العوامل الواجب مراعاتها عند التخطيط في العمل التطوعي:
- معرفة فيما إذا كانت مشاركة المتطوعين أمر جرت به العادة في المؤسسة، أم أنَّه أمر مُستحدث ومحاولة معالجة هذا الأمر.
- نوع الخدمات التي تقدمها المؤسسة، وحجمها وخلفيتها.
- درجة الالتزام نحو مشاركة المتطوعين من قبل مجلس إدارة المؤسسة والعاملين بأجر.
- مدى رغبة العاملين بأجر، أو حاجتهم إلى المشاركة في تقييم المهام، التي يستطيع المتطوعون القيام بها، وطرق التوظيف المستخدمة.
- معرفة العمل الذي يقوم به المتطوعين حالياً، ومستلزمات التمارين واﻹشراف.
- عوامل إدارة المخاطر التي تنتج جرّاء الاستفادة من دعم المتطوعين.
- عدد المتطوعين المشاركين، ومعرفة أوقات عملهم، والأجهزة المتوفرة.
- دوافع المتطوعين وإبداعاتهم وطموحاتهم، ومدى ارتباطها باﻷعمال التي يقومون بها.
- إمكانية تصميم اﻷنشطة التطوعية على أساس التبادلية.
- معرفة فيما إذا كان المتطوعون يعملون في فرق منفصلة أو جنباً إلى جنب مع العاملين بأجر.
- حجم الميزانية المخصصة للتعاون بين المتطوعين.
- التنسيق الضروري مع العاملين بأجر، عندما يعمل المتطوعون في عدد من البرامج أو القطاعات.
يجب النظر مبكراً في جميع النقاط السابقة، إضافةً إلى النظر إلى وضع المؤسسة، ومراعاة النقاط الأكثر أهمية، كما يجب أن لا نغفل حقيقة أنَّ التطوع أمر تبادلي، أو أنَّه يقوم على التبادلية، والتجارب التطوعية الناجحة، الذين عادةً ما يستمتع بها الأشخاص، الذين شاركوا في عملية التبادلية، وقدموا فيها من وقتهم وخبراتهم وحصلوا على مزايا كالتدريب، ورفع مستوى المهارات والشعور بالانتماء لفريق عمل صاحب كفاءة.
