البيئة المحيطة بالمؤسسة الاجتماعية
هناك علاقة متبادلة بين الإدارة بصفة عامّة وبين المتغيرات البيئية المختلفة وهناك عوامل مؤثرة ومتبادلة بين البيئة والإدارة، ونؤكّد على أنّ البيئة المحيطة بالمؤسّسة الاجتماعية هي المصدر الأساسي لمدخلات المؤسّسة الاجتماعية وليس فقط مصدراً للحصول على الموارد والطاقات اللازمة لتشغيل وإدارة هذا النسق أو هذه المؤسسة بل إنَّ البيئة أيضاً هي التي يوجد فيها العملاء وأيضاً مجموعة الحاجات المختلفة التي ستسعى المؤسّسة الاجتماعية إلى ترجمتها على صورة خدمات وإنتاج سِلَعي أو مادي تقدمه أيضاً للبيئة من أجل إشباع هذه الحاجات.
أي أنّ حاجات العملاء هي جزء من مدخلات البيئة إلى المؤسّسة الاجتماعية أو النسق، وبهذا المعنى نقوم باستخدام النظرية العامّة للأنساق بتحليل ومناقشة مدخلات إدارة المؤسّسة الاجتماعية مُحَللين هذه المدخلات إلى عناصرها الأولية وسيتم ترجمة مدخلات الإدارة إلى دليل مناقشة يجب على الدارس الإجابة عليه وفهم جوانبه التحليلية.
العملاء في المؤسسة الاجتماعية
إنَّ هدف المؤسّسة الاجتماعية هو: تقديم خدمات مطلوبة لنوع من العملاء لمواجهة مشكلات تعترض حياتهم ولإشباع حاجاتهم، وعلى ذلك نجد أن نشاط المؤسّسة الاجتماعية وإدارتها وتنظيم كافة أشكال السلوك الإداري فيها يتوقف على الميدان الذي تعمل فيه وبالتالي على نوع العملاء أي على الاحتياجات التي يُعبّر عنها هؤلاء العملاء ونوعية مشكلاتهم.
ومن هذا المنطلق فإنَّ تحليل مدخلات المؤسّسة الاجتماعية يجب أن يبدأ بتحديد خصائص هؤلاء العملاء للتعرّف على الخصائص العمرية والنوع والمكانة الاجتماعية والاقتصادية وأماكن إقامتهم وأهم المشكلات والاهتمامات المطروحة.
وإذا كانت المؤسّسة الاجتماعية في حاجة دائمة إلى التعامل مع مؤسّسة أو هيئة أو أيّ تنظيم آخر كأحد مصادر توصيل وتوفير الخدمة للعملاء فإنَّ هذه الهيئات أو المصادر الأخرى تُعَدّ بمثابة جزء من نسق المدخلات التي تعتمد عليها إدارة المؤسّسة الاجتماعية، وفي هذه الحالة يتطلّب تحليل نشاط الإدارة توفر معلومات أساسية عن هذه المدخلات، خصوصاً عندما يكون العملاء الذين تخدمهم عملاء لمؤسّسات أو هيئات اجتماعية أخرى.
المعلومات التي يقع على عاتق الإدارة في المؤسسات الاجتماعية توفيرها
- تحديد الهيئات والمؤسّسات ذات العلاقة بمؤسّسة الرعاية الاجتماعية التي تعمل بها والتي ترتبط خدماتها بهذه المؤسّسات.
- التعرّف بدقة على الأهداف المُعلَنة لهذه الهيئات والوظائف التي تُمارَس في سبيل تحقيقها.
- تحديد الخدمات التي توفرها.
- الشروط الواجب توافرها فيمَن يستفيد من الخدمات وِفقاً للّوائح المُعلَنة لهذه الهيئات أو المؤسّسات.
- مدى توفُّر الموارد اللازمة لتسيير نشاطها وتحقيق أهدافها.
- تحديد معايير وشروط الانتفاع بالخدمات التي تقدِّمها المؤسّسة، فيجب على الإدارة أن تعلن بوضوح ما هي الشروط اللازم توافرها حتى يتمكن العملاء من الحصول على ما توفِّره من خدمات، وعلينا أن نراعي أنّ هذه المعايير هي بمثابة المعايير لمشروعية حصول العميل على خدمات ومنافع لا يستطيع الوصول إليها إلّا من خلال تلك المؤسَّسة.
- إنَّ الإدارة الناجحة للمؤسّسة الاجتماعية تقوم بتحديد مجموعة المعايير والشروط حتى تتمكن من تحديد مَن هم المُستَحقين شرعاً لخدماتها، وعلى المدير أن يتعرّف على الطريقة التي أمكن من خلالها تحديد تلك المعايير وهل وُضِعَت بمعرفة الخبراء أم وِضِعَت بواسطة قرارات جماعية لمجلس الإدارة.
- على إدارة المؤسّسة الاجتماعية تحديد القواعد والإجراءات التي تُتَّبع مع العملاء في سبيل الوصول للخدمة ويُفضّل القيام برسم خريطة توضيحية لمسار الخطوات المُتتابعة حتى يصل العملاء إلى المنفعة التي يسعون للحصول عليها، وبذلك نستطيع تحديد مجموعة العملاء الذين يستحقون خدماتها شرعاً.
- تحديد مدى اعتماد المؤسّسة الاجتماعية على مساهمة العملاء في تمويل الخدمة في التعاون مع جهاز الإدارة أو الخبراء أو المُمارِسين لإنجاز الهدف المطلوب لصالح العميل، في التعاون مع هيئات أو مؤسّسات أخرى لتحقيق أغراضها سواء من حيث التعامل مع مشكلات العملاء أو التمويل أو الدّعم الفني بالاستعانة بخبراء أو أخصائيين أو أيِّ نوع من العمالة الفنية.
- تحديد أيِّ ضغوط تتعرَّض لها إدارة المؤسّسات الاجتماعية من جراء اعتمادها على هيئات أو مؤسّسات أخرى.
- تحديد مدى حاجة المؤسّسة الاجتماعية إلى الاعتماد على الجهود التطوعية من بعض أفراد المجتمع أو المُمثلين لجمهور العملاء والمستفيدين من الخدمة، وفي حالة ما إذا كان هذا التعاون أو التمثيل شرطاً أساسياً أو ظرفاً لازماً لتقديم الخدمة فإنَّ الإدارة لا بُدّ وأن تُحدِّد نوع العضوية أو المشاركة أو الوظائف أو الأدوار التي يلعبها المتطوِّع، ممثّل العملاء في الإدارة وما هي شروط المشاركة ومدى سماح الإدارة لهؤلاء المشاركين في اتخاذ القرارات التي يشاركون فيها، وما هي الآثار أو النتائج المترتبة على المشاركة.
