لذلك، يجب توفير التدريب المناسب لإبقاء الجميع على اطلاع دائم بالنظام ومميزاته.

2. من الأساسي أن تقوم الشركات بتقييم طريقة عملها الحالية للتحكم في المستندات. وبدون قياس الوضع الحالي للنظام، لن يكون المرء على دراية بمجالات التحسين. حيث أن تقييم النظام الحالي على أساس إمكانية الوصول وسهولة التعامل والأمان وعوامل مهمة أخرى أمر لا بد منه.

3. قبول النظام الجديد وعدم استخدام الورق والحفاظ على سير العمل واستخدام خيارات الأتمتة هي بعض الخطوات الأخرى التي يجب على المرء مراعاتها عند تنفيذ التحكم في المستندات.

تحديات مراقبة الوثائق في مشاريع البناء:

1. الاتصال: من أجل تنفيذ نظام ناجح للتحكم في المستندات، يُعد الاتصال بالإنترنت مطلبًا أساسيًا. ولن تتمكن الأماكن ذات الاتصال السيئ بالإنترنت من جلب نسخة المستندات التي تم تحديثها مؤخرًا. علاوة على ذلك، لن يعمل النظام المركزي أيضًا مع ضعف الاتصال بالإنترنت.

2. مشاكل في الوصول: قد لا يتمكن عامل البناء في الموقع من الوصول إلى نوع مماثل من التكنولوجيا مثل المسؤول التنفيذي الموجود في المقر الرئيسي للشركة. وهذا ينطبق بشكل خاص على أنظمة الإدارة الرقمية. لذلك، يجب تصميم أي نظام للتحكم في المستندات بحيث يتم نسخه احتياطيًا واستخدامه من قبل أشخاص من تسلسلات هرمية مختلفة دون أي متاعب.

3. القضايا القانونية: يمكن أن تؤدي الأخطاء الفنية أو اللوجيستية في الوثائق والأوراق إلى نزاعات قانونية لشركة البناء، ممّا يؤدي إلى ضياع الوقت والمال. حيث يضمن نظام إدارة مراقبة المستندات فحص الجانب القانوني بدقة أيضًا. وتتوفر أيضًا حزم برامج معينة للمساعدة في تحقيق هذا الهدف.

4. المساءلة: يتم تنفيذ مراقبة المستندات في مشاريع البناء عبر العديد من القطاعات. وفي حالة وجود أي أخطاء أو ارتباك ، قد يكون من الصعب مساءلة فرد واحد أو فريق إذا لم تتم إدارة نظام التحكم في المستندات بشكل مناسب. بينما أثناء تنفيذ مثل هذا النظام، من الضروري تعيين فرد للإشراف على إدارة النظام ويكون مسؤولاً في حالة حدوث أي ثغرات.