إن فن التواصل الفعال في اجتماعات العمل هو مهارة قابلة للتعلم، فيما يلي نصائح مهمة للتحدث في الاجتماعات بلباقة، ولكن غالبًا ما يتم تجاهلها، وكذلك حول التحدث بشكل جيد كمشارك في الاجتماع، ولا تختلف المهارات المتضمنة في إيصال وجهة نظرك اختلافًا كبيرًا عن مهارات المتحدث الرئيسي الذي يلقي خطابًا في مجموعة الاجتماع.
فن التحدث في الاجتماعات:
- عليك أن تكون شخصاً متفائلاً، بصرف النظر عن نصائح الكلام ولغة الجسد، لا شيء أكثر أهمية من الأخذ والعطاء البناءين في الاجتماع وكذلك التركيز على الجانب الإيجابي، بدلاً من الانتقاد، استمر في التركيز على القيمة الضمنية لما يقوله شخص آخر، وإن كثرة الملاحظات الإيجابية في اجتماعات العمل تساهم حقًا في نجاح الشركات، حاول الاحتفاظ بالنتيجة بين التعليقات الإيجابية وليس تلك المصممة للتدمير أكثر من الدعم.
- عند التحدث في الاجتماع يجب عليك أن تتحدث للمجموعة بأكملها، وعند التحدث في مجموعة، حرك عينيك وتحدث إلى أي شخص يستمع إلى ما تريد قوله، وعند الرد على سؤال خاطب المجموعة بأكملها، وليس الشخص الذي طرح السؤال فقط، بهذه الطريقة، يشعر الجميع بأنهم مشمولون.
- يجب ممارسة التواصل مع تعليقات الأشخاص المتواجدين في الاجتماع وتشجيعها، كما أن مأزق الاجتماع الآخر هو صمت الآخرين عن الرد على تعليقات المتحدثين التي تختفي في الأفق دون ترك مناقشة متابعة في أعقابها، هذا الصمت ليس من ذهب، لذلك شجع بنشاط التعليقات بناءً على ما يجب أن تساهم به، ولا يؤدي ذلك إلى تحسين الاجتماع فحسب، بل يمكنه أيضًا توسيع نطاق ملاحظاتك وتضخيمها وإثباتها، الهدف ليس فقط أن تكون مشاركًا، ولكن أيضًا ميسر للاجتماع.
- من أساسيات الاجتماع الناجح يجب توفير جو مريح ويكون جميع الحاضرين في راحة، لتحقيق ذلك هي إنشاء تناسق في الاتصال، وإذا كانت نبرة صوتهم منخفضة ومحفوظة، فاتبع قيادتهم وليس الهدف هو التقليد بلا تفكير ولكن بدلاً من ذلك، التأكيد والمساهمة في المضمون العام للاجتماع، وهذا يجعل الأخذ والعطاء مثمرًا وفعالًا.
- يريد أي شخص أن يتحدث في اجتماع عمل وأن يأخذ وقتًا كافيًا لتحديد النقطة التي يحاول إيصالها، كن دقيقًا لكن لا تأخذ الكثير من الوقت لتوصيل رسالتك بحيث تفقد انتباه الآخرين، أو الأسوأ من ذلك، تنفر شخصًا ربما ينتظر دوره في الحديث، وإذا لزم الأمر يمكنك مراقبة ساعتك.
