كيفية إجراء المقابلات واختيار المتطوعين

تأتي هذه المرحلة بعد عملية التوظيف، وتتيح للأفراد أو تتيح للجنة اختيار المتطوعين كما تتيح اتخاذ قرار بخصوص مَن سيتم اختياره، لشغل الوظيفة المعلن عنها، حيث تختلف العملية بعض الشيء باختلاف عدد الوظائف، التي يجب شغلها وعدد المتقدمين.

خطوات إجراء المقابلات واختيار المتطوعين من قبل المدراء:

• الخطوة الأولى: يقوم باستعراض الطلبات المقدمة، وتحديد تلك التي لا تطابق المعايير الموضوعة (وفقاً لمتطلبات التوصيف الوظيفي)، مثلاً ألا تتوافر المهارات المطلوبة في مقدم الطلب، أو ألا يكون مستعداً ﻹجراء أحد الفحوصات المطلوبة.
  
• الخطوة الثانية: يقوم بالاتصال بمقدمي الطلبات، وتحديد موعد ﻹجراء مقابلة شخصية معهم، حيث يجب أن يتم تصميم المقابلة من خلال:
  – أن يُسمح لمقدم الطلب بإقناع اللجنة، بأنَّه الشخص المناسب لشغل الوظيفة.
  -أن يُسمح بتقييم مدى ملائمتهم، من حيث المهارات والخبرات (إن وجدت)، وموقفهم من العمل التطوعي والبرنامج.
  -يُسمح بتحديد الحافز الذي يَدفع مقدم الطلب إلى التطوع، وبالتالي يمكن اتخاذ القرار ما إذا كان الدور المقترح للمتطوع، من خلاله يُحقق توقعاته، وإن لم يكن كذلك، فإنَّ هذا الوقت المناسب ﻹخباره بذلك.
  -التمكين من مناقشة أي احتياجات خاصة، أو فحوصات مطلوبة.
  
• الخطوة الثالثة: إخبار اﻷفراد بالموافقة على توظيفهم، وانضمامهم إلى البرامج، أو إخبارهم بغير ذلك.
  

أبرز العيوب التي ترافق حملة التوظيف والحلول المناسبة لها:

قد يكون عدد اﻷفراد الراغبين في شغل الوظائف أكبر من الوظائف الشاغرة، حيث يعتبر ذلك أحد العيوب المحتملة في حملة التوظيف.
وسائل التغلب على هذا العيب، هو التنبؤ بذلك مسبقاً، وعمل الترتيبات اللازمة مع الزملاء ﻹحالة المتطوعين الاضافيين إلى مؤسسة أخرى، أو عمل برنامج تطوعي آخر (إن كان ذلك مناسباً)، أو إحالتهم إلى أحد مراكز التطوع بالولاية أو أحد المراكز اﻹقليمية، حيث من الممكن أيضاً إنشاء وظائف جديدة تناسب خبراتهم.

إجراء المقابلات الشخصية بصورة عادية:

لا ينبغي أن تكون عملية إجراء المقابلات الشخصية طويلة ومعقدة، خاصة إذا كان واضحاً للفرد ما يريده بالفعل، وما يبحث عنه، مع اﻷخذ في الاعتبار تصميم المقابلة للمتطوعين، واتخاذ التوصيف الوظيفي كدليل يساعد في اتخاذ القرار بشأن مقدمي الطلبات.

قد أعطت “بيتي ستالنجز” في حزمتها التدريبية (بناء مهارات أفضل)، تحليلاً موجزاً عن الخطوات اﻷساسية اﻷربعة، لعملية إجراء المقابلة الشخصية مع المتقدمين .

خطوات إجراء المقابلة الشخصية عند بيتي ستالنجز:

• اﻹعداد للمقابلة: يتمثل جزء منه في وضع اﻷسئلة المفتوحة، تسمح للمتقدم أن يذكر أكبر قدر ممكن من المعلومات، التي تُمكّن مجري المقابلة من اتخاذ القرار.
  
• استهلال المقابلة: يتم من خلالها الترحيب بالشخص الذي تعقد معه المقابلة، ومحاولة جعلة يشعر بالراحة، مع توضيح الغرض من المقابلة، وتحديد اﻹطار الزمني لها.
  
• الجزء اﻷساسي من المقابلة: هو أساس المقابلة، ويمكن أن نقسمه إلى معلومات عامة عن البرنامج والوظيفة، وأسئلة تسمح للمتقدم بتلبية المتطلبات الأساسية للتوصيف الوظيفي.
  
• إنهاء المقابلة: يتضمن تلخيص المقابلة الشخصية، وإبلاغ المتقدم بالنتائج، وذلك من خلال إخباره بأنَّه سوف يتم الاتصال به، أو عرض الوظيفة عليه، أو نوضح له أنَّه لا تتوفر فيه متطلبات الوظيفة.